Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD. É o mais recente colaborador do blog do LawRD sendo este o seu primeiro artigo:

A utilização de qualquer tecnologia atravessa vários períodos distintos, sendo cada um deles maior ou menor consoante a tecnologia em causa e as características específicas (culturais, tecnológicas, etc.) de cada zona geográfica em que é implementada.

No caso da informática, ou mais exactamente da aplicação de determinadas tecnologias informáticas às áreas da Justiça e da Administração Pública, atravessa-se em vários países (sendo Portugal um deles) o período de excitação próprio das descobertas recentes.

Com efeito, o poder político tem vindo a legislar no sentido de tornar em alguns casos efectivamente obrigatório, e noutros casos artificialmente vantajoso (através, por exemplo, de benefícios de justificação duvidosa ao nível das custas judiciais), o recurso a meios electrónicos de entrega de peças processuais, designadamente através da Internet e da plataforma «Citius», gerida pelo Ministério da Justiça.

O que está errado não é o investimento em tecnologias da informação e na modernização tecnológica dos Tribunais e do sistema de justiça; o que não faz sentido é utilização de incentivos artificiais, introduzidos por via legislativa, no sentido de condicionar os operadores judiciários à imediata e exclusiva utilização de uma ferramenta informática que ainda não tem os níveis de operacionalidade necessários para assegurar a confiança indispensável quando a questão de que se trata é a da  integridade, gestão e preservação de processos judiciais.

Com efeito, são frequentes os problemas técnicos relacionados com certificados e assinaturas digitais, transmissão de dados entre sistemas informáticos autónomos e complexos, etc., já para não falar das questões jurídicas de natureza constitucional muito bem levantadas por alguns magistrados, que se insurgiram (infelizmente em vão) contra o facto de serem obrigados a trabalhar num sistema informático gerido e administrado pelo poder executivo, e não pela própria magistratura judicial.

Diz-se que os juristas são conservadores por natureza, e avessos às novas tecnologias, mais apreciadores de papel…

É bem verdade, e tem boa razão de ser: é que entre outras coisas, o papel não «crasha».

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“A direção é mais importante do que a velocidade.” (Roberto Scaringella)

Neste sentido importante relembrar as palavras de Sêneca: “Se não souber para onde estar indo, nenhum vento lhe será favorável”.

Cada vez mais vemos equipes voltadas em cumprir metas, atingir objetivos, crescer, crescer e crescer. Mas, com qual objetivo? Apenas financeiro?

Sim, porquê o espanto? Financeiro não é um objetivo. Objetivo são planos palpáveis ou dos sonhos que temos a atingir ainda. Não é a velocidade que fará eles acontecerem.

Sem direção, não temos como saber aonde ir.

Sem direção, a velocidade é inócua.

Sem direção, o planejamento não tem como auxiliar.

Velocidade somente se soubermos aonde ir.

Velocidade somente com planejamento.

Velocidade somente com visão do todo.

Apenas impor um ritmo à equipe sem ter um rumo é manter aceso um desejo de sucesso que sequer se sabe poder alcancar.

Atinja os objetivos com planejamento. Deixe a velocidade nos limites do seu planejamento. Correria é um ato daqueles que não planejam.

Exercite diariamente seu planejamento de metas, sejam elas de curto, médio ou longo prazo. Atualize suas metas. Verifique a viabilidade das suas metas. Escreva as suas metas.

Enfim, faça do seu planejamento a velocidade que você deseja no seu negócio!

O LawRD - Reports on Demand foi referenciado no blog da empresa Firmex num artigo escrito por Nicole Black.

Nicole Black é advogada e escreve livros e blogs sobre temas jurídicos. Um desses blogs é o Firmex Blog. A Firmex fornece soluções online para troca segura de documentos (Branded Virtual Data Room) sendo as sociedades de advogados um dos seus segmentos de mercado.

O artigo com o título Web-based Law Practice Management Systems refere em primeiro lugar as vantagens em adoptar uma solução SaaS:

“Advantages include lower costs due to reduced overhead, less hassle related to maintaining and upgrading the case management system and greater flexibility, since the Web-based system can be accessed anywhere, at anytime.”

Na continuação do artigo, são referidas 4 das mais interessantes soluções SaaS para escritórios de advogados. O LawRD está nessa lista:

“Another web-based system well suited for larger law firms is LawRD. A distinguishing feature of this platform is that it helps managing partners review and track associates’ time sheets, expenses and assigned tasks.”

O LawRD oferece um output diferenciado disponibilizando aos seus utilizadores relatórios de apoio à gestão do seu escritório a cada momento, permitindo-lhe saber entre os seus colaboradores ou clientes quem é produtivo e rentável.

A Equipa do LawRD agradece a Nicole Black e à Equipa do Firmex a referência ao LawRD: obrigado!

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Não sou especialista em Brasil, mas uma coisa estou habilitado a dizer: Não creiam que mão-de-obra barata ainda seja uma vantagem.” (Peter Drucker)

Talvez a frase de Drucker fosse o suficiente para responder à pergunta do título, mas alguns empresários (leiam-se também advogados, sócios, diretores e gestores) não vêem desta forma. Porquê? Entendo que não vêem assim: o financeiro fala mais alto. Porque contratar um advogado num salário atraente se posso pagar uma ninharia já que o mercado demonstra existir muita oferta e pouco emprego?

Parece uma resposta simples e direta, pago menos, menos custo, mais lucro.

Contudo, não é assim que funciona.

Ao contratarmos alguém depositamos nesta pessoa a confiança de um trabalho, uma atividade, um setor. Ela passa semanas e as vezes meses em treinamento (mesmo que seja trabalhando, está se adaptando as rotinas internas, pessoas, procedimentos) e quando está pronta, depois de algum tempo ela quer vislumbrar uma perspectiva de crescimento.

Sim, crescimento. Quem quer ficar fazendo a mesma tarefa durante anos a fio?

Alguns dirão: mas se contrato uma recepcionista, quero uma recepcionista sempre. Certo, mas igualmente afirmo que depende. Se o escritório for pequeno, sem muita demanda, uma recepcionista auxilia em documentos, compras, telefone e muito mais. Com o tempo, ela pode - e deve - ter chance de ter outra função, e o escritório ao invés de contratar um funcionário, contrata uma outra recepcionista, que no início será apenas recepcionista, realocando a outra para nova função.

Pense com bastante cuidado, pois o barato sai caro.

Não investir num plano de carreira adequado a sua realidade, combinado com metas e investimentos de ordem estrutural pode significar o fim da empresa.

A empresa existe porque pessoas a fazem. É assim que devemos analisar.

Contrate os funcionários por contrato de experiência de 3 meses. Após 3 meses reavalie suas atitudes e se for uma pessoa que valha a pena, aumente seu salário. Primeiro conheça, depois invista.

Se o cargo for para associado ou outro tipo de contratação, informe que fará uma avaliação após 6 meses. Não deixe é de estipular um prazo e cumpra este prazo. Dizer a um funcionário que vai avalia-lo e depois negociar valores e simplesmente “esquecer” é muito pior do que não dizer nada.

Lembre-se que ao gerar expectativa, você gera ou alegria ou frustração.

Invista no seu negócio. Invista nas pessoas!

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde o lançamento do LawRD que o nosso esforço de alargamento da comunidade de utilizadores é feito essencialmente por duas vias: Internet e redes sociais e abordagem directa a profissionais do sector.

Quando nos dirigimos directamente aos escritórios de advogados procurando uma oportunidade de fazer uma demonstração (presencial ou online) e apresentar o LawRD, confrontamo-nos sistematicamente com o estigma do vendedor de software que invoca nos nossos interlocutores as más recordações associadas a anteriores processos de implementação de sistemas de informação: necessidade de formação, estar sempre a perguntar àquele colega como é que se faz isto e aquilo, tentar contactar o fornecedor para resolver um problema e não conseguir fazê-lo em tempo útil, …

Normalmente só conseguimos arrancar a etiqueta de “vendedor de software”, quando logramos avançar para a fase de demonstração do LawRD, em que as pessoas percebem que se trata de algo diferente daquilo que estão habituadas a ver e usar, ou quando somos recomendados por alguém que já experimentou ou utiliza o LawRD. A partir daí, tudo resulta muito mais fácil, porque existem factores de diferenciação que conseguimos demonstrar de forma imediata e que são reconhecidos pelos nossos clientes: facilidade de utilização, acesso a partir de qualquer ligação à Internet, helpdesk sempre disponível para apoiar utilizadores e resolver problemas online, experimentação gratuita durante 30 dias, bom preço e sem necessidade de investimento inicial.

Com o intuito de contornar este primeiro obstáculo à apresentação do LawRD, desenvolvemos um programa de afiliados, com o qual procuramos apoiar e remunerar o esforço de divulgação daqueles que nos referenciem a potenciais utilizadores do LawRD. Na prática o que propomos aos nossos afiliados é um pagamento mensal por cada utilizador captado para o LawRD, ao longo de 10 anos enquanto este se mantiver activo. Deste modo, quem tenha experimentado e comprovado as qualidades do LawRD e queira recomendá-lo a outros escritórios, pode gerar uma fonte de rendimento complementar, bastando para o efeito que nos apoie a superar o “estigma do vendedor de software” e a marcar demonstrações do LawRD.

Inclusivamente desenvolvemos uma aplicação, também ela SaaS, para apoiar a actividade daqueles que queiram recomendar o LawRD através de email e que permite aos afiliados acompanhar a performance dos seus emails e saber quando e quem leu o email.

Fica lançado o desafio. Vale a pena uma visita ao affiliates.lawrd.com:

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Quando pensamos em uma ação de marketing temos que ter em mente algumas premissas básicas para que esta atitude não seja um desperdício.

Três atitudes considero elementares:

• Quem?
• O quê?
• Como?

Em bom português:

• Quem é o seu público alvo?
• O que você pode fazer por ele?
• Como chegar até ele?

Não basta dizer que o seu negócio pode fazer tudo pelo cliente. Isto é impossível. Você precisa focar em um determinado público alvo.

Não se pode dizer que atende bem um empresário e o consumidor ao mesmo tempo.

Pense naquilo que você faz que poucos ou ninguém faz. Não vale dizer que você é honesto. Isto é o básico. Você deve ter um produto, um diferencial que seja palpável. Não precisa ser necessariamente o preço, pode ser um atendimento personalizado, um contato importante que resolve as coisas em menos tempo, enfim, algo que você possa fazer ao cliente que o seu concorrente nem sempre possa ou faz.

E muito importante: Como atingir este público alvo? Que ações podem ser tomadas? Ações práticas: Blog, site, jornais, entrevistas, ligações, etc.

Tudo depende do seu público alvo, do seu negócio, da sua visão de mercado.

Mas, todas as decisões passam por estes três filtros.

Pense nisto e mãos a obra!

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos:

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Na semana passada o ministro do Superior Tribunal de Justiça, Cesar Asfor Rocha, palestrou acerca do processo eletrônico, conforme noticia publicada aqui, debatendo que o processo eletrônico não prejudica o advogado, em fato o auxilia.

Dois pontos desta entrevista quero trazer a baila para uma reflexão:

“Um advogado da plateia pediu ao ministro que não penalizasse os advogados que, fora dos grandes escritórios, não têm tantos recursos para entrar nesse mundo tecnológico ou resolver problemas inerentes a ele. Asfor Rocha tratou logo de explicar que não penaliza ninguém. O que demorava sete meses para chegar às mãos dos ministros, agora leva cerca de cinco dias, quando não apenas um.
O ministro afirmou que os advogados, que não quiserem ou não puderem aderir ao processo eletrônico, tem a disposição tudo o que tinha no modelo tradicional, em papel. Se quiser pegar um avião e ir até Brasília, vai ter acesso ao processo, e poder, no caso, imprimir os autos, como fazia antigamente ao tirar cópias. O que o processo eletrônico oferece, disse, são benefícios ao trabalho do advogado e o máximo que pode acontecer é ele não desfrutar essas vantagens.”

Em bom português: ou utiliza o processo eletrônico ou não vai advogar. Se não podemos mais ingressar com ações sem ser na via eletrônica, como poderemos fotocopiar algo que não ingressamos?

O processo virtual traz vantagens de velocidade, padronização e atuação de maneira nacional. Mas, nem a OAB nem o Judiciário sabem como isto acontecerá.

Em fato, temos que o judiciário está impondo as regras e a OAB apenas assistindo estas regras sem muito repassar estas informações a seus profissionais.

Exemplo disto é a citação da notícia abaixo.

“Outra questão que não ficou de fora foi a recente decisão do Conselho Nacional de Justiça, que entendeu que os tribunais não podem obrigar os advogados a peticionar eletronicamente sem disponibilizar meios para que eles façam isso. O ministro afirmou desconhecer a decisão. Ele disse que exigir que os tribunais ofereçam os equipamentos não é uma resistência séria. Com R$ 5, disse o ministro, é possível levar a petição a uma lan house e enviá-la eletronicamente.”

Vamos analisar esta realidade dita pelo Ministro. Se o advogado não sabe os meios do processo eletrônico, não usa regularmente, não preparou o seu negócio para ele, o custo de R$ 5,00 por petição é um absurdo.

Basta raciocinar: Quantas petições fazemos no processo? Quantos clientes utilizam a AJG e pagam apenas se ganham a ação? Quantos processos temos que recorrer, fazer petições para pedir desde audiências até juntada de substabelecimento?

Agora calcule: Quanto custa um processo com R$ 5,00 a petição? Sem contar no tempo perdido numa lan house…

Enfim, Processo virtual x Poder Judiciário x Advocacia

Processo virtual, não tem volta.

Poder judiciário, impõe e diz como quer e pronto.

Advocacia, sobrou o resto: Precisa fazer acontecer a justiça com os meios que lhe são ditos.

Então, vamos ter atitude ou ficar assistindo acontecer?

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Quando decidimos criar o LawRD, estávamos conscientes que em muitas circunstâncias iríamos apresentar um conceito completamente inovador aos profissionais do Direito.

A inovação está essencialmente relacionada com o facto de o LawRD ser um serviço e não um CD-Rom contendo um software que obriga a um investimento inicial e à actualização periódica do mesmo.

Ao tratar-se de um SaaS, o software e toda a informação encontram-se alojados na “nuvem” (no caso do LawRD nos datacenters da Amazon) e estão disponíveis a partir de qualquer ligação à Internet, sem que os clientes tenham que preocupar-se com servidores, firewalls, vírus, infraestrutura tecnológica, compatibilidade de versões e segurança.

No caso do LawRD, a experimentação gratuita durante 30 dias é obrigatória, não existe investimento inicial e os pagamentos são feitos mensalmente em função do número de utilizadores, sem que haja qualquer tipo de contrato de fidelização.

Tudo isto é verdade e do nosso ponto de vista é o novo paradigma para o qual se caminha a um ritmo acelerado (obrigado Gmail, homebanking, Salesforce e outros que abriram caminho a soluções como o LawRD).

Contudo, a percepção destas vantagens torna-se evidente quando existe algum “problema” com o software. O que normalmente acontece é que os clientes ligam para a empresa que lhes forneceu o software, apresentando uma reclamação ou solicitando ajuda para resolver o problema. Procura-se marcar uma visita do técnico, que normalmente não acontece tão rapidamente como seria desejável, e se não houver atrasos, trânsito e outros imprevistos, o problema é resolvido e este auxílio é pago.

No caso do LawRD, a ajuda é solicitada através da própria aplicação utilizando a opção Contacte-nos:

A partir deste momento, a equipa do LawRD toma conta da situação e na grande maioria das situações esclarece as dúvidas aos utilizadores ou resolve o problema em menos de duas horas. Muitas vezes, a resposta ao pedido de ajuda é para informar que o problema está resolvido.

Por paradoxal que possa parecer, é nestes momentos em que os problemas e as dúvidas surgem que conseguimos demonstrar na prática as vantagens do modelo SaaS. Mais do que um software cujos direitos de utilização se compram, o LawRD é um serviço, prestado por uma equipa que está a um click de distância e que consegue resolver problemas e esclarecer dúvidas de forma rápida e prática para os clientes, reduzindo tempos de espera e os períodos em que o sistema de informação está indisponível para os seus utilizadores.

Assim, a resolução de problemas e o esclarecimento de dúvidas, no caso do LawRD constituem verdadeiros factores de fidelização e de satisfação de clientes e utilizadores.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

O valor hora do advogado é atribuído directamente no separador Utilizadores. Por defeito, apenas os utilizadores com perfil de Administrador acedem a esse separador do LawRD:

Para ver o custo hora e os honorários de um certo advogado deve-se clicar no respectivo nome e carregar no botão Alterar:

O Custo Hora indica quanto é que o advogado custa ao escritório por cada hora que trabalha e os Honorários corresponde ao valor hora cobrado ao cliente por cada hora que o advogado trabalha nos Dossiers do cliente.

O Custo Hora é usado na aplicação principalmente nos relatórios e no ecrã de verificação de resultados do dossier.

Nos relatórios, o Custo Hora é um factor importante para verificar a rentabilidade do advogado. O indicador da rentabilidade é obtido pela seguinte expressão:

O valor óptimo para este indicador é um valor acima de 100%. Um valor abaixo dos 100% significa que no período seleccionado os custos superaram os ganhos.

Este indicador pode ser analisado ao longo do tempo para o mesmo advogado e ser comparado com indicadores de rentabilidade de outros advogados ou mesmo com o indicador global de rentabilidade do escritório.

O LawRD permite assim efectuar comparações no tempo e no espaço!