Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

As redes sociais são a mídia do momento. Artigos, reportagens, não importa onde, só se fala disto. Traça-se paralelos entre as redes sociais e o mercado de trabalho, redes sociais e o marketing jurídico, redes sociais e a nova forma de comunicação da sociedade.

A reflexão que ecoa em todas as perguntas é: Estamos preparados? Talvez sim, talvez não.

Estar preparado para as redes sociais significa muito mais do que estar com a sua marca nas redes e atualizar periodicamente.

Significa interagir com outros nas redes;
Significa monitorar o que é debatido e interagir;
Significa dedicar tempo e assuntos com foco nas redes e para as redes;

Você faz isto ou apenas atualiza? Atualizar é imperioso, contudo não resolve tudo. Sem interatividade a rede fica monótona, vazia, sem qualquer sentido. O importante é se tornar conhecido das pessoas pela interatividade, pensamento, atualizações e visões sobre os fatos do dia a dia.

Isto mesmo! Fatos do dia a dia.

As redes estão cheias de pessoas vazias, é verdade.
As redes estão cheias de pessoas querendo apenas fama, é verdade.
As redes estão cheias de pessoas com interesses pessoais, é verdade.

Mas, apenas isto é verdade? Claro que não! As empresas cada vez mais optam pelas redes como forma de se relacionar com o seu público alvo, com o seu mercado.

Repito, não basta atualizar. Tem que interagir. Tem que ouvir o cliente.

Você está preparado para ouvir o cliente e lhe responder em tempo real?
Você está preparado para monitorar críticas e sem brigas e discussões resolver as situações?
Você está preparado para toda esta interatividade?

Em caso positivo, parabéns, você está preparado para as redes sociais. Caso negativo, pense bem. O futuro da sociedade passa pelas redes sociais e sua empresa depende disto…

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Muito se tem falado ultimamente de marketing jurídico, ou seja, sobre as melhores formas, procedimentos e estratégias para que os advogados possam divulgar a sua actividade e os serviços que prestam de forma tão ampla e eficaz quanto possível.

No entanto, é preciso não esquecer que a advocacia está sujeita a regras deontológicas que, não obstante variem, por vezes substancialmente, de país para país, são em geral proibitivas ou pelo menos restritivas no que se refere à publicidade.

Com efeito, a advocacia, pela função social que desempenha, pelas responsabilidades que implica, e pela especial relação de confiança entre advogado e cliente que um mandato forense – mesmo quando conferido com referência a assuntos não contenciosos - pressupõe, não pode ser encarada como uma actividade comercial, sendo necessário o estabelecimento e cumprimento de regras específicas, destinadas e adequadas a assegurar a vigência de padrões éticos particularmente exigentes, mais rigorosos do que os gerais, considerados suficientes na generalidade das actividades económicas.

Por outro lado, tem havido uma pressão cada vez maior do próprio mercado, sobretudo ao nível dos clientes empresariais, para que a advocacia se modernize e, de alguma forma, se «comercialize», no sentido de assumir posturas, procedimentos e comportamentos mais próximos dos que são seguidos pelas empresas, facilitando assim a comunicação e interacção entre estas e os respectivos advogados, por força da adopção de padrões de comportamento mais aproximados.

No que ao marketing e publicidade diz respeito, por exemplo, muitas pessoas, desconhecedoras das regras próprias da deontologia profissional dos advogados, estranham não ser activamente abordadas por advogados, quando o são constantemente por todos os restantes tipos de prestadores de serviços. E não vêm qualquer tipo de problema nisso…

As restrições à publicidade, ou a determinados tipos de publicidade, têm perfeita justificação no que se refere à advocacia, pelas razões já supra referidas. No entanto, em alguns países, as restrições à publicidade são quase absolutas, carecendo de alguma flexibilização.

Conto escrito por Gustavo Rocha (advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr), baseado em experiências reais de seus clientes antes da contratação:

Era uma vez um advogado que mesmo ouvindo, lendo e vendo todas as mudanças que o judiciário está fazendo em termos de sumula vinculante, processos repetitivos, bem como processo eletrônico, achou tudo lindo e manteve o seu negócio – que funcionava tão bem – da maneira que estava.

O advogado deixou o tempo passar e as rotinas internas do seu escritório se acomodarem…

Veio o implacável tempo e começaram a surgir problemas de ordem tecnológica.

O primeiro foi o advogado tentar peticionar no Superior Tribunal de Justiça. No papel não consegue. Via fax é proibido. Somente através do peticionamento eletrônico, que exige a certificação digital. Só que o advogado, como não estava se preparando para isto, descobriu esta realidade no último dia do prazo, quatro horas da tarde… Ou seja, não havia tempo hábil sequer para pegar uma certificação digital. E assim, era uma vez o prazo…

Vendo esta realidade, ele foi até a Ordem dos Advogados do Brasil, pegou uma certificação digital e pensou: “Tudo resolvido” e voltou ao seu escritório contente, deu a certificação para um estagiário e disse: “Te vira magrão! Agora é tudo contigo” e foi para sua sala com mesa de mármore…

Então, surgiu outro problema: o advogado percebeu, quando foi parado numa blitz de transito que o carro que estava em seu nome, comprado com suor do trabalho, de noites mal dormidas, estava no nome de outra pessoa… O advogado, mesmo avisado dos riscos, deu a certificação e senha para um estagiário que transferiu parte do seu patrimonio para um laranja…

Era uma vez o patrimônio…

Refeito do susto, com ações anulatórias de ato jurídico em tramitação para reaver seus bens, o advogado trocou a senha da certificação e resolveu que só ele iria usar…

Mais uma vez, o problema bateu a sua porta.

Como o advogado não se preocupou com a gestão, em sistematizar as rotinas internas do seu escritório, em ter um sistema que não apenas controle processos, mas igualmente gerencie o seu escritório, ele ficou escravo do tempo e do processo eletronico, posto que tudo tinha que passar pela sua certificação digital.

Então ele chamou uma consultoria para realinhar processos, implantar tecnologia, desenvolver o marketing jurídico, tudo ótimo… menos o tempo que o consultor pediu para implantar tudo isto: 12 meses. O advogado achou absurdo e não contratou a consultoria, afinal, em 12 meses ele mesmo faria tudo isto e muito mais rápido. Ledo engano… os dias passam, correm, voam… mais de 12 meses se passaram e praticamente nada mudou…

Enfim, com tudo indo contra a maré, só restou uma frase para sintezar esta estória: Era uma vez um advogado…

Não permita que o seu negócio caia neste conto. Acredite que tudo tem solução, basta força de vontade, persistência, amor ao que se faz e muito, mas muito trabalho. Se não consegues fazer sozinho, chame um especialista no assunto.

Não espere ficar no era uma vez um advogado bem sucedido que sucumbiu…

Aplique a gestão e tecnologia com qualidade e verás a diferença em resultado.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Recentemente vivenciei uma situação que divido com vocês por ser um pouco hilária e outro pouco (ou muito) um verdadeiro exemplo do que não podemos fazer em termos de planejamento (ou falta dele):

Sempre que vou a um cliente X, coloco meu carro num estacionamento Y e ali ele passa um dia todo, todas as semanas.

Numa determinada semana ao sair por volta das 17h40min cheguei no estacionamento e não havia ninguém. A casinha de cobrança estava vazia. Bati palmas (o estacionamento é um anexo da casa do dono), buzinei com meu carro várias vezes, esperei por quase 30 minutos e ninguém apareceu. Peguei meu carro e fui embora, sem pagar.

Na semana seguinte voltei ao mesmo estacionamento, ali chegando por volta das 9h da manhã e mais uma vez não ninguém para atender. Estava aberto, mas ninguém para atender. Passou a manhã toda e quando retornei por volta das 11h 30m estava o dono do estacionamento. Paguei ele pela semana anterior e perguntei o porque de não haver ninguém. Resposta: “Porque o atendente está de férias e ninguém ficou no lugar dele, então eu abro e fecho, mas durante o dia somente as câmeras controlam quem entra e quem sai, inclusive não cobro muitos que aqui deixam seus veículos por falta de controle”.

Em bom português: Simplesmente por não ter planejamento, uma empresa muda seu serviço do dia pra noite (nunca tive reclamação anterior a respeito do estacionamento), dependendo totalmente de um funcionário para prestar um bom serviço.

Em quantas empresas algo similar ocorre? Empresas que não planejam as férias, substituem funcionários um por qualquer outro, sem conhecimento de causa do que está fazendo, literalmente “tapando furo”.

É fundamental que a empresa compreenda a função de cada funcionário, para que as substituições sejam adequadas e que a empresa não perca a sua identidade.

Um cliente que vai embora por um serviço ruim não retorna, ainda divulga isto para muitos, o que é péssimo.

Faça do planejamento a marca da sua empresa. Hoje e sempre.

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

O recurso a redes sociais para a promoção de actividades económicas dos mais variados ramos está inegavelmente na moda, e são conhecidos vários exemplos de bons resultados.

O contrário, porém, também é verdade: são muitos os agentes económicos que têm dúvidas sobre o efectivo retorno dos investimentos (designadamente de recursos imateriais, como o tempo de trabalho gasto pelos seus colaboradores, entre outros) que as suas organizações fizeram nesta área, os quais, aliás, pela sua natureza são eles próprios em larga medida de difícil quantificação.

Existe, por isso, abundante margem para discussão sobre a maior ou menor eficácia deste tipo de marketing, e sobre as melhores técnicas para o executar, relativamente aos mais variados ramos de actividade económica e correspondentes tipos de produtos ou serviços.

Algumas profissões, designadamente a dos advogados, têm, quer por força das regras deontológicas a que estão sujeitos ao nível de restrições à publicidade, quer por razões de índole cultural ou de gestão de imagem perante o mercado e a sociedade em geral, uma maior reticência em recorrer a este tipo de ferramentas para divulgação da sua actividade profissional.

No entanto, esta tendência tem vindo a mudar gradualmente, e hoje em dia já existe um número considerável de advogados e sociedades de advogados a marcar presença de forma notória e assumida nas redes sociais, muito embora essa prática esteja longe de ser universal ou sequer, por enquanto, de constituir uma tendência dominante.

Com efeito, numa profissão como a advocacia, em que as relações de confiança pessoal entre o advogado e o cliente são particularmente importantes, e muito mais vincadas do que na maior parte das restantes profissões, há todas as razões para duvidar com fundamento, nesta área como noutras com características semelhantes e distintas (mesmo nos dias que correm) das que são próprias do comércio em geral, da eficácia das redes sociais enquanto ferramentas de promoção e divulgação da prestação de serviços jurídicos.

Apesar disso, é inegável que é cada vez maior o número de advogados e sociedades de advogados a recorrer às redes sociais para divulgar a sua actividade profissional, e só o tempo poderá demonstrar, afinal, quem tem razão.

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Gestão de tempo, e concretamente do tempo despendido por cada pessoa numa determinada tarefa, é um elemento chave para a gestão de qualquer empresa, pois constitui um índice medidor do esforço exigido à organização (designadamente aos respectivos recursos humanos, que costumam ser vistos, e bem, como um custo fixo ou geral, e não um custo específico de um determinado cliente ou projecto) na realização de cada uma das suas tarefas.

A gestão de tempo permite, assim, identificar desperdícios, ineficiências logísticas e outros obstáculos que dificultam a produção e diminuem significativamente o seu ritmo, prejudicando os resultados operacionais da empresa.

Se este assunto é importante para a gestão de qualquer empresa, muito mais o é para a gestão daquelas que se dedicam a actividades que, como a advocacia e a consultoria em geral, muitas vezes se organizam com base em modelos de custo/hora e preço/hora, cujo sucesso está directamente dependente da optimização da utilização do tempo de cada colaborador, com reflexos directos na facturação.

Quanto a esta matéria, três conselhos muito práticos:

• Procurar limitar ao mínimo as interrupções, que são sempre demasiadas (por exemplo, aquele e-mail que acabou de chegar é assim mesmo tão urgente, ao ponto de alterar o seu plano de trabalho e adiar, uma vez mais, outras tarefas que já estão por executar há mais tempo, e que assim vão continuar por fazer, e acabar por se tornar verdadeiramente urgentes apenas por  terem passado a estar em atraso?).

• Não empenhar demasiado tempo em tarefas de retorno duvidoso (fará sentido sentir-se obrigado a marcar presença em todas as conferências sobre determinado tema, quando da maior parte delas  delas não resulta nenhum benefício efectivo? Provavelmente, faz mais sentido comparecer apenas quando efectivamente se tem disponibilidade para «perder» aquelas horas preciosas, que podem fazer toda a diferença quando se está assoberbado de trabalho).

• Não banalizar a classificação «URGENTE» (se tudo é urgente, nada acaba por ser tratado como tal, e perde-se a noção das prioridades com prejuízos evidentes para a organização e qualidade do trabalho. Tente perceber quando é que o cliente necessita efectivamente do trabalho feito e «negociar» com ele o prazo de entrega. A maior parte dos clientes perceberá que só têm a ganhar com uma melhor e mais cuidada execução do trabalho, desde que confie que o prazo estabelecido será respeitado).

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

A conta corrente de um cliente representa a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade de advogados.

Pensando assim tudo se torna fácil: quando eu (advogado) emito uma nota de honorários ao cliente, ele deve-me dinheiro logo debito a conta corrente para representar esta posição devedora.

Quando o cliente paga um nota de honorários, deixa de dever dinheiro ou, dito de outro modo, assume uma posição credora perante mim (advogado). Assim, pagamentos do cliente são sempre creditados na sua conta corrente. É por isso que ao receber uma provisão para honorários ou despesas, eu tenho de creditar a conta corrente do meu cliente.

Mas uma conta corrente que apenas retrate os movimentos financeiros e responsabilidades não chega. Vejamos o seguinte caso prático:

Um advogado abre um dossier para um cliente e pede uma provisão para honorários no valor de €2.000. A conta corrente apresenta um saldo credor de €2.000. Perfeito: saldo credor na conta corrente é sempre uma boa posição financeira do cliente!

Durante uma semana, o advogado trabalhou 20 horas no processo do cliente. Sabendo que o nosso advogado cobre de honorários €150/hora, qual é a situação financeira do cliente?

Num software tradicional de facturação a resposta seria: o cliente tem um crédito de €2.000. Com a informação proporcionada por este tipo de software está tudo OK com o cliente.

Caso o advogado utilize o LawRD, ao consultar a conta corrente do cliente verá a seguinte informação:

O LawRD apresenta dois saldos:

• Um a verde e no valor de €2.000 que representa a posição credora do cliente pelo facto de ter realizado um adiantamento via uma provisão.
• Um a vermelho e negativo no valor de -€1.000.

Este valor de -€1.000,00 representa a verdadeira situação financeira do cliente perante o advogado. O LawRD considera que no final do mês a posição do cliente é a seguinte:

€2.000 (Provisão) – [20 horas trabalhas x €150,00] = €2.000 - €3.000 = -€1.000

O LawRD apresenta dois conceitos de conta corrente:

• A tradicional, ou seja, a que reflecte emissão de notas de honorários e os pagamentos do cliente;
• E uma, a que damos o nome de Conta Corrente Global, que tem em consideração as tarefas e despesas já lançadas no dossier mas que ainda não foram facturadas ao cliente.

Perante o cenário do exemplo, o advogado tem duas hipóteses: ou pede um reforço de provisão ou factura tudo o que está pendente para alterar a posição financeira do cliente para devedora.

No primeiro caso e supondo que foi solicitado ao cliente uma nova provisão de €2.500, a conta corrente fica credora em €4.500 olhando apenas para os fluxos financeiros e credora de €1.500 quando se consideram o tempo já trabalhado no dossier e ainda não facturado:

Este saldo de €1.500 representa cerca 10 horas de trabalho (€1.500 a dividir por €150) que o advogado ainda pode realizar no processo. A partir desse ponto a posição do cliente volta a ser devedora perante a sociedade.

Caso o advogado opte por facturar o trabalho realizado ao cliente, o saldo das duas contas conta correntes ficam iguais e devedoras em €1.000:

O LawRD apresenta a vermelho e a negativo as situações devedoras do cliente no cabeçalho da conta corrente. É uma forma de chamar à atenção do gestor do dossier: posições devedoras do cliente geralmente necessitam de atenção por parte do gestor do dossier ou do responsável administrativo.

E qual é a vantagem de apresentar dois conceitos de conta corrente? Apresentamos uma: a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade é apresentada em tempo real. A emissão de facturas nunca está em linha com o trabalho realizado. Usando o LawRD, o nosso advogado é informado mais cedo que a posição financeira do cliente é devedora … e informação em tempo real é a informação valiosa porque permite ao advogado tomar decisões mais cedo e não ter que aguardar pelo tempo administrativo da emissão da facturação para ter de tomar decisões.

LawRD é informação útil em tempo útil.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Durante muitos e muitos anos a indicação de outros clientes sempre foi o melhor meio de obter novos clientes. Hoje, com o advento das redes sociais, temos as redes sociais como uma forma de indicação, interatividade e obtenção de novos clientes.

Será?

As redes sociais são uma excelente forma de conseguir novos contatos, seguidores para aquilo que pensamos, contudo, é apenas uma forma, um meio, não a razão, cerne da contratação.

A indicação nasce do bom trabalho, do bom atendimento, do preço justo, serviço perfeito, tudo justo e perfeito. Com estes adjetivos, o cliente do teu negócio está apto a poder indicar teu serviço para outra pessoa.

Além de termos um bom trabalho, atendimento, preço, etc, precisamos divulgar isto, ou seja, temos que pensar em marketing.

Como dar publicidade? Existem “n” maneiras! Algumas lícitas perante o código de ética do advogado, outras não. Agora, apenas divulgar não é o foco. A informação divulgada deve estar acompanhada da credibilidade. Credibilidade adquirimos com posicionamentos que refletem o trabalho, ou seja, se falamos sobre o direito do trabalho - reclamante, devemos falar sobre isto, dar dicas, etc. Apenas isto? Claro que não! Precisamos ter ações reais e efetivas em prol do direito dos reclamantes, como apoiar ou participar de sindicatos, estar a frente de movimentos de interatividade com este público alvo.

E como se constrói isto hoje em dia?

Através das redes sociais.

Não se iluda. As gerações mais novas estão até conversando apenas pelas redes sociais. Ignorar isto é deixar o escritório com data de término.

Então, o que vale mais: Indicação ou redes sociais? Indicação com credibilidade, inclusive através das redes sociais.

Para celebrar a participação do LawRD – Reports on Demand na conferência de 5 de Junho em Londres dos European Lawyers, criamos uma oferta especial:

• 3 meses de experimentação gratuita do LawRD para todos os fãs dos European Lawyers no Facebook.
• 3 meses de utilização gratuita extra para todos os participantes da conferência.

Assim, a oferta especial de utilização gratuita do LawRD pode totalizar 6 meses.

Para ter acesso a esta oferta basta clicar nos seguintes campos ao efectuar o registo no free trial do LawRD:

Relembramos que o LawRD, durante o período experimental, tem todas as funcionalidades activas para permitir uma boa avaliação das suas funcionalidades.

Com esta iniciativa reforçamos a nossa ligação aos European Lawyers e, tal como aconteceu na conferência de Bruxelas em 2009, contamos com a vossa presença em Londres … desde que o vulcão islandês não se lembre de estragar os nossos planos!

Temos sido questionados se a muchBeta – empresa que desenvolve o LawRD - Reports on Demand – emite facturas e recibos da mensalidade de utilização do LawRD. Obviamente que sim.

O cliente do LawRD tem duas formas de efectuar o pagamento da sua mensalidade: cartão de crédito e transferência bancária.

Caso o cliente opte por pagar por cartão de crédito, a factura e o recibo são automaticamente emitidos ficando disponíveis na consola do LawRD via o download de um PDF.

Caso o cliente opte por pagar por transferência bancária, o LawRD informa o cliente do valor a transferir e o número da conta bancária (IBAN) da muchBeta. A factura e o recibo apenas serão emitidos após a muchBeta confirmar a realização da transferência (normalmente 2-5 dias úteis).

Para o cliente visualizar as suas facturas e recibos, um administrador do LawRD deve aceder às Definições clicando em:

Para ter acesso aos PDF das facturas e recibos basta clicar em Conta-Corrente:

Como nota final, estando a muchBeta localizada na União Europeia, a empresa cumpre todos os requisitos legais do IVA.