Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

Os relatórios do LawRD foram projectados para dar resposta imediata a qualquer gestor de escritórios de advogados, sobre a informação registada no sistema.

Para isso, identificamos no sistema as Entidades principais às quais são associados dados. São estas: os Clientes, os Dossiers, os Advogados, os Angariadores, os Gestores de Dossier e a Performance do Escritório. Estas entidades podem ser individualmente usadas como agrupadores de valores, ou cumulativamente como filtros à informação.

Depois, identificamos também todos os indicadores numéricos sobre quanto estamos a prever gastar, a gastar efectivamente e a ganhar efectivamente. Sobre estes indicadores básicos cruzamos ainda o estado de pagamento das facturas e o parcial das facturas dedicado a despesas e a tempos. Com esses dados podemos saber, entre outras coisas, o Resultado registado no sistema, a Taxa de Cumprimento do Plano ou a Produtividade do Trabalho.

Com esta metodologia de análise de dados facilitamos ao utilizador final uma ferramenta que permite identificar os motivos, de forma analítica, para um período de facturação atípico, uma baixa nas receitas, uma tendência de subida ou descida. Os relatórios do LawRD a quando da análise de uma das questões antes mencionadas dizem-nos: Quem, para Quem, o Quê, Quando, Trazido por Quem, sob a Responsabilidade de Quem e ainda o tão desejável COMO.

Para facilitar a equação de um qualquer problema, os relatórios estão organizados em entidades, as quais têm sempre quatro grupos de análise: Valor, Tempo, Rentabilidade e Produtividade. Cada um desses grupos de análise é constituído por um conjunto de indicadores, que são agrupados pela entidade previamente seleccionada. Se o utilizador quiser ainda filtrar os dados obtidos, pode fazê-lo num formulário de filtros constituído pelas 6 entidades.

Ex: O Advogado João está com um decréscimo de produtividade de 25% este mês. Durante os últimos meses tem sido bastante regular,pelo que não consigo explicar o que se poderá estar a passar. O problema aqui, pode estar em 3 situações:

• O João anda distraído e não está a conseguir ter a mesma performance, conforme demonstra o relatório de produtividade.
• A empresa está a passar um momento complicado. Isto é facilmente identificado pelo relatório temporal, que mostra uma linha de evolução no Volume de Facturação.
• O João está a trabalhar num dossier que é um buraco negro. Para verificar esta situação devo seleccionar a entidade Dossier, o grupo de análise Tempo e filtrar pelo advogado João.Uma grande discrepância entre tempo real e tempo facturado, identificará a causa do problema.

Devido à grande quantidade de dados usados em cada relatório, os quais envolvem quase todas as estruturas de informação do software, foi necessário criar um mecanismo de cache de dados, que simplifica e agiliza a selecção de dados. O único senão é que os dados não são mostrados em tempo real (a actualização é feita a cada meia hora), mas em casos imperativos o utilizador pode sempre actualizá-los manualmente, com um só click.

Saber a rentabilidade de um dossier é apenas uma das capacidades do LawRD ao nível dos relatórios. O separador Relatórios do LawRD permite obter uma série de indicadores úteis para qualquer advogado ou gestor:

O exemplo seguinte mostra o nível de detalhe que os relatórios do LawRD atingem. Vamos supor que um advogado, sócio de uma sociedade, vai ter uma reunião para discutir com um cliente o valor do contrato de prestação de serviços de advocacia.

O nosso advogado acede ao LawRD e clica no relatório Valor da opção Performance (estes dados foram obtidos da Conta Demo). Este relatório apresenta uma série de dados financeiros do escritório:

Este relatório mostra os dados agregados de todos os clientes e dossiers: somando os valores vê-se que em 3 meses o escritório facturou um total de €124.473,60.

O advogado, no entanto, quer saber os dados deste relatório para o cliente Alberto & Filhos. Para isso utiliza os Filtros clicando em mostrar filtros:

Para saber os dados para apenas um cliente basta seleccionar o seu nome na caixa Escolha um cliente e depois clicar em Filtro >>. O relatório apresenta os seguintes dados ao nosso advogado:

O advogado concluiu que o seu cliente Alberto & Filhos representou um volume de facturação total de €42.922,74, ou seja, cerca de 34% do seu volume total de facturação nos últimos 3 meses (o período de tempo do relatório pode ser alterado nos filtros). É um cliente importante … o nosso gestor parece que tem o seu poder negocial mitigado.

No entanto o relatório informa o advogado que existe um valor de €23.120,89 nesses 3 meses de trabalho que não foi facturado (valores da coluna Aprovado mas não cobrado). O nosso advogado questiona-se: “Será que estou a conseguir facturar todo o tempo que a minha equipa dedica aos dossiers deste cliente?”. Para saber isso selecciona o relatório Tempos da opção Performance:

De seguida aplica um filtro para apenas visualizar os dados do cliente Alberto & Filhos:

Aqui o nosso advogado conclui que a sua equipa trabalhou cerca de 259 horas para o cliente mas apenas se facturaram 143 horas. O nosso advogado obteve um dado que pode ser importante na negociação do contrato com o seu cliente.

E apenas consultou 2 relatórios do LawRD … no total o LawRD tem 24 relatórios e a possibilidade de os personalizar (a desenvolver em futuros posts).

Existe, por vezes, a necessidade de voltar ao início! Este post poderia ser o primeiro do Blog do LawRD: afinal, para que serve o LawRD?

Discute-se nos meios legais que cobrar à hora não é a melhor forma de os advogados se fazerem pagar pelos seus serviços. Não entramos nessa discussão! Não é da nossa competência afirmar qual a melhor forma de um advogado cobrar os seus serviços. O que garantimos é que o LawRD dá resposta aos diferentes modelos de convenção de honorários adoptados pelos advogados nos dossiers dos seus clientes. Assim, o LawRD permite cobrar um dossier à hora, por orçamento, com fee de sucesso, etc.

Seja qual for a forma como um advogado cobra os seus serviços existe uma realidade à qual não consegue fugir: o advogado investe o seu tempo nos dossiers. Exemplificando: durante o seu horário de trabalho, o advogado está a escrever um email para um cliente. Ao fazer isso está a investir um determinado tempo. Esse tempo terá um custo que é igual ao custo hora do advogado multiplicado pelo tempo total da tarefa.

Mas aqui pode-se colocar uma questão: como é que um advogado calcula o seu custo hora? Esse cálculo pode ser simples ou complexo. Numa sociedade de advogados, esse custo poderá ser obtido somando os salários, prémios e restantes custos associados a um advogado, dividido pelo número total de horas trabalhadas durante um determinado período de tempo (ano ou mês). Um advogado que faça prática isolada terá em mente um determinado valor mínimo que a sua actividade tem de gerar para ser compensadora. Dividindo esse valor pelo número de horas que quer investir na sua actividade de advocacia terá o seu custo hora. Por exemplo, se um determinado advogado considera que a sua actividade tem de gerar no mínimo €5.400 por mês e está disposto a trabalhar 180 horas/mês, o seu custo hora será de €30.

Saber o custo é apenas a primeira parte. A segunda parte é efectuar o registo do tempo que se investe em cada dossier. Venha quem vier … apenas existe uma forma de efectuar esse registo: através uma folha de tempos. Essa folha de tempos pode ser tão simples como uma página agrafada ao dossier onde o advogado vai apontando manualmente o tempo. Este sistema funciona mas com ele nenhum advogado consegue responder rapidamente a estas questões:

• Quanto tempo é que eu já trabalhei num dossier?
• Qual o custo total de um dossier?
• O dossier é rentável?

É aqui que entra o LawRD – Reports on Demands! Com o LawRD a resposta a estas questões estão à distância de um clique. Eis um exemplo retirado da Conta Demo do LawRD:

Neste exemplo vê-se ver na linha do Total que já se trabalhou 49h39m com um custo total de €5.607,49. Como o dossier é cobrado à hora, existe um volume de facturação de €8.937,00 logo este dossier está a ser rentável em €3.329,51. Estão respondidas as questões anteriores. O custo para obter esta informação foi um click no tabulador Tempos.

O tabulador Tempos continua a ser importante nos dossiers não facturados à hora. A razão é simples: é necessário confrontar o valor acordado com o cliente com os custos do trabalho realizado. Utilizando mais uma vez a Conta Demo do LawRD vê-se que neste dossier foi acordado com o cliente honorários no valor de €1.500,00:

Ao clicar em Tempos obtém-se esta informação:

• Quanto tempo é que se trabalhou no dossier? R: 13h55.
• Qual o custo total do dossier? R: €1.267,47.
• O dossier é rentável? R: Sim neste momento ainda é rentável em €232,52.

Estamos prontos a responder à questão afinal para que serve o LawRD? Numa frase: o LawRD permite obter de uma forma rápida uma conta de demonstração do resultado de um dossier.

Ah! Tempos bons aqueles em que a venda de um produto ou serviço era baseado unicamente nos Ps do marketing: Product (produto), Price (preço), Place (local, distribuição), Promotion (como fazer a promoção) e People (pessoas que irão ver o valor do marketing).

Temos hoje um universo bem mais complexo:

• Complexo e globalizado.
• Complexo, globalizado e em rede.
• Complexo, globalizado, em rede e interagindo entre si.

O cliente já não é mais o mesmo. Ele pesquisa na Internet preço, discute com o vendedor o produto, negocia a entrega, compra no cartão de crédito um produto fabricado na China e manda de presente a um amigo na Índia, estando este cliente em férias nas Bahamas em um computador de um hotel qualquer.

Cliente hoje debate nas redes sociais com as empresas. Ele critica. Ele quer assistência técnica. Ele quer solução.

Não vamos adentrar aquelas pessoas que simplesmente não tem nenhuma razão e - na sua essência - o que elas querem é uma boa discussão.

Vamos pensar um exemplo prático. Compro via Internet um computador do fabricante Dell. Porque pensei neste e não em outro? Algumas dicas:

• O site deles para montagem do micro é bom;
• No twitter deles tem sempre promoções;
• Consigo ter assistência on line a minha disposição.

Vamos supor que este micro dê problema de vídeo.

Entro em contato com a assistência técnica e vamos supor que não tenha retorno (já presenciei justamente o contrário, mas quero um exemplo negativo), então, vou no twitter e cito meu problema com a Dell.

Isto pode se tornar um marketing negativo viral em poucas horas. Imagine que meus seguidores tem problemas com seus computadores e resolvem compartilhar estes problemas também via twitter.

Em algumas horas inúmeras pessoas estarão falando literalmente mal de uma marca. De nada adianta marketing e propaganda massiva se quem pode indicar o teu produto diz que ele não presta.

O cliente está muito mais preocupado em adquirir confiança, inovação e sobretudo atendimento do que só e unicamente preço.

Alguns podem dizer: Ah! com produtos tudo bem, mas em serviços tudo é diferente.

É mesmo?

Se demonstro a um cliente  que estou preparado para usar o processo eletrônico, ele encontra na minha mesa apenas meu trabalho atual e não pilhas e mais pilhas de papéis, se mantenho ele informado por email ou relatórios de seus processos e outras pequenas atitudes como estas ele vai dar tanta atenção ao meu preço?

Se o cliente quer preço, que ele procure preço. Agora, o cliente que quer diferencial, que procure o produto que ofereço.

Não se iluda com o cliente. Esteja um passo na frente dele. Surpreenda-o nos detalhes. Muitos podem ter o mesmo ramo, especificação e qualificação técnica.

Contudo, seu sorriso, relatórios, organização, apresentação e modo de agir e falar são únicos.

Esta essência faz a diferença no momento de contratar ou não, comprar ou não.

Em resumo:

Hoje em dia o marketing extrapola o tradicional, devendo ser interativo, usar as redes sociais e aceitar a crítica do cliente como uma lição de crescimento para que o desenvolvimento empresarial seja pleno e constante.

Reprodução de um post da autoria do Dr. Rui Amores, advogado, sócio na RA Law Office e utilizador do LawRD, originalmente publicado no blog Inconfidências:

“Poucas profissões devem existir mais mal geridas e com mais problemas de produtividade que a advocacia. Estou a falar da advocacia portuguesa e de uma advocacia pequena, com poucos recursos, com poucos funcionários, com poucos colaboradores, a chamada advocacia em prática isolada. É feio dizer-se mas a advocacia é, para além de uma profissão de interesse público, o modo de vida de muitos de que dela dependem para comer, para dar de comer aos filhos, para os pôr a estudar, para pagar contas, ou seja, uma infinidade de coisas a que TODAS as pessoas normais, e como tal, também os advogados, têm que responder.

Por vezes parece que um escritório de advogados que dá dinheiro, que é bem gerido e que não gera desperdícios de tempo e de dinheiro, é uma heresia, uma falta gravíssima. Temos que estar sempre dispostos, sempre disponíveis e sempre a doar, caridosamente, o nosso tempo a quem quer que dele queira abusar, sejam clientes que se esquecem da carteira e que não pagam a consulta, seja de juízes e Tribunais que acham que todos têm que estar à disposição de suas excelências.

Ora, não tem que ser assim. Não deve ser assim. Um escritório tem que saber:

• Que clientes tem;
• Como contatá-los rapidamente;
• O tempo gasto em cada tarefa;
• As despesas feitas num processo;
• Ou os dossiers associados a cada cliente;
• A facturação existente em determinado momento.

A informática é óptima para nos ajudar controlar os objetivos elencados, de forma eficaz. Contudo, até hoje, estávamos dependentes de softwares que em muitos casos não eram fáceis de instalar, muito caros porque cada colaborador com acesso ao software tinha que ter o programa instalado no seu computador e isso significava a necessidade de compra mais uma licença, ou então a necessidade de trabalhar em rede, algo que não acontece em muitos escritórios de advocacia.

Por outro lado, muitos dos programas de gestão de escritórios de advogados esqueciam que hoje em dia a advocacia se faz, não só nos escritórios, mas nos tribunais, nas repartições e, de uma forma geral nos lugares onde os clientes tiverem interesses. Por outro lado, muitos dos programas existentes esqueciam que hoje a advocacia se faz, não de caneta na mão, mas de portátil ao colo, ou na mesa de uma sala de advogados de um tribunal, enquanto se espera pelo julgamento que tarda em começar, ou mesmo na própria sala de audiências.

Em Portugal surgiu há não muito tempo um programa de gestão de escritórios de advogados que dá resposta a todas estas necessidades, nomeadamente, à questão de em qualquer lugar e a qualquer momento se poder aceder a uma plataforma online e aí registar tudo o que se faz em prol dos clientes. Essa plataforma dá pelo nome de LawRD e dá resposta a muitas das questões de que se falou anteriormente. Vale a pena experimentar porque a plataforma pode ser usada por um período de 30 dias de forma grátis.

Eu experimentei e estou a gostar…

Para saberem de mais pormenores podem aceder a este video e visualizar as potencialidades do programa:”

Post elaborado pela Dra. Susana Gonçalves, advogada, sócia da Advogados Associados e utilizadora do LawRD desde 2009:

“Quando me iniciei nesta profissão, era o membro mais novo de um escritório recém-formado e, como tal, acabou por me ser tacitamente adjudicada a função de interface com o gabinete informático que nos dava apoio, no pressuposto de ser, em virtude da minha idade, o membro mais apto para compreender a linguagem e processos inerentes. Para contextualizar, tudo isto ocorre no ano de 1993, data em que o ambiente Windows dava os seus primeiros passos nos escritórios portugueses - a caminho de se tornar a ferramenta universal que hoje representa - e o email se entranhava timidamente nos nossos hábitos.

Por esse motivo, acabei por, compulsivamente, ter de me entender, com alguma intimidade e alguns percalços iniciais, com computadores e programas, do estrito ponto de vista do utilizador. Quando abri o meu primeiro escritório, a experiência já me ensinara que era imprescindível um programa de gestão eficaz, mas os que se encontravam disponíveis no mercado eram muito dispendiosos e bastante limitados, pelo que acabei por desistir da plena informatização dos meus recursos e voltei à velhinha folha de tempos em papel, que era convertida a custo - e com evidentes lapsos - numa folha de Excel no momento da facturação.

Porém, a descoberta do LawRD, combinada com a ajuda que me tem vindo a ser prestada pela equipa muchBeta na sua utilização, mudaram o cenário e permitem-me agora um controlo efectivo e actualizado de todos os elementos relevantes na gestão corrente do escritório, sem esforço ou perdas de tempo significativas, indo muito além dos dados que anteriormente me eram possíveis tratar e ponderar no escasso tempo disponível para a gestão do escritório, assumindo uma particular utilidade no domínio da avaliação de desempenho das equipas de trabalho e rentabilidade dos recursos utilizados.

Naturalmente que a obtenção de resultados úteis através da utilização do LawRD implica disciplina na introdução dos dados, mas logo que o ritmo é conquistado, torna-se uma rotina idêntica a abrir o email para verificar mensagens.

Uma das virtudes que não posso deixar de salientar é a do acesso remoto, em qualquer local e em qualquer momento, que me permite não deixar de registar trabalho, mesmo que o esteja a desenvolver de noite e em casa, aproveitando a ausência do bulício do escritório.

E claro, coloco um evidente assento tónico no preço, que é efectivamente imbatível e muitíssimo acessível.

O LawRD permite-me facturar com rigor, avaliar performances com elementos objectivos e ganhar tempo para trabalhar ainda mais.

Obrigada muchBeta!”

Temos um bom exemplo através da rede Legal On Ramp onde apenas um escritório associado tem 14 mil membros com artigos, perguntas e respostas entre as vantagens de clientes e advogados e um trabalho protegido.

Como assim?

Ora, uma rede que congrega inúmeros escritórios e terceiros, formando uma verdadeira rede associativa, com benefícios para os próprios advogados e seus clientes.

Procura um advogado em Manaus e você está em São Paulo? Se o escritório pertencer a uma rede colaborativa, ele pode ter associados lá.

Da mesma forma, uma rede colaborativa pode incrementar parcerias, fomentar negócios, desenvolver melhor os projetos e ações.

No Brasil temos alguns projetos neste sentido, mas as proporções americanas são interessantes fontes de inspiração.

Como você pensa em colaborar com os outros colegas?

• Para você a troca de idéias é dar idéias para concorrência?
• Para você dividir honorários em um processo é perda de dinheiro?
• Para você investir em uma rede social é perda de tempo?

Sugiro repensar estes valores.

Colaborar hoje é mais do que uma idéia. É uma questão de sobrevivência. Estamos vivendo a era das redes sociais. É uma era de trocas de informações, crescimento em conjunto, uma era de alianças estratégicas:

• Somos parceiros e não concorrentes;
• Somos a soma de idéias e não exclusividade e monopólio;
• Somos a multiplicação de projetos e divisão de dividendos ao invés do individualismo.

Pense e repense suas atitudes. O futuro do seu escritório e toda a advocacia depende disto: da sua visão, pensamento e, sobretudo, do verbo, da ação que você irá tomar!