Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Ao meu ver, algumas premissas são fundamentais antes de escolher o seu software jurídico:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?
2. Qual a gestão do escritório para o software?
3. Quem será responsável pelo software?
4. Qual a segurança do software?

Vamos analisar um a um dos requisitos mínimos:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?

Onde: Instalado no servidor do seu escritório ou na internet? Aqui vale uma boa reflexão: No seu escritório, quem cuida de toda manutenção (ampliação do servidor, máquinas novas, etc) é o escritório. Na web, o sistema é instalado num data center, quem cuida de tudo, inclusive do backup é a empresa de software. Ao meu ver, melhor com eles que são especialistas, do que com o escritório que ora faz backup, ora não, etc.

Quando: Qual o aporte (valor) que o escritório está disposto a investir? O escritório quer o bom e do melhor com preços baixos, certo? Errado. O melhor é o investimento feito dentro da disposição financeira do escritório em consonancia com a gestão do mesmo (próximo tópico). As vezes é melhor iniciar com um produto que satisfaz as principais necessidades – mesmo sendo menor – do que investir pesado em um produto que pode não estar adequado a realidade do negócio. O melhor software é aquele que serve ao bolso e ao resultado diante dos clientes, lembre-se disto.

O quê: Ou melhor, qual a minha necessidade efetiva para o software? Alguns pensam que o software irá resolver todos os seus problemas. Não é assim que funciona. Primeiramente é fundamental que os requisitos de o quê o software irá abranger seja estabelecido. O software irá controlar processos apenas? Irá incluir o financeiro? Quiçá os documentos do escritório? Talvez tudo isto junto? E que tal outra proposta? Um destes itens de cada vez? Nem Deus-Pai criou o mundo em apenas um dia. É, amigo leitor, planejamento é antes de tudo fundamental para o sucesso.

Quem: Se os requisitos acima foram respondidos, você já está apto a primeira fase de procura do software ideal  a sua realidade e poderá responder quem irá ser brindado pela sua aquisição.

2. Qual a gestão do escritório para o software?

Parece estranha a pergunta, não? Contudo, sua resposta é a base para qualquer implantação de software bem sucedida. Não é o software que determina a gestão do negócio, mas sim o escritório que dita como deverá ser controlado a si mesmo.

Não se iludam: Muitos vendedores dirão que o seu software resolve tudo. Falsa ilusão. Nenhum software consegue isto. Agora, se a gestão é iniciada no escritório, há determinações de funções e rotinas, bem como uma visão clara de como o software irá interagir com o escritório, o sucesso é garantido.
Faça primeiro a gestão do seu negócio. O software que se adaptar bem em cima disto, é o seu software ideal.

3. Quem será responsável pelo software?

Pode parecer estranho, mas é fundamental que uma pessoa do escritório (que conheça preferencialmente processo e goste de tecnologia) seja treinado adequadamente para gerenciar o software no escritório.

Por quê?

Porque precisar do suporte do software para resolver coisas simples do dia a dia pode ser um tormento. Normalmente na implantação do software uma pessoa ou algumas podem e devem receber treinamento mais específico de administração do software. Não adianta treinar uma secretária ou braço direito. Tem que ser alguém ligado ao direito e que goste efetivamente de tecnologia.

Planeje esta realidade dentro da gestão do seu negócio.

4. Qual a segurança do software?

Antes de contratar, questione alguns pontos básicos:

• Aonde está instalado o servidor do data center;
• Quais os requisitos de segurança que ele tem (backup espelhado, backup externo, etc);
• Quais os requisitos que o escritório precisa ter para acessar este data center;
• Em caso de rescisão do contrato, como serão devolvidos os dados do escritório?

Entre outras perguntas. Ter segurança no que se contrata é o mínimo.

Agora, não pense que isto somente vale para softwares data center. Se o seu software for instalado no escritório, as perguntas similares são válidas:

• Como será feito o backup? (onde, periodicidade, etc)
• Haverá backup externo?
• Quais requisitos (inclusive licenças de software) para instalação?
• Quanto deverá ser investido para ter tudo funcionando?

A questão fundamental é: tanto em data center como em servidor interno, segurança é fundamental.

Enfim,

Muitas informações para esclarecer um pouco sobre o que devemos pensar antes de adquirir um software.

Abaixo relaciono dicas de utilização. Servem para qualquer software:

• Sempre antes de cadastrar um cliente no sistema, pesquisar se ele já não foi cadastrado.
• Não usar tudo maiúsculo, optar por maiúsculo e minúsculo.
• Tentar o máximo de informações para o cadastro. Quanto mais dados e informações melhor.
• Não usar acentos.
• Cuidar sempre o português do cadastro e frases de concordância.
• Peças a serem anexadas no sistema serão em formato word ou pdf?
• Deve haver um prazo para troca da senha do sistema.
• Sugestão de login: email do escritório,
• Sugestão de senha: Pelo menos 6 caracteres, entre letras e números e um carácter especial tipo # ou @
• Tudo que for relativo a prazo, compromisso, etc deve estar na agenda. Devemos separar a agenda por tipos (compromisso, prazo, diligência, pendencia, audiência, particular, etc) visando termos filtros fáceis e diretos.
• Sistemas web somente salvam se clicar no item salvar. Não existe salvamento automático!
• Tudo que for lançado no sistema deve ter um propósito para fins de relatório futuro. Lançar apenas por lançar é perder a informação.
• Cuidado a selecionar algo, sempre selecione na caixa de seleção e depois clique fora da caixa, senão ao rolar o mouse ou teclado poderá mudar o que está na caixa de seleção do sistema.
• Internet é fundamental em termos de sistemas jurídicos e processo eletronico. Sem uma segunda internet no escritório (contingência), seja ela adsl ou pen modem, você está em risco.
• Normalmente há diversas formas de salvar documentos em cada software. Use a especificada pelo desenvolvedor. Salvar petições no financeiro, por exemplo, de nada resolverá ao propósito. Salve no local adequado.
• Muitos softwares hoje geram documentos automaticamente. Aprenda a usar este recurso e confira os dados após a elaboração do documento antes de imprimir.
• Use o software diariamente. Esteja com ele sempre aberto e lance o máximo possível de informação.
• Cada usuário possui uma permissão de acesso no sistema. Se não abrir algo, não se desespere, primeiro verifique com o administrador do software interno (pessoa do escritório mais preparada/treinada no software) se não é um requisito de licença de uso apenas.
• O suporte do software deve ser eficiente. Algumas empresas cobram por isto. Bom ficar atento a esta realidade.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Muito se fala em gestão de escritórios jurídicos, em como eles precisam se organizar, estarem preparados para o mercado atual, etc.

Gestão é um termo muito amplo, verdadeiro e assertivo. Contudo, gestão não é a resposta para tudo.

A gestão na advocacia é como um adjetivo, necessita de um sujeito e um verbo para existir.

Como assim?

Sujeito

De que adianta falar em gestão, em padronização de procedimentos, em análise de resultados, se quem comanda o escritório não está fazendo o seu dever de casa?

A direção do negócio tem que ser a primeira a estar envolvida com o processo de mudança do escritório. Ela será o motivacional para toda equipe encarar as mudanças com seriedade, respeito e vontade.

Fazer gestão significa analisar os procedimentos internos, fazer uma crítica em cima dos procedimentos e aplicar as mudanças necessárias para o crescimento do negócio.

Para tanto, é fundamental e imprescindível a presença dos sócios neste processo. Podem ser delegadas as tarefas administrativas, entretanto, as de cunho estratégico tem que ser definidas por aqueles que pensam a empresa e assumem o seu risco, ou seja, os sócios.

Por lógico, uma andorinha não faz o verão. Todos os colaboradores devem participar, auxiliar, estar conectados com o negócio e o seu projeto.

Mais uma vez para isto, o sujeito (líder, sócio, administrador) deve estar presente e ser constante, transformando o planejamento em algo real e palpável.

Verbo

Neste sentido, se tivermos sujeitos (pessoas dispostas a encarar o projeto de mudança), estamos com o primeiro passo dado. Porém, sem uma ação concreta (verbo), não haverá nenhuma modificação. Já diz a lei da física que se algo está em inércia, tende a ficar em inércia se algo não modificar seu estado.

Assim, qual(is) ação(ões) você está fazendo neste momento para o seu negócio? Pelo menos temos que pensar nesta ações:

• Investir em Marketing Jurídico;
• Investir em Redes Sociais;
• Investir em software adequado.

Quer dizer, temos estar conectados ao mercado de hoje (marketing jurídico) ao mercado de hoje e de futuro (redes sociais), bem como com a tecnologia como fator preponderante para alavancar o negócio (produzir mais com o mesmo número de pessoas, agregando informações estratégicas e relacionais). Não basta ter sujeito. Temos que ter e ser o verbo da mudança.

Adjetivo

O adjetivo em uma frase é o que a qualifica, o que a embeleza, o que  diz algo a mais.

A gestão se encaixa perfeitamente nisto. Primeiro, porque não tem como existir gestão sem um sujeito e verbo antes. Segundo, porque mesmo um escritório movido por pessoas motivadas e líderes de si com uma ação efetiva na advocacia, sem a gestão, está fadada a ficar estagnada no mercado atual.

Tendo gestão, o escritório tem um fator que agrega qualidade. Consegue estar presente no mercado com eficiência e eficácia.

O mercado não aguarda os escritórios se adaptarem a gestão. Ele contrata aqueles que tem gestão.

Como está o seu escritório nisto?

Tem sujeitos ativos e líderes de si?

Tem ações efetivas focadas em resultados estratégicos?

A gestão está sendo utilizada como qualidade para o seu escritório?

O adjetivo da gestão é mais do que um qualitativo, é um diferencial forte de mercado.

Enfim,

Em bom português, a gestão somente poderá acontecer como o adjetivo da sentença: com um sujeito ativo e verbo executor para trilhar um caminho de sucesso, com mais qualidade de trabalho, padronização, organização e resultados sustentáveis para o negócio.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Quando fazem esta pergunta, todos se questionam o mesmo: querem um software completo, que faça mais do que controlar processos, que organize o escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o processo eletronico, enfim, que salve o escritório do caos.

Ledo engano.

Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.

Como assim?

Qualquer software possui inúmeras qualidades, principalmente de gerenciar informações, oferecer respostas rápidas (desde que bem cadastrado), extrair relatórios, etc. Todavia, para um escorreito funcionamento, temos que ter em mente que os dados (informações) a serem cadastradas precisam ter uma lógica, um padrão.

Para se chegar a este padrão de cadastramento, precisamos conhecer o software antes de implementá-lo, suas funcionalidades, possibilidades e custos reais de implantação para fazer uma análise de custo versus benefício.

Alguns mitos que existem em relação a softwares jurídicos:

Software completo

Todos os representantes dizem que seus softwares são os mais completos do mercado, que fazem tudo que um escritório precisa. O que ninguém conta é que o software faz tudo que foi programado para fazer e sem uma análise profunda, não há como saber se um determinado produto é ou não adequado a sua realidade.

O software pode ter inúmeros recursos, que de nada adiantarão se você não souber usá-los e/ou eles não forem necessários ao seu negócio.

Antes de adquirir um software faça as seguintes perguntas:

Qual a minha área de atuação?

• Dentro da minha área, quais as necessidades de informação que serão úteis aos meus clientes?
• Tenho como cadastrar e acessar estas informações cadastradas em qualquer lugar ( inclusive num celular)?
• O software gerenciará quais áreas do negócio (processos, finanças, gestão eletronica de documentos, etc)?
• Posso investir no produto ideal agora ou tenho outras prioridades?

Enfim, antes do software, pense muito mesmo em gestão.

Controle de processos versus controle do escritório

Temos uma grande confusão neste tópico. Muitos pensam que ao controlar processos estarão controlando seu escritório. Um engano perigoso.

Na profissão de advogado, controlar processos faz parte. Isto mesmo, apenas uma parte. O advogado pode e deve ser parte de negócios de seus clientes, deve auxiliar nas tomadas de decisão, agir preventivamente. A parte processual é necessária, mas não a única que ele tem como objetivo para o seu trabalho.

Se não é o seu único escopo, porque transformar o seu escritório apenas num controle de processos?

Não! Temos que gerenciar o financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, centros de custo, etc), a gestão eletronica de documentos (digitalizar tudo, desde contratos, contas, peças processuais, etc), relacionamento com o cliente ou prospects (gerenciar a comunicação com os clientes ou prospects do escritório), entre outros.

Se você acha que nenhum software jurídico faz isto, está por fora. Muitos no mercado já estão preparados para auxiliar o seu escritório na gestão dele de maneira geral e não apenas processual.

Não se iluda apenas no controle processual, afinal, gestão tem que ser completa para ser eficiente.

Implementação do software

Neste quesito muitos escritórios perdem dinheiro. Justamente por pensarem que ao comprarem um software terão todos os seus problemas resolvidos, eles deixam na mão de pessoas que implementam o software decisões fundamentais do seu negócio.

Não faço nenhum desmerecimento aos consultores e profissionais de TI que implementam software, todavia, pouquíssimos se preocupam efetivamente com a gestão do negócio. Sua real preocupação é com o sucesso da implementação, ou seja, se todas as funcionalidades do seu produto estarão prontas para o escritório. Como o escritório irá usar a informação e gerenciar a si mesmo, não é seu problema.

Este é o grande problema, na verdade. Antes de implementar qualquer software há uma necessidade enorme de gestão. Precisamos conhecer as rotinas, verificar se elas estão adequadas a realidade do escritório hoje a sua realidade daqui a um ano. Precisamos conhecer o software para pensar nos controles que ele tem e como ele poderá auxiliar na gestão do negócio. Depois disto construído, o pessoal de implementação vem treinar, implementar os relatórios e controles conforme a gestão já determinou e assim por diante.

Em bom português: O software vai trabalhar para o escritório e como o escritório quer o controle, e não o mesmo determinado o que pode ou não ser feito. Lembre-se: Você está pagando. Você manda no que quer no produto ou não.

Preparação para processo eletrônico

Já vi representantes de software alardearem no mercado que seus produtos estão adequados ao processo eletronico. Bobagem. Hoje, nenhum software jurídico está completamente preparado para o processo virtual. Uma razão é preponderante para isto: Todo o cerne do judiciário brasileiro é lastreado através das notas de expediente. Como no processo eletronico não há intimação através do diário oficial, porque o advogado se intima dentro do processo eletronico, o software não tem como adivinhar onde o advogado se intimou (qual processo, que dia, etc).

Diante disto, a palavra gestão é primordial: É fundamental que se crie procedimentos internos de intimações no processo eletronico e lançamentos no software de gestão do escritório para que o controle possa ser único e sempre disponível. Ter planilhas no Excel, mais alguns arquivos no Word e um software para quando alguém lhe pergunta de um processo ter que procurar em três lugares diferentes é um absurdo e um contrasenso em termos de gestão.

Quer se preparar para o processo virtual? Veja se o seu software é simples no agendamento de compromissos e prazos, bem como se ele tem um módulo de Gestão Eletronica de Documentos, o famoso GED. Estes passos já dão o início de que com gestão aplicada as rotinas do negócio, há possibilidade de gerenciar o processo eletronico.

Ser ou não ser pela Internet (software web)

Algumas pessoas tem medo, outras preconceito, outras falta de conhecimento sobre software pela Internet. Minha posição é totalmente a favor. Eles tem mais benefícios que prejuízos (se é que existem) ao meu ver.

Podem ser acessados de qualquer lugar, até de um celular. Informações, peças processuais, sentenças, tudo ao alcance de uma lan house. Segurança? Muita. Eles investem pesado para ter segurança das informações. Aliás, investem muito mais que qualquer escritório iria investir, pois o negócio deles é tecnologia e do escritório jurídico, advocacia. Cada um sabe bem o que faz.

Neste ponto penso que o fundamental é sentir-se seguro em relação a decisão. Analise suas necessidades, pense e pesquise a respeito. Melhor um software não web mas usado por todos, do que um web que ninguém usa por medo.

Enfim,

Existe um software jurídico ideal? Claro que sim. Mas, não depende do software, depende exclusivamente de você.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O que seríamos nós sem o tempo que temos?

Sempre reclamamos que falta tempo, mas nunca nos preocupamos com o tempo, apenas com o que temos para fazer.

Apenas nos preocupar com as tarefas nos leva a conclusão que temos muito trabalho. Quando, objetivamente, vislumbramos o tempo, percebemos que podemos ter mais tempo, cortando coisas inúteis do nosso dia a dia, que somente serão vistas se tivermos tempo para gerenciar o nosso próprio tempo.

Ter tempo não quer dizer não fazer nada. Ter tempo significa ter gerenciado melhor o seu tempo para que o trabalho, lazer e prazer sejam presentes no dia a dia.

Recentemente um artigo abordou dicas práticas sobre gestão do tempo que provocam uma reflexão muito interessante, divido com vocês abaixo. Retirei daqui o artigo original.

“Time management

The simplest way to increase productivity is to manage your time better.  While many time management techniques sound like common sense, that does not mean they are easy to implement.

Start by identifying troublesome areas:

• How often are you interrupted?
• How do you manage disruptions?
• Can you section off blocks of solid work time?
• Do you make “to do” lists and prioritize them?
• Do you have a flexible work schedule?
• Do you complete your work during regular work hours?
• Do you micromanage?
• Do you take on all tasks yourself?
• Can you say “no?”

Plan how to avoid situations that can waste your time, including:

• Poorly completed work that must be re-done
• Phone calls, email, mail, casual office talk
• Lack of delegation or improper delegation
• Information that is not easy to find or use
• Too many review cycles or layers of approval
• Multiple meetings that aren’t useful
• Postponing your work
• Unclear goals or objectives
• Excessive paperwork
• Too little time and too much work
• Lack of authority to make decisions or too many levels of decision making
• Only dealing with crises
• Perfectionism
• Poor organization

Identify the time management techniques that will work best for you, including:

• Manage your stress
• Prioritize your tasks
• Organize
• Follow your schedule
• Avoid useless memos, travel, conversations, emails
• Don’t procrastinate
• Do the hard parts first
• Start as soon as possible
• Carve out blocks of time for important things
• Delegate wisely
• Give attention only to items that need it
• Don’t let others give up and pass off tasks on to you. Help them to figure out how to accomplish their own tasks, if necessary.

Effective time management begins with taking a single step.  Identify one or two action items from the list above, and start today.”

Agora pense sinceramente: Você se preocupa com o tempo? Se a resposta for assertiva, aprenda a gerenciá-lo. Sua vida será completamente diferente.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Um interessante artigo publicado no portal do David Lorenzo com o título de 10 maneiras de atrair mais clientes. Leia o artigo aqui.

Colaciono as 10 maneiras que ele propõe com meus comentários.

• Seja Simpático: Ou seja, procure ser atencioso, gentil, afável. Atraímos aquilo que exalamos nos póros, ou seja, atraímos clientes que se identificam conosco. É fundamental, portanto, que a cordialidade e simpatia sejam nossos elementos de negócio.
• Pense no outro: Não basta que o negócio seja bom para você. O negócio tem que ser bom para ambas as partes. Assim, ao pensar em quais as vantagens que o cliente terá ao lhe contratar, você estará agregando valor a sua proposta.
• Não minta: Clientes querem profissionais ligados a ética, coerência e verdade. Mentir não leva a lugar nenhum. Mantenha seu site, informativo, blog e redes sociais com as verdades do teu negócio. Isto fará toda a diferença.
• Esteja bem vestido: Clientes são atraídos por pessoas bem vestidas, que representem bem a si mesmos. Não basta ser, tem que aparentar ser também.
• Seja verdadeiro: Se preocupe em ver se o cliente está bem, seus familiares, empresa, etc. Todos queremos ser bem tratados e queremos alguém que se interesse por nós.
• Escute: Temos duas orelhas e uma boca, use nesta proporção. Todos queremos ser ouvidos, todos queremos falar, mas a sabedoria consiste mais em ouvir do que falar, principalmente em termos da relação cliente x contratado.
• Estabeleça similitudes: O cliente deve identificar em você pontos de convergência, seja futebol, seja amizades, seja pontos de vista. Somos seres humanos, nos relacionamos por pontos de igualdade.
• Seja humilde: Nada de brigar por dinheiro ou querer vencer uma discussão. Deixe claro teus pontos de vista, mas recue diante da briga.
• Aparente ocupado: Não dê a impressão que o cliente é o único cliente. Todos gostam de se sentir especiais e o fato do cliente achar que ele é o único, faz ele duvidar da sua capacidade. Demonstre o trabalho efetivo que dá um processo e jamais diga: Não te preocupe, isto é facílimo… Se é tão fácil, porque pagar para isto?
• Seja fácil de abordar: Ou seja, responda as perguntas que lhe fizerem. O cliente busca uma informação, dê a informação. Lembre-se que uma informação vazia, sem o como fazer, é apenas uma informação.

São dicas simples, de senso comum, contudo, se aplicadas no dia a dia do escritório podem se traduzir em maior rentabilidade.

Pense e aplique!

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Esforços e coragem não são suficientes sem propósito e direção.” (John F. Kennedy)

Esta frase resume algo fundamental no mundo moderno: Onde vou colocar minhas ideias e força? Muitas vezes temos ideias brilhantes, objetivos maravilhosos e nosso planejamento sequer sai do papel, e temos casos que sequer vai para o papel.

Por que isto acontece? Porque temos a força necessária para o trabalho, a vontade e gana de tudo dar certo, sabemos as vezes o caminho, outras vezes fizemos com os homens, esquecemos de perguntar o caminho, e o pior, ficamos sem qualquer direção objetiva.

Por exemplo, se queremos comprar uma sede nova para o nosso negócio. É um passo importante, de muito valor, tanto de dinheiro como de estímulo, motivação e agregar valor ao negócio. Como chegar este objetivo sem estipularmos uma reserva financeira, fizermos ações assertivas de angariar fundos, levantar as possibilidades de financiamento, enfim, de ter um plano que nos mostre para onde queremos ir e como chegar lá passo a passo.

Parece simples, não? Mas, não é para a maioria das pessoas.

Quase todos conseguem sonhar, ter objetivos de crescimento e procurar de alguma forma chegar lá. O problema está justamente no “procurar de alguma forma”.

Se você quer atingir seus sonhos siga estas três dicas:

1. Escreva;
2. Rode o PDCA;
3. Seja prático.

Escrever seus objetivos é o primeiro passo para que possas te lembrar disto, estabelecer prioridades e tempos. Sem escrever, esquecemos parte do planejamento, não podemos monitorar a execução do mesmo, etc.

O PDCA é uma excelente forma de executar qualquer planejamento. Vem da sigla em inglês, Plan, Do, Check, Act, ou seja, planejar, executar, verificar e agir. É justamente através do PDCA que podemos chegar nos nossos objetivos, planejando, executando este planejamento, monitorando se está tudo certo e agindo no caso de erros, para voltarmos ao planejamento e executarmos de novo com o monitoramento e novas correções, ou seja, rodando o PDCA sempre. Leia mais sobre este tema aqui.

Ser prático parece fácil, mas não é. Para sermos práticos precisamos estar alinhados entre a teoria e a prática, entre tudo que envolve o projeto. Ser prático significa ter uma visão holística, quer dizer, uma visão que compreenda os riscos, os valores envolvidos, as possibilidades de sucesso e o valor agregado pelo projeto.

Em resumo,

Vislumbrar o horizonte é o primeiro passo. A chegada no horizonte depende exclusivamente dos passos que você se propõe a caminhar…

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Antes de iniciar um programa de mudanças, os líderes devem reafirmar metas e propósitos da organização.” (Kaplan).

Esta frase nos remete a três aspectos fundamentais em relação as empresas:

1. Metas;
2. Propósitos;
3. Mudança em si.

Vamos analisar os três pontos um a um para elucidar a questão.

Metas

Quais são as metas da sua empresa? Ser a maior em cinco anos!? Ter o melhor time de profissionais em 2 anos!? Prestar serviços com excelência!? Palavras, ah! Palavras…

Ter metas não significa apenas colocar palavras bonitas num quadro ou querer que as pessoas sigam objetivos inalcançáveis ou sem planejamento.

Ter metas significa colocar objetivos práticos em curto, médio e longo prazo. Objetivos reais, palpáveis. Nada de em um mês ter captado 5 clientes e colocar uma meta de 10 para o Segundo mês. Ninguém dobra a produção em tão pouco tempo. Temos que ser realistas.

Metas devem ser próximas daquilo que se consegue com um pouco a mais, para servir de estímulo a conquista da meta.

Se os líderes devem reafirmar as metas da empresa, como faze-lo se não há uma definição clara da própria empresa em relação a isto?

Propósitos

Quais são os propósitos da sua empresa? Crescer!? Ser sustentável!? Ganhar dinheiro!?

Não podemos fazer dos propósitos/objetivos os resultados!!!

Os propósitos são as finalidades pelas quais a empresa luta, os ideais que movem a empresa. Não são palavras frias, mas sim sentimentos e realizações objetivas.

Sem propósitos, a empresa está fadada ao insucesso.

A mudança em si

Se as metas forem atingíveis e os propósitos uma base sólida para o líder, este poderá realmente atingir mudanças na empresa, bastando para isto mostrar o caminho.

Já disse Marechal Osório: “É fácil comandar homens livres, basta mostrar-lhes o caminho do dever.”

Queremos que as mudanças sejam um sucesso? Vamos aprimorar nossas metas, valorar nossos propósitos e vamos aplicar a mudança com raízes profundas e verdades trabalhadas com a razão e o sentimento em total sintonia.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O seu dia precisaria ter 25 horas para cumprir tudo que você faz? Esta é a realidade de muitos profissionais. Trabalham 12, 14 horas por dia e sentem que os dias não rendem, seu trabalho sempre acumula. Por quê? Leiam esta frase antes de responder:

“Do we need more time? Or do we need to be more disciplined with the time we have?” – Kerry Johnson. Em Português: Você precisa de mais tempo? Ou você precisa ser mais disciplinado com o tempo que você tem?

O dia tem 24 horas, isto é inevitável. Trabalhamos pela lei 8 horas por dia. Precisamos de tempo para trabalho, tempo para alimentação, tempo para dormir, tempo para nossa família, tempo para lazer, enfim, precisamos de tempo. Como fazer este tempo existir com tantos compromissos e atribulações da vida? Três dicas para auxiliar neste caminho:

1. Defina prioridades;
2. Descentralize tarefas e funções;
3. Reserve tempo para si.

Defina prioridades.

Talvez a parte mais difícil para muitos profissionais. Definir prioridades é difícil, pois num primeiro momento tudo é urgente, tudo é para ontem.

Contudo, se analisarmos com a razão, perceberemos que existem prioridades mais urgentes que outras. No universo jurídico, os prazos do advogado são sempre uma prioridade. Como diz o advogado Otávio Estarque “Só advogado tem prazo neste país”, mas precisamos compreender que até mesmo os prazos são prioridades desde que sejam o último dia no último horário. Caso contrário, outras prioridades são mais urgentes.

Se você tem muita coisa pendente, separe as tarefas em dois grandes grupos: Estratégico e Operacional.

Estratégico: Contato com cliente, novos projetos, reuniões com alianças estratégicas, reuniões com funcionários internos, etc.

Operacional: Fazer prazos, ligações para fornecedores, etc.

O que é estratégico tem sempre prioridade. Aí você vai se perguntar: Mas, se deixar um prazo para depois para fazer reuniões com os funcionários, perco o prazo.

Sim, óbvio, respondo eu.

Claro que não podemos perder prazos. Todavia, igualmente não podemos perder a oportunidade de novos negócios. Se o seu tempo está com muitas tarefas operacionais, parta para a premissa seguinte: Descentralize.

Descentralize tarefas e funções

Outra dificuldade enorme de muitos gestores. Adoram centralizar, dizem que não podem perder o controle.

Centralizar é diferente de ter controle.

Centralizar significa fazer tarefas operacionais porque não confia ou não quer que outros a façam. Descentralizar significa deixar que outro faça a tarefa e você apenas faça o estratégico: Controle se a tarefa foi feita dentro do prazo, com adequação.

Não há como manter um futuro na carreira centralizando informações, tarefas e funções. Você precisa trabalhar em equipe, com visão de que o todo será útil a empresa, somando os talentos individuais.

Descentralize o operacional. Crie funções para que a empresa cresça com seus talentos individuais compartilhados e não um monte de talentos guardando todo conhecimento para si.

Reserve tempo para si.

Para muitos, reservar tempo para si é sinal de egoísmo ou um ato impossível, pois levam uma vida tão corrida que não conseguem.

Reservar um tempo para si, nem que seja meia hora por dia, é um ato de amor consigo. É um ato de amor a sua família. É um ato de amor com a empresa, que terá um funcionário mais capaz, mais lúcido, mais pensante e mais voltado ao mercado.

Reservar um tempo para si é muito importante, quiça fundamental.

Ao fazê-lo você estará criando possibilidades de criar, buscar novidades, conectar-se a sua rede de contatos, enfim, de estreitar novos negócios.

Em suma, seu dia, quer você queira ou não, somente terá 24 horas. O que você vai fazer com este tempo é uma decisão sua. Faça uma decisão inteligente, use com sapiência o seu tempo e ganhe em produtividade e felicidade.

Não basta ser feliz somente pelo trabalho. Você deve ser feliz também para fazer um bom trabalho. O segredo está dentro de você e não fora.

Pense. Racionalize. Defina Prioridades. Descentralize. Seja você.

Tudo isto significa o seu sucesso profissional e do local onde trabalha!

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

As redes sociais são a mídia do momento. Artigos, reportagens, não importa onde, só se fala disto. Traça-se paralelos entre as redes sociais e o mercado de trabalho, redes sociais e o marketing jurídico, redes sociais e a nova forma de comunicação da sociedade.

A reflexão que ecoa em todas as perguntas é: Estamos preparados? Talvez sim, talvez não.

Estar preparado para as redes sociais significa muito mais do que estar com a sua marca nas redes e atualizar periodicamente.

Significa interagir com outros nas redes;
Significa monitorar o que é debatido e interagir;
Significa dedicar tempo e assuntos com foco nas redes e para as redes;

Você faz isto ou apenas atualiza? Atualizar é imperioso, contudo não resolve tudo. Sem interatividade a rede fica monótona, vazia, sem qualquer sentido. O importante é se tornar conhecido das pessoas pela interatividade, pensamento, atualizações e visões sobre os fatos do dia a dia.

Isto mesmo! Fatos do dia a dia.

As redes estão cheias de pessoas vazias, é verdade.
As redes estão cheias de pessoas querendo apenas fama, é verdade.
As redes estão cheias de pessoas com interesses pessoais, é verdade.

Mas, apenas isto é verdade? Claro que não! As empresas cada vez mais optam pelas redes como forma de se relacionar com o seu público alvo, com o seu mercado.

Repito, não basta atualizar. Tem que interagir. Tem que ouvir o cliente.

Você está preparado para ouvir o cliente e lhe responder em tempo real?
Você está preparado para monitorar críticas e sem brigas e discussões resolver as situações?
Você está preparado para toda esta interatividade?

Em caso positivo, parabéns, você está preparado para as redes sociais. Caso negativo, pense bem. O futuro da sociedade passa pelas redes sociais e sua empresa depende disto…

Conto escrito por Gustavo Rocha (advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr), baseado em experiências reais de seus clientes antes da contratação:

Era uma vez um advogado que mesmo ouvindo, lendo e vendo todas as mudanças que o judiciário está fazendo em termos de sumula vinculante, processos repetitivos, bem como processo eletrônico, achou tudo lindo e manteve o seu negócio – que funcionava tão bem – da maneira que estava.

O advogado deixou o tempo passar e as rotinas internas do seu escritório se acomodarem…

Veio o implacável tempo e começaram a surgir problemas de ordem tecnológica.

O primeiro foi o advogado tentar peticionar no Superior Tribunal de Justiça. No papel não consegue. Via fax é proibido. Somente através do peticionamento eletrônico, que exige a certificação digital. Só que o advogado, como não estava se preparando para isto, descobriu esta realidade no último dia do prazo, quatro horas da tarde… Ou seja, não havia tempo hábil sequer para pegar uma certificação digital. E assim, era uma vez o prazo…

Vendo esta realidade, ele foi até a Ordem dos Advogados do Brasil, pegou uma certificação digital e pensou: “Tudo resolvido” e voltou ao seu escritório contente, deu a certificação para um estagiário e disse: “Te vira magrão! Agora é tudo contigo” e foi para sua sala com mesa de mármore…

Então, surgiu outro problema: o advogado percebeu, quando foi parado numa blitz de transito que o carro que estava em seu nome, comprado com suor do trabalho, de noites mal dormidas, estava no nome de outra pessoa… O advogado, mesmo avisado dos riscos, deu a certificação e senha para um estagiário que transferiu parte do seu patrimonio para um laranja…

Era uma vez o patrimônio…

Refeito do susto, com ações anulatórias de ato jurídico em tramitação para reaver seus bens, o advogado trocou a senha da certificação e resolveu que só ele iria usar…

Mais uma vez, o problema bateu a sua porta.

Como o advogado não se preocupou com a gestão, em sistematizar as rotinas internas do seu escritório, em ter um sistema que não apenas controle processos, mas igualmente gerencie o seu escritório, ele ficou escravo do tempo e do processo eletronico, posto que tudo tinha que passar pela sua certificação digital.

Então ele chamou uma consultoria para realinhar processos, implantar tecnologia, desenvolver o marketing jurídico, tudo ótimo… menos o tempo que o consultor pediu para implantar tudo isto: 12 meses. O advogado achou absurdo e não contratou a consultoria, afinal, em 12 meses ele mesmo faria tudo isto e muito mais rápido. Ledo engano… os dias passam, correm, voam… mais de 12 meses se passaram e praticamente nada mudou…

Enfim, com tudo indo contra a maré, só restou uma frase para sintezar esta estória: Era uma vez um advogado…

Não permita que o seu negócio caia neste conto. Acredite que tudo tem solução, basta força de vontade, persistência, amor ao que se faz e muito, mas muito trabalho. Se não consegues fazer sozinho, chame um especialista no assunto.

Não espere ficar no era uma vez um advogado bem sucedido que sucumbiu…

Aplique a gestão e tecnologia com qualidade e verás a diferença em resultado.