Guia Rápido: Aprovação de folhas de tempos
LawRD Team,
29 de Janeiro de 2010
Após as folhas de tempos terem sido enviadas para aprovação, cabe aos gestores dos dossiers ou a um administrador do LawRD efectuar a aprovação dos tempos. Só depois desta acção, é que os tempos poderão ficar disponíveis para a emissão da nota de honorários.
Para aprovar tempos deve-se clicar na opção Aprovar Tempos:
O LawRD apresenta ao gestor de dossiers uma lista das folhas de tempos dos diferentes advogados. Esta lista chamada Tempos – Vista Geral, é apresentada de forma cronológica estando as folhas de tempos mais recentes no topo:
A primeira coluna da lista apresenta o estado da folha de tempo. Esses estados são os seguintes:
- Sem tarefas: folha de tempos aberta por um advogado mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;E
- Em Aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas mas que ainda não foram submetidas a aprovação;
- Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não tendo contudo sido integralmente aprovada. Basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha Em aprovação.
- Fechada: folha de tempos integralmente aprovada.
O gestor do dossier terá de concentrar a sua atenção nas folhas de tempos assinaladas com o estado:
A segunda coluna da lista Tempos – Vista Geral, mostra a sigla que identifica o pessoa que introduziu os tempos. Neste exemplo e ao passar com o rato na sigla CB pode-se ver que a folha de tempos pertence a Carlos Bartolomeu:
A terceira coluna identifica a semana a que a folha de tempos se refere. No exemplo anterior, a folha de tempos do recurso CB que se encontra em aprovação, refere-se à semana 45 do ano de 2009 que vai do dia 2 de Novembro ao dia 8 de Novembro:
Na quarta e quinta colunas pode ver-se respectivamente a totalidade das tarefas em aprovação (7 no exemplo) e o tempo total trabalhado nessas tarefas (18h26 minutos no exemplo).
A aprovação de uma determinada folha de tempos pode ser realizada clicando em Ver Detalhes, Vista Semanal ou clicando em Aprovar já:
Clicando em Ver Detalhes, o LawRD abre uma janela onde apresenta as tarefas separadas por cliente e dentro deste por dossier:
Neste ecrã, o gestor deve indicar quais os tempos que pretende aprovar e enviar para facturação. Para aprovar um tempo deve colocar um visto nas caixas da coluna aprovação:.
Para indicar se o tempo aprovado deve ser cobrado ao cliente, deverá seleccionar a caixa de selecção na coluna cobrança:.
Por defeito, o LawRD assume como sendo cobráveis todas as tarefas excepto as introduzidas no Dossier Interno (dossier criado automaticamente pelo sistema para registo de tarefas internas e que não são imputáveis a clientes).
Numa tarefa aprovada, caso se retire o visto da coluna cobrança: não será possível efectuar a sua facturação ao cliente mas a mesma tarefa ficará a afectar a rentabilidade do dossier. No exemplo, e caso não se queira facturar ao cliente 1h20m da tarefa “Reunião com o director de recursos humanos”, esse tempo irá aumentar o custo do dossier em 1h20 x custo hora do advogado. Caso o tempo seja cobrável, o LawRD permitirá também a facturação de 1h20m mas neste caso multiplicado pelo preço hora (honorários) do advogado.
A qualquer momento, o gestor pode aprovar parcialmente a folha de tempos clicando em Aprovar Selecção. A partir desse momento, as tarefas seleccionadas para aprovação e cobráveis ficam disponíveis para serem facturadas.
Recordamos que basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha no estado Em aprovação.
O botão Aprovar e Cobrar Todos, considerará todas as tarefas da folha de tempos como aprovadas e cobráveis ficando imediatamente disponíveis para facturação nos respectivos dossiers. Esta é a opção mais adequada para uma rápida aprovação da folha de tempos.
Caso o gestor não concorde com um ou mais tempos deverá clicar em Rejeitar podendo indicar ao utilizador responsável pela criação da folha de tempos os motivos da sua rejeição.
A acção de rejeitar tem implicações em todas as tarefas da folha de tempos:
- Tarefas ainda não aprovadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
- Tarefas aprovadas mas ainda não facturadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
- Tarefas aprovadas e já facturadas não poderão ser objecto de alterações.
A folha de tempos rejeitada fica no estado Em Aberto sendo o emissor da folha de tempos avisado que tem de efectuar alterações aos tempos para posterior reenvio para aprovação.
A aprovação das folhas de tempos também pode ser efectuada clicando em Vista semanal:
Nesta vista, os tempos são apresentados numa matriz idêntica à utilizada para a sua introdução:
Aqui, os dias (colunas) e/ou dossiers (linhas) poderão ser aprovados de forma rápida clicando em aprovar », ficando imediatamente disponíveis para facturação.
Os dias e dossiers aprovados serão identificados a verde:
Tal como na vista Ver Detalhes, o botão Aprovar e Cobrar Todos bem como o botão Rejeitar estão disponíveis.
Para visualizar as tarefas de um dossier deve clicar-se em Abrir Detalhes +:
Aqui, tal como descrito para a vista Ver Detalhes, cada tarefa poderá ser aprovada e/ou identificada como cobrável. A aprovação da selecção efectua-se clicando em Guardar Lista.
Por último, as folha de tempos poderão ser aprovadas de forma rápida clicando no link Aprovar já ficando as tarefas imediatamente disponíveis para facturação:
