Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Partilhamos aqui as fotos do colóquio que realizamos em conjunto com o Conselho Distrital de Lisboa da Ordem dos Advogados no dia 09 de Dezembro.

O auditório esteve praticamente cheio para discutir os temas propostas e que se relacionavam com a Produtividade e Rentabilidade nas Sociedades de Advogados:

O colóquio foi aberto pelo Dr. Carlos Pinto de Abreu, Presidente do Conselho Distrital de Lisboa:

Após a abertura, foram apresentados os temas propostos que foram os seguintes:

• Aproveitamento e Gestão de Tempo (Dr. Nuno B.M. Lumbrales)
• Esquemas de repartição dos lucros pelos sócios da Sociedade de Advogados (Dr. Acácio Pita Negrão)
• Modelos de Convenção de Honorários (Dr. Vasco Leal Cardoso)
• As TI no Apoio ao Conhecimento da Produtividade (apresentada por mim).

Seguiu-se um debate interessantíssimo, moderado pelo Presidente do Conselho Distrital de Lisboa, em que foi possível sentir o enorme interesse dos advogados presentes por temas ligados à gestão dos seus escritórios.

E como podemos medir este interesse? Bem … um facto objectivo: o colóquio que era para terminar às 20h00, terminou às 21h00.

Iremos replicar este evento em 2011 e cada vez mais temos a certeza que o LawRD - Reports on Demand permite de uma forma fácil e simples aferir a rentabilidade e produtividade dos escritórios de advogados.

A equipa do LawRD organiza em conjunto com o Conselho Distrital de Lisboa da Ordem dos Advogados (CDL), um colóquio subordinado ao tema Rentabilidade e Produtividade nas Sociedades de Advogados.

O colóquio realiza-se no dia 09 de Dezembro de 2010 nas instalações do CDL (Rua dos Anjos, 79 em Lisboa) com inicio às 17h30.

A duração prevista do colóquio é de duas horas sendo os trabalhos abertos pelo Presidente do Conselho Distrital de Lisboa das Ordem dos Advogados (Dr. Carlos Pinto de Abreu), seguindo-se quatro apresentações (três realizadas por advogados que se têm debruçado sobre os temas da rentabilidade e produtividades ligados à área da advocacia):

• Aproveitamento e Gestão de Tempo
• Esquemas de repartição dos lucros pelos sócios das Sociedade de Advogado
• Modelos de Convenção de Honorários
• As TI no Apoio ao Conhecimento da Produtividade

A agenda completa do colóquio e a lista dos conferencistas está disponível no seguinte site onde poderá efectuar a sua inscrição de forma gratuita:

http://www.lawrd.com/coloquio

Contamos com a vossa presença no dia 09 de Dezembro.

No passado dia 09 de Novembro, o LawRD esteve presente no V Gestão de Escritórios e Departamentos Jurídicos que se realizou em Porto Alegre.

Partilhamos aqui algumas fotos desse evento e ao mesmo tempo deixar uma mensagem de agradecimento à GW Eventos pelo profissionalismo e pela simpatia:

(Apresentação do filme do LawRD)

(Gustavo Rocha - colaborador do blog do LawRD - na sua apresentação)

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Esforços e coragem não são suficientes sem propósito e direção.” (John F. Kennedy)

Esta frase resume algo fundamental no mundo moderno: Onde vou colocar minhas ideias e força? Muitas vezes temos ideias brilhantes, objetivos maravilhosos e nosso planejamento sequer sai do papel, e temos casos que sequer vai para o papel.

Por que isto acontece? Porque temos a força necessária para o trabalho, a vontade e gana de tudo dar certo, sabemos as vezes o caminho, outras vezes fizemos com os homens, esquecemos de perguntar o caminho, e o pior, ficamos sem qualquer direção objetiva.

Por exemplo, se queremos comprar uma sede nova para o nosso negócio. É um passo importante, de muito valor, tanto de dinheiro como de estímulo, motivação e agregar valor ao negócio. Como chegar este objetivo sem estipularmos uma reserva financeira, fizermos ações assertivas de angariar fundos, levantar as possibilidades de financiamento, enfim, de ter um plano que nos mostre para onde queremos ir e como chegar lá passo a passo.

Parece simples, não? Mas, não é para a maioria das pessoas.

Quase todos conseguem sonhar, ter objetivos de crescimento e procurar de alguma forma chegar lá. O problema está justamente no “procurar de alguma forma”.

Se você quer atingir seus sonhos siga estas três dicas:

1. Escreva;
2. Rode o PDCA;
3. Seja prático.

Escrever seus objetivos é o primeiro passo para que possas te lembrar disto, estabelecer prioridades e tempos. Sem escrever, esquecemos parte do planejamento, não podemos monitorar a execução do mesmo, etc.

O PDCA é uma excelente forma de executar qualquer planejamento. Vem da sigla em inglês, Plan, Do, Check, Act, ou seja, planejar, executar, verificar e agir. É justamente através do PDCA que podemos chegar nos nossos objetivos, planejando, executando este planejamento, monitorando se está tudo certo e agindo no caso de erros, para voltarmos ao planejamento e executarmos de novo com o monitoramento e novas correções, ou seja, rodando o PDCA sempre. Leia mais sobre este tema aqui.

Ser prático parece fácil, mas não é. Para sermos práticos precisamos estar alinhados entre a teoria e a prática, entre tudo que envolve o projeto. Ser prático significa ter uma visão holística, quer dizer, uma visão que compreenda os riscos, os valores envolvidos, as possibilidades de sucesso e o valor agregado pelo projeto.

Em resumo,

Vislumbrar o horizonte é o primeiro passo. A chegada no horizonte depende exclusivamente dos passos que você se propõe a caminhar…

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Tem sido crescente o interesse das sociedades de advogados pelo desenvolvimento nos seus membros mais seniores de capacidades não jurídicas, designadamente de gestão, como a estratégia e a capacidade de liderança.

Esta tendência tem levado a investimentos não despiciendos em formação profissional nestas duas áreas e noutras similares.

A disciplina da liderança, em particular, levanta questões importantes e complexas porque, ao contrário de outras características ou competências ligadas à gestão, tem vida própria, ou seja, existe e manifesta-se muitas vezes de forma espontânea, natural e até não reflectida, sempre que a estrutura formal da instituição ou algun(s) dos elementos que a compõem deixam espaços vazios de poder ou iniciativa.

Todas as organizações dispõem de uma estrutura «oficial», formalmente definida, com funções, competências e uma hierarquia definidas de uma forma pelo menos relativamente clara.

No entanto, se as chefias oficialmente designadas não exercerem uma liderança efectiva, é normal que o espaço deixado vazio, designadamente ao nível da iniciativa e condução do processo de tomada de decisões, sobretudo as de cariz procedimental e/ou operacional, seja ocupado por indivíduos formalmente menos graduados mas naturalmente mais habilitados a exercer funções decisórias.

Esta discrepância entre as estruturas hierárquicas formais e de facto dentro de uma organização trazem, como é evidente, problemas sérios, ainda que por vezes estes apenas se manifestem a médio ou longo prazo.
Os principais desses problemas serão, entre outros, uma cada vez maior dificuldade em legitimar, sobretudo de um ponto de vista meritocrático, a hierarquia oficial da organização e, por outro lado, a gestão das mais ou menos frequentes discrepâncias entre as agendas, objectivos e prioridades (quando não das meras preferências) das duas lideranças concomitantes.

Tais factores e circunstâncias fazem-se sentir, invariavelmente, num sentido prejudicial à organização e ao desempenho das respectivas funções e objectivos, sobretudo no plano operacional.

É por isso da maior importância que qualquer organização, designadamente um escritório de advogados, saiba assegurar que as lideranças formalmente estabelecidas reúnem as condições necessárias para exercerem de facto a função de coordenação que lhes compete, sob pena de não o fazendo, se sujeitarem a consumir uma parte não despicienda dos seus recursos (designadamente tempo) a dirimir ou contornar conflitos internos perfeitamente evitáveis.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Antes de iniciar um programa de mudanças, os líderes devem reafirmar metas e propósitos da organização.” (Kaplan).

Esta frase nos remete a três aspectos fundamentais em relação as empresas:

1. Metas;
2. Propósitos;
3. Mudança em si.

Vamos analisar os três pontos um a um para elucidar a questão.

Metas

Quais são as metas da sua empresa? Ser a maior em cinco anos!? Ter o melhor time de profissionais em 2 anos!? Prestar serviços com excelência!? Palavras, ah! Palavras…

Ter metas não significa apenas colocar palavras bonitas num quadro ou querer que as pessoas sigam objetivos inalcançáveis ou sem planejamento.

Ter metas significa colocar objetivos práticos em curto, médio e longo prazo. Objetivos reais, palpáveis. Nada de em um mês ter captado 5 clientes e colocar uma meta de 10 para o Segundo mês. Ninguém dobra a produção em tão pouco tempo. Temos que ser realistas.

Metas devem ser próximas daquilo que se consegue com um pouco a mais, para servir de estímulo a conquista da meta.

Se os líderes devem reafirmar as metas da empresa, como faze-lo se não há uma definição clara da própria empresa em relação a isto?

Propósitos

Quais são os propósitos da sua empresa? Crescer!? Ser sustentável!? Ganhar dinheiro!?

Não podemos fazer dos propósitos/objetivos os resultados!!!

Os propósitos são as finalidades pelas quais a empresa luta, os ideais que movem a empresa. Não são palavras frias, mas sim sentimentos e realizações objetivas.

Sem propósitos, a empresa está fadada ao insucesso.

A mudança em si

Se as metas forem atingíveis e os propósitos uma base sólida para o líder, este poderá realmente atingir mudanças na empresa, bastando para isto mostrar o caminho.

Já disse Marechal Osório: “É fácil comandar homens livres, basta mostrar-lhes o caminho do dever.”

Queremos que as mudanças sejam um sucesso? Vamos aprimorar nossas metas, valorar nossos propósitos e vamos aplicar a mudança com raízes profundas e verdades trabalhadas com a razão e o sentimento em total sintonia.

O LawRD está cada mais presente no Brasil: é uma honra para o LawRD patrocinar o V Gestão de Escritórios e Departamentos Jurídicos que se irá realizar em Porto Alegre no dia 09 de Novembro.

Entre os oradores destacamos a apresentação sobre o processo electrónico que será realizada por Gustavo Rocha que é colaborador deste blog.

Deixamos aqui o vídeo de apresentação do LawRD em português do Brasil … fechando-se cada vez mais o processo de adaptação desta solução para o mercado brasileiro que começou em Setembro de 2009:

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O seu dia precisaria ter 25 horas para cumprir tudo que você faz? Esta é a realidade de muitos profissionais. Trabalham 12, 14 horas por dia e sentem que os dias não rendem, seu trabalho sempre acumula. Por quê? Leiam esta frase antes de responder:

“Do we need more time? Or do we need to be more disciplined with the time we have?” – Kerry Johnson. Em Português: Você precisa de mais tempo? Ou você precisa ser mais disciplinado com o tempo que você tem?

O dia tem 24 horas, isto é inevitável. Trabalhamos pela lei 8 horas por dia. Precisamos de tempo para trabalho, tempo para alimentação, tempo para dormir, tempo para nossa família, tempo para lazer, enfim, precisamos de tempo. Como fazer este tempo existir com tantos compromissos e atribulações da vida? Três dicas para auxiliar neste caminho:

1. Defina prioridades;
2. Descentralize tarefas e funções;
3. Reserve tempo para si.

Defina prioridades.

Talvez a parte mais difícil para muitos profissionais. Definir prioridades é difícil, pois num primeiro momento tudo é urgente, tudo é para ontem.

Contudo, se analisarmos com a razão, perceberemos que existem prioridades mais urgentes que outras. No universo jurídico, os prazos do advogado são sempre uma prioridade. Como diz o advogado Otávio Estarque “Só advogado tem prazo neste país”, mas precisamos compreender que até mesmo os prazos são prioridades desde que sejam o último dia no último horário. Caso contrário, outras prioridades são mais urgentes.

Se você tem muita coisa pendente, separe as tarefas em dois grandes grupos: Estratégico e Operacional.

Estratégico: Contato com cliente, novos projetos, reuniões com alianças estratégicas, reuniões com funcionários internos, etc.

Operacional: Fazer prazos, ligações para fornecedores, etc.

O que é estratégico tem sempre prioridade. Aí você vai se perguntar: Mas, se deixar um prazo para depois para fazer reuniões com os funcionários, perco o prazo.

Sim, óbvio, respondo eu.

Claro que não podemos perder prazos. Todavia, igualmente não podemos perder a oportunidade de novos negócios. Se o seu tempo está com muitas tarefas operacionais, parta para a premissa seguinte: Descentralize.

Descentralize tarefas e funções

Outra dificuldade enorme de muitos gestores. Adoram centralizar, dizem que não podem perder o controle.

Centralizar é diferente de ter controle.

Centralizar significa fazer tarefas operacionais porque não confia ou não quer que outros a façam. Descentralizar significa deixar que outro faça a tarefa e você apenas faça o estratégico: Controle se a tarefa foi feita dentro do prazo, com adequação.

Não há como manter um futuro na carreira centralizando informações, tarefas e funções. Você precisa trabalhar em equipe, com visão de que o todo será útil a empresa, somando os talentos individuais.

Descentralize o operacional. Crie funções para que a empresa cresça com seus talentos individuais compartilhados e não um monte de talentos guardando todo conhecimento para si.

Reserve tempo para si.

Para muitos, reservar tempo para si é sinal de egoísmo ou um ato impossível, pois levam uma vida tão corrida que não conseguem.

Reservar um tempo para si, nem que seja meia hora por dia, é um ato de amor consigo. É um ato de amor a sua família. É um ato de amor com a empresa, que terá um funcionário mais capaz, mais lúcido, mais pensante e mais voltado ao mercado.

Reservar um tempo para si é muito importante, quiça fundamental.

Ao fazê-lo você estará criando possibilidades de criar, buscar novidades, conectar-se a sua rede de contatos, enfim, de estreitar novos negócios.

Em suma, seu dia, quer você queira ou não, somente terá 24 horas. O que você vai fazer com este tempo é uma decisão sua. Faça uma decisão inteligente, use com sapiência o seu tempo e ganhe em produtividade e felicidade.

Não basta ser feliz somente pelo trabalho. Você deve ser feliz também para fazer um bom trabalho. O segredo está dentro de você e não fora.

Pense. Racionalize. Defina Prioridades. Descentralize. Seja você.

Tudo isto significa o seu sucesso profissional e do local onde trabalha!

Post elaborado por Jared Correia. Jared é consultor no Massachusetts Law Officer Management Assistance Program providenciando consultadoria confidencial e grátis aos advogados do Massachussets. As suas reflexões sobre a gestão da actividade jurídica estão por norma disponíveis online, sobretudo no blog do LOMAP e no Twitter.

Na qualidade de consultor jurídico do Law Office Management Assistance Program no Massachussets, sou um espectador privilegiado das tendências que ocorrem na área judicial. Uma delas tem sido a vontade de adoptar novas tecnologias que permitam: (1) novas possibilidades de eficiência para esta actividade; e (2) poupança nos custos. Perante tais motivações, não surpreende que a maioria dos advogados com quem contacto estejam desejosos e mais que prontos para adoptar soluções SaaS na sua actividade.

Sem me alongar sobre este ponto (dado que será um leitor assíduo deste blog, já estará a par do que são sistemas SaaS), as soluções SaaS deslocam o software a ser instalado no seu computador/sistema para a web, ao qual acede (e aqueles por si convidados) através de um portal seguro e procedimentos vários de sigilo e segurança. Sistemas Saas, e em particular os que tem funcionalidades de gestão, como é o caso do LawRD: Reports on Demand, cumprem os requisitos citados ao mesmo tempo que potenciam a eficiência e a redução de custos. Sistemas de gestão online são, na minha experiência, mais acessíveis, mais intuitivos de usar e fáceis de aprender, do que os tradicionais que se tem que instalar nos nossos computadores. Sistemas como o LawRD que oferecem componentes para a gestão de variáveis críticas (como contactos, tempo e notas de honorários entre outras) são um significativo melhoramento para a eficiência ao permitir gerir áreas que talvez até então tal gestão não existia ou era morosa e custosa. A facilidade de uso e intuitividade dos sistemas SaaS significam poder fazer mais, mais depressa e melhor sem que seja mais difícil e mais trabalhoso. Um dos factores de rapidez é o facto de o sistema não ter de estar instalado no seu computador, pelo que não tem que competir por recursos com todos os outros programas que aí tem instalados; isto também representa uma redução de custos e incremento de produtividade, pois esses outros programas trabalham mais rápida e eficientemente. A redução de custos inerente à adopção de soluções SaaS  está no seu menor custo face ao dos sistemas software tradicionais. Por norma, nos sistemas tradicionais há um significativo custo inicial acrescido do valor das actualizações dos programas, que são geralmente anuais. Nos sistemas SaaS, há um valor mensal perfeitamente razoável em vez de um investimento inicial de peso, sem qualquer custo adicional quanto às actualizações que acontecem nos bastidores sem qualquer stress para o utilizador. Dependendo da solução SaaS que se escolha, a poupança é proporcional ao número de utilizadores dentro das necessidades do escritório ou firma; além da poupança e produtividade acrescidas pelo facto de as actualizações se processarem imediata e automaticamente, sem necessidade de alocar os seus recursos e tempo para que as mesmas se concretizem.

Se quiser saber mais sobre SaaS consulte o episódio “The Use of SaaS in the Legal Field” no meu podcast.  Para uma análise mais detalhada sobre fornecedores de SaaS e questões de segurança na utilização de sistemas SaaS por advogados, podem consultar o meu post referente a uma proposta de conduta ética da Ordem dos Advogados da Carolina do Norte. Deverão, é claro, continuar a acompanhar o blog do LawRD para estar a par das novidades e informações sobre SaaS.

Aquando da decisão de subscrever produtos SaaS para a área jurídica, será de ter em consideração uma visita ao site da empresa criadora do LawRD: refiro-me à muchBeta e conferir a oferta de outros produtos SaaS por esta desenvolvidos: Teepin e Yoomit.