Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

A conta corrente de um cliente representa a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade de advogados.

Pensando assim tudo se torna fácil: quando eu (advogado) emito uma nota de honorários ao cliente, ele deve-me dinheiro logo debito a conta corrente para representar esta posição devedora.

Quando o cliente paga um nota de honorários, deixa de dever dinheiro ou, dito de outro modo, assume uma posição credora perante mim (advogado). Assim, pagamentos do cliente são sempre creditados na sua conta corrente. É por isso que ao receber uma provisão para honorários ou despesas, eu tenho de creditar a conta corrente do meu cliente.

Mas uma conta corrente que apenas retrate os movimentos financeiros e responsabilidades não chega. Vejamos o seguinte caso prático:

Um advogado abre um dossier para um cliente e pede uma provisão para honorários no valor de €2.000. A conta corrente apresenta um saldo credor de €2.000. Perfeito: saldo credor na conta corrente é sempre uma boa posição financeira do cliente!

Durante uma semana, o advogado trabalhou 20 horas no processo do cliente. Sabendo que o nosso advogado cobre de honorários €150/hora, qual é a situação financeira do cliente?

Num software tradicional de facturação a resposta seria: o cliente tem um crédito de €2.000. Com a informação proporcionada por este tipo de software está tudo OK com o cliente.

Caso o advogado utilize o LawRD, ao consultar a conta corrente do cliente verá a seguinte informação:

O LawRD apresenta dois saldos:

• Um a verde e no valor de €2.000 que representa a posição credora do cliente pelo facto de ter realizado um adiantamento via uma provisão.
• Um a vermelho e negativo no valor de -€1.000.

Este valor de -€1.000,00 representa a verdadeira situação financeira do cliente perante o advogado. O LawRD considera que no final do mês a posição do cliente é a seguinte:

€2.000 (Provisão) – [20 horas trabalhas x €150,00] = €2.000 - €3.000 = -€1.000

O LawRD apresenta dois conceitos de conta corrente:

• A tradicional, ou seja, a que reflecte emissão de notas de honorários e os pagamentos do cliente;
• E uma, a que damos o nome de Conta Corrente Global, que tem em consideração as tarefas e despesas já lançadas no dossier mas que ainda não foram facturadas ao cliente.

Perante o cenário do exemplo, o advogado tem duas hipóteses: ou pede um reforço de provisão ou factura tudo o que está pendente para alterar a posição financeira do cliente para devedora.

No primeiro caso e supondo que foi solicitado ao cliente uma nova provisão de €2.500, a conta corrente fica credora em €4.500 olhando apenas para os fluxos financeiros e credora de €1.500 quando se consideram o tempo já trabalhado no dossier e ainda não facturado:

Este saldo de €1.500 representa cerca 10 horas de trabalho (€1.500 a dividir por €150) que o advogado ainda pode realizar no processo. A partir desse ponto a posição do cliente volta a ser devedora perante a sociedade.

Caso o advogado opte por facturar o trabalho realizado ao cliente, o saldo das duas contas conta correntes ficam iguais e devedoras em €1.000:

O LawRD apresenta a vermelho e a negativo as situações devedoras do cliente no cabeçalho da conta corrente. É uma forma de chamar à atenção do gestor do dossier: posições devedoras do cliente geralmente necessitam de atenção por parte do gestor do dossier ou do responsável administrativo.

E qual é a vantagem de apresentar dois conceitos de conta corrente? Apresentamos uma: a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade é apresentada em tempo real. A emissão de facturas nunca está em linha com o trabalho realizado. Usando o LawRD, o nosso advogado é informado mais cedo que a posição financeira do cliente é devedora … e informação em tempo real é a informação valiosa porque permite ao advogado tomar decisões mais cedo e não ter que aguardar pelo tempo administrativo da emissão da facturação para ter de tomar decisões.

LawRD é informação útil em tempo útil.

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde o lançamento do LawRD que o nosso esforço de alargamento da comunidade de utilizadores é feito essencialmente por duas vias: Internet e redes sociais e abordagem directa a profissionais do sector.

Quando nos dirigimos directamente aos escritórios de advogados procurando uma oportunidade de fazer uma demonstração (presencial ou online) e apresentar o LawRD, confrontamo-nos sistematicamente com o estigma do vendedor de software que invoca nos nossos interlocutores as más recordações associadas a anteriores processos de implementação de sistemas de informação: necessidade de formação, estar sempre a perguntar àquele colega como é que se faz isto e aquilo, tentar contactar o fornecedor para resolver um problema e não conseguir fazê-lo em tempo útil, …

Normalmente só conseguimos arrancar a etiqueta de “vendedor de software”, quando logramos avançar para a fase de demonstração do LawRD, em que as pessoas percebem que se trata de algo diferente daquilo que estão habituadas a ver e usar, ou quando somos recomendados por alguém que já experimentou ou utiliza o LawRD. A partir daí, tudo resulta muito mais fácil, porque existem factores de diferenciação que conseguimos demonstrar de forma imediata e que são reconhecidos pelos nossos clientes: facilidade de utilização, acesso a partir de qualquer ligação à Internet, helpdesk sempre disponível para apoiar utilizadores e resolver problemas online, experimentação gratuita durante 30 dias, bom preço e sem necessidade de investimento inicial.

Com o intuito de contornar este primeiro obstáculo à apresentação do LawRD, desenvolvemos um programa de afiliados, com o qual procuramos apoiar e remunerar o esforço de divulgação daqueles que nos referenciem a potenciais utilizadores do LawRD. Na prática o que propomos aos nossos afiliados é um pagamento mensal por cada utilizador captado para o LawRD, ao longo de 10 anos enquanto este se mantiver activo. Deste modo, quem tenha experimentado e comprovado as qualidades do LawRD e queira recomendá-lo a outros escritórios, pode gerar uma fonte de rendimento complementar, bastando para o efeito que nos apoie a superar o “estigma do vendedor de software” e a marcar demonstrações do LawRD.

Inclusivamente desenvolvemos uma aplicação, também ela SaaS, para apoiar a actividade daqueles que queiram recomendar o LawRD através de email e que permite aos afiliados acompanhar a performance dos seus emails e saber quando e quem leu o email.

Fica lançado o desafio. Vale a pena uma visita ao affiliates.lawrd.com:

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos:

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Quando decidimos criar o LawRD, estávamos conscientes que em muitas circunstâncias iríamos apresentar um conceito completamente inovador aos profissionais do Direito.

A inovação está essencialmente relacionada com o facto de o LawRD ser um serviço e não um CD-Rom contendo um software que obriga a um investimento inicial e à actualização periódica do mesmo.

Ao tratar-se de um SaaS, o software e toda a informação encontram-se alojados na “nuvem” (no caso do LawRD nos datacenters da Amazon) e estão disponíveis a partir de qualquer ligação à Internet, sem que os clientes tenham que preocupar-se com servidores, firewalls, vírus, infraestrutura tecnológica, compatibilidade de versões e segurança.

No caso do LawRD, a experimentação gratuita durante 30 dias é obrigatória, não existe investimento inicial e os pagamentos são feitos mensalmente em função do número de utilizadores, sem que haja qualquer tipo de contrato de fidelização.

Tudo isto é verdade e do nosso ponto de vista é o novo paradigma para o qual se caminha a um ritmo acelerado (obrigado Gmail, homebanking, Salesforce e outros que abriram caminho a soluções como o LawRD).

Contudo, a percepção destas vantagens torna-se evidente quando existe algum “problema” com o software. O que normalmente acontece é que os clientes ligam para a empresa que lhes forneceu o software, apresentando uma reclamação ou solicitando ajuda para resolver o problema. Procura-se marcar uma visita do técnico, que normalmente não acontece tão rapidamente como seria desejável, e se não houver atrasos, trânsito e outros imprevistos, o problema é resolvido e este auxílio é pago.

No caso do LawRD, a ajuda é solicitada através da própria aplicação utilizando a opção Contacte-nos:

A partir deste momento, a equipa do LawRD toma conta da situação e na grande maioria das situações esclarece as dúvidas aos utilizadores ou resolve o problema em menos de duas horas. Muitas vezes, a resposta ao pedido de ajuda é para informar que o problema está resolvido.

Por paradoxal que possa parecer, é nestes momentos em que os problemas e as dúvidas surgem que conseguimos demonstrar na prática as vantagens do modelo SaaS. Mais do que um software cujos direitos de utilização se compram, o LawRD é um serviço, prestado por uma equipa que está a um click de distância e que consegue resolver problemas e esclarecer dúvidas de forma rápida e prática para os clientes, reduzindo tempos de espera e os períodos em que o sistema de informação está indisponível para os seus utilizadores.

Assim, a resolução de problemas e o esclarecimento de dúvidas, no caso do LawRD constituem verdadeiros factores de fidelização e de satisfação de clientes e utilizadores.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

O valor hora do advogado é atribuído directamente no separador Utilizadores. Por defeito, apenas os utilizadores com perfil de Administrador acedem a esse separador do LawRD:

Para ver o custo hora e os honorários de um certo advogado deve-se clicar no respectivo nome e carregar no botão Alterar:

O Custo Hora indica quanto é que o advogado custa ao escritório por cada hora que trabalha e os Honorários corresponde ao valor hora cobrado ao cliente por cada hora que o advogado trabalha nos Dossiers do cliente.

O Custo Hora é usado na aplicação principalmente nos relatórios e no ecrã de verificação de resultados do dossier.

Nos relatórios, o Custo Hora é um factor importante para verificar a rentabilidade do advogado. O indicador da rentabilidade é obtido pela seguinte expressão:

O valor óptimo para este indicador é um valor acima de 100%. Um valor abaixo dos 100% significa que no período seleccionado os custos superaram os ganhos.

Este indicador pode ser analisado ao longo do tempo para o mesmo advogado e ser comparado com indicadores de rentabilidade de outros advogados ou mesmo com o indicador global de rentabilidade do escritório.

O LawRD permite assim efectuar comparações no tempo e no espaço!

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

Os relatórios do LawRD foram projectados para dar resposta imediata a qualquer gestor de escritórios de advogados, sobre a informação registada no sistema.

Para isso, identificamos no sistema as Entidades principais às quais são associados dados. São estas: os Clientes, os Dossiers, os Advogados, os Angariadores, os Gestores de Dossier e a Performance do Escritório. Estas entidades podem ser individualmente usadas como agrupadores de valores, ou cumulativamente como filtros à informação.

Depois, identificamos também todos os indicadores numéricos sobre quanto estamos a prever gastar, a gastar efectivamente e a ganhar efectivamente. Sobre estes indicadores básicos cruzamos ainda o estado de pagamento das facturas e o parcial das facturas dedicado a despesas e a tempos. Com esses dados podemos saber, entre outras coisas, o Resultado registado no sistema, a Taxa de Cumprimento do Plano ou a Produtividade do Trabalho.

Com esta metodologia de análise de dados facilitamos ao utilizador final uma ferramenta que permite identificar os motivos, de forma analítica, para um período de facturação atípico, uma baixa nas receitas, uma tendência de subida ou descida. Os relatórios do LawRD a quando da análise de uma das questões antes mencionadas dizem-nos: Quem, para Quem, o Quê, Quando, Trazido por Quem, sob a Responsabilidade de Quem e ainda o tão desejável COMO.

Para facilitar a equação de um qualquer problema, os relatórios estão organizados em entidades, as quais têm sempre quatro grupos de análise: Valor, Tempo, Rentabilidade e Produtividade. Cada um desses grupos de análise é constituído por um conjunto de indicadores, que são agrupados pela entidade previamente seleccionada. Se o utilizador quiser ainda filtrar os dados obtidos, pode fazê-lo num formulário de filtros constituído pelas 6 entidades.

Ex: O Advogado João está com um decréscimo de produtividade de 25% este mês. Durante os últimos meses tem sido bastante regular,pelo que não consigo explicar o que se poderá estar a passar. O problema aqui, pode estar em 3 situações:

• O João anda distraído e não está a conseguir ter a mesma performance, conforme demonstra o relatório de produtividade.
• A empresa está a passar um momento complicado. Isto é facilmente identificado pelo relatório temporal, que mostra uma linha de evolução no Volume de Facturação.
• O João está a trabalhar num dossier que é um buraco negro. Para verificar esta situação devo seleccionar a entidade Dossier, o grupo de análise Tempo e filtrar pelo advogado João.Uma grande discrepância entre tempo real e tempo facturado, identificará a causa do problema.

Devido à grande quantidade de dados usados em cada relatório, os quais envolvem quase todas as estruturas de informação do software, foi necessário criar um mecanismo de cache de dados, que simplifica e agiliza a selecção de dados. O único senão é que os dados não são mostrados em tempo real (a actualização é feita a cada meia hora), mas em casos imperativos o utilizador pode sempre actualizá-los manualmente, com um só click.