Já é possível trabalhar no LawRD no sistema de décimos de hora. Esta funcionalidade é bastante útil para quem trabalha com clientes dos Estados Unidos da América onde os tempos são apresentados da seguinte forma:

01-06m:      .1
07-12m:      .2
13-18m:      .3
19-24m:      .4
25-30m:      .5
31-36m:      .6
37-42m:      .7
43-48m:      .8
49-54m:      .9
55-60m:    1.0

Exemplificando, numa folha de honorários onde uma determinada tarefa demorou 1h30m, a representação em décimos de hora deverá ser 1,5.

Para trabalhar com um cliente em décimos de hora deve-se activar a opção Usar sistema de décimos de hora na ficha do cliente:

Após gravar esta alteração, os tempos do cliente são convertidos e apresentados ao cliente em décimos de hora.

Os advogados continuam a introduzir os tempos nos dossiers deste cliente da forma normal sendo a conversão realizada automaticamente pelo LawRD. Por exemplo, quando se introduz 01:30 para uma determinada tarefa na folha de tempos, o LawRD encarrega-se de converter o tempo para 1,5 na folha de honorários.

Já está disponível, na Apple App Store, a aplicação do LawRD para iPhone. Optimizada com o objectivo de simplicar a inserção de tempos nos diversos processos de cada cliente, onde quer que se encontre.

Num primeiro momento, a aplicação permite a inserção de tempos, podendo o utilizador actualizar a informação em qualquer sitio e a qualquer hora a partir do seu iPhone, sincronizando de imediato com a sua aplicação online.

Este é o primeiro de uma série de desenvolvimentos que acompanharão a versão Web do LawRD. O nosso objectivo é permitir, a prazo, o total acesso às funcionalidades da aplicação, com a vantagem de poder aceder via mobile.

Com esta nova aplicação, o LawRD acompanha as necessidades dos seus utilizadores e facilita a gestão eficaz do seu tempo, com foco na máxima rentabilidade e produtividade da sua actividade profissional.

Já pode começar a usar: basta fazer o download na App Store.

Temos em primeiro lugar que pedir desculpa ao leitores do blog do LawRD pelo nosso silêncio desde Julho de 2011. Não havendo desculpa para tanto tempo em silêncio … não estivemos parados: Agosto e Setembro foram meses de desenvolvimentos ao LawRD. Num resumo rápido:

• O processo de emissão de uma nota de honorários está mais rápido;
• Correcção de 5 bugs reportados por clientes que foram considerados prioritários;
• Optimização dos servidores do LawRD na Amazon;
• Backups mais eficientes permitindo uma recuperação mais rápida dos dados;
• Disponibilização do PagSeguro para os nossos clientes do Brasil.

Também nesses dois meses estivemos a definir, mais uma vez mediante o feedback dos nossos utilizadores, quais os desenvolvimentos a efectuar ao LawRD em 2011. Estão definidos 13 desenvolvimentos que vão ser relatados neste blog à medida que foram implementados.

Hoje implementamos uma reformulação e simplificação do Tabulador Facturação. A partir de agora ao aceder ao tabulador Facturação, o utilizador poderá filtrar os dados a visualizar por cliente podendo ver o que está pendente para facturação (Não Facturado), as notas de honorários ainda não totalmente pagas (Facturas por pagar) e as que estão totalmente regularizadas (Facturas pagas):

Nos sub-tabuladores Facturas por pagar e Facturas pagas, é possível adicionar um novo pagamento, anular pagamentos já processados bem como eliminar notas de honorários.

A eliminação de pagamentos e a emissão de um novo pagamento, tem implicações imediatas na conta corrente do cliente podendo-se visualizar de imediato a posição financeira do cliente perante a sociedade após as acções realizadas.

A eliminação de uma nota de honorários também actualiza a conta corrente do cliente e os tempos e as despesas que estavam incluídos na nota de honorários eliminada ficam novamente disponíveis no sub-tabulador Não facturado para serem incluídos numa nova nota de honorários.

Temos a certeza que os nossos actuais clientes vão ficar satisfeitos por poderem eliminar pagamentos de uma forma tão expedita.

Para além de um novo website e de uma conta demo, durante o Outono de 2009 outras novas funcionalidades foram incorporadas no LawRD. Estas novidades resultaram do feedback da comunidade de utilizadores do LawRD, a quem muito agradecemos, e são as seguintes:

• Eventos: é, agora, possível associar eventos aos contactos e aos dossiers, registando-se no LawRD datas importantes de acções e tarefas que são necessárias realizar. Estes eventos podem ser públicos ou privados sendo que, neste último caso, o evento apenas é visível pelo utilizador que o criou.

• Definir por dossier os honorários de cada interveniente: o LawRD já permitia facturar um dossier à hora mediante os honorários de cada um dos intervenientes no dossier. Agora é possível definir valores diferentes dos pré-definidos para um determinado dossier por advogado interveniente no processo.
  
  Ao definir a equipa do dossier, o LawRD apresenta os honorários standards definidos na ficha do advogado podendo ser indicado os valores específicos para o dossier:

• Configurar um fee de sucesso num Dossier por Orçamento: este valor quando se está a abrir o dossier tem um carácter previsional podendo ser ajustado no momento da emissão da nota de honorários.

• Possibilidade de criar um novo tipo de dossier no assistente de criação de dossiers: caso o dossier que se está a abrir não se enquadre em nenhuma das categorias que tipificam os dossiers, é possível criar uma nova categoria sem ter de sair do assistente de criação de dossier.

• Separador Tempo nos Dossier apresenta uma coluna com os custos e outra com os honorários: fica assim mais simples o controlo da rentabilidade de um dossier. A qualquer altura é possível ver o potencial de facturação de um dossier (coluna Honorários) e os custos calculados pelo custo hora dos intervenientes no processo (coluna Custo).

• Eliminar contactos e dossiers: esta opção foi desenvolvida para permitir eliminar duplicação de contactos e dossier que surgem, normalmente nos primeiros meses de utilização do LawRD, devido a erros por parte dos utilizadores.
  Esta opção está disponível, por defeito, para os utilizadores com o perfil de Administrador e com o perfil de Manager (o gestor de dossier apenas pode eliminar os dossier onde é gestor e não dossier de outros gestores) podendo esta configuração ser alterada modificando os perfis.

• Linha de deduções na nota de honorários: ao emitir a nota de honorários pode-se colocar um valor a deduzir ao total (por exemplo, para registo da retenção na fonte).

• Novo layout da nota de honorários em PDF: foi alterado o layout da nota de honorários em PDF tendo agora uma apresentação mais agradável.

• Associação dos utilizadores aos dossiers pode ser realizada na ficha do utilizador: este processo simplifica a associação dos novos advogados aos dossiers da sociedade que constam do LawRD. Sempre que um advogado é associado a um dossier, o LawRD passa a enviar um email ao utilizador avisando-o desse facto.

• Estado das Folhas de Tempos: ao aprovar as folhas de tempos, o utilizador tem agora os seguintes estados:
  Sem tarefas: folha de tempos aberta pelo utilizador mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;
  Em aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas e ainda não submetida a aprovação;
  Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não foi analisada e aprovada. Neste caso existe a necessidade do utilizador que aprova os tempos de realizar a respectiva aprovação.
  Fechada: folha de tempos já aprovada.

• Efectuar pesquisas nos comentários dos dossiers e dos contactos:

• Tags com auto-sugestão: Ao introduzir tags (etiquetas) nos contactos, o LawRD vai sugerindo tags já introduzidas pelos utilizadores.

Foram ainda corrigidos questões e pequenos erros da aplicação que nos foram sendo reportados desde as novas funcionalidades implementadas no Versão de 2009. Assim, foram corrigidas algumas situações nas avenças, nos relatórios e nos dossiers por orçamento.

Para 2010 estão previstos mais desenvolvimentos. Por isso convidámos todos os interessados no LawRD a acompanharem este blog. Para isso sugerimos que subscrevam o feed RSS ou nos sigam no Twitter ou no Facebook.

O Outono de 2009 traz grandes novidades ao LawRD. A primeira novidade é um novo website:

Este novo website é mais informativo para todos os potenciais interessados em ver, avaliar e adoptar o LawRD: disponibilizámos um vídeo de apresentação, as principais funcionalidades estão apresentadas com recurso a ecrãs, as questões da segurança estão explicadas com maior detalhe e profundidade e criou-se uma zona de FAQ.

O novo website inclui uma nova funcionalidade que irá ser bastante útil a todos os escritórios de advogados interessados no LawRD: uma Conta de Demonstração (Conta Demo). A Conta Demo tem dados de um escritório fictício onde é possível lançar tempos e despesas nas folhas de tempos, emitir notas de honorários e aceder aos relatórios gerados pelo LawRD. Assim os nossos futuros clientes podem, sem grande esforço, avaliar o LawRD podendo ver as suas capacidades de reporting e a facilidade que é introduzir despesas e tempos nos dossiers.

O acesso à Conta Demo faz-se clicando em:

e, consoante o idioma em que o website do LawRD estiver a ser visualizado, será apresentada uma Conta Demo em português, castelhano ou inglês:

As novidades do LawRD neste Outono não se esgotam aqui: continue a acompanhar este blog. Brevemente apresentaremos as novas funcionalidades do LawRD.

O Verão 2009 traz grandes novidades ao LawRD:

• Novo wizard para abertura de dossier: a abertura de um novo dossier foi modificada permitindo um modo de abertura rápido e um modo avançado. Com estes desenvolvimentos, fica mais simples a execução das diferentes tarefas relacionadas com a abertura de um dossier. Por exemplo, a identificação da equipa que vai trabalhar num dossier ficou bastante mais intuitiva:

• Tipos de Dossier: esta funcionalidade tem dois objectivos: classificar os dossiers – uma simples tipificação – e associar aos tipos de dossier um valor pré-definido de honorários a cobrar ao cliente e um plano de pagamento, o que resulta em dossiers “por orçamento” (flat-fee):
  

• Novas formas de convencionar os honorários: para além do pagamento de honorários por horas e avença, o LawRD permite agora que os honorários para um determinado dossier sejam definidos por orçamento ou mediante o valor de acção. Nos dossiers cobrados à hora, existe agora a possibilidade de definir prémios de sucesso:

• Mais possibilidades de facturação de dossier por hora: nos dossiers que são facturados em função das horas trabalhadas, a partir de agora é possível diferenciar o valor de cada hora de trabalho do escritório em função do profissional que a despendeu. Existe também a possibilidade de, no mesmo cliente, definir valores hora distintos para dossiers distintos:

• Wizard para facturação: devido ao alargamento das possibilidades de facturação dos dossiers, foi desenvolvido um assistente que em 3 passos permite que sejam elaboradas as notas de honorários:

• Possibilidade de delegar a introdução de tempos: está implementada a possibilidade de os utilizadores delegarem a introdução dos seus tempos a um assistente ou departamento administrativo.
  

Com estes desenvolvimentos procuramos dar resposta às necessidades da comunidade de utilizadores, disponibilizando funcionalidades que garantem maior flexibilidade relativamente à convenção de honorários e planos de pagamento.

Brevemente iremos apresentar de forma detalhada neste blog na categoria Guia Rápido estas novas funcionalidades.

Sempre que o utilizador quiser registar o tempo realmente consumido com determinada tarefa (telefonema, reunião, etc.) pode utilizar o contador de tempo do LawRD:

Este contador permite o posterior registo na folha de tempos do valor gasto com a tarefa ficando depois acessível para a emissão da nota de honorários.

Para começar a contar o tempo basta clicar no botão ‘Iniciar’:

Em qualquer altura pode parar-se a contagem carregando no botão ‘Parar’. Este botão também serve para fazer uma pausa na contagem do tempo, bastando clicar novamente em Iniciar para retomar a contagem.

Sempre que a contagem é parada, o LawRD abre um campo para introduzir uma descrição:

Para introduzir o tempo na timesheet existem duas hipóteses: clicar em ‘Inserir’ e o sistema pede ao utilizador o cliente e dossier onde quer imputar o tempo ou clicar em ‘Guardar’ e o LawRD arquiva o tempo para posterior imputação a um dossier:

Depois de seleccionar o cliente e o dossier basta clicar no botão ‘Inserir Tarefa’ para que o tempo seja arquivado na folha de tempos.

Está disponível a exportação de dados do LawRD no formato XML.

Os administradores do sistema podem exportar todos os dados do LawRD como clientes e contactos, dossiers, tempos e despesas, notas de honorários e utilizadores do sistema.

Esta funcionalidade permite a posterior integração e análise dos dados do LawRD noutros sistemas informáticos e a consulta off-line (sem estar ligado à Internet).

Para se realizar uma exportação de dados, um dos administradores do sistema deve aceder às definições do LawRD:

e clicar, à esquerda, em:

O sistema mostra todas as exportações já realizadas:

Uma nova exportação pode ser efectuada clicando no botão ‘Iniciar Exportação’. Enquanto o sistema efectua a exportação pode-se sair do ecrã e continuar a trabalhar com o LawRD. No final o sistema gera um novo ficheiro ZIP onde constam os ficheiros XML com a informação exportada.

Para descarregar o ficheiro no computador basta clicar na opção ‘Descarregar’ ou no icon:

O LawRD está sempre em evolução para responder às solicitações dos nossos clientes. É uma das vantagens de um sistema SaaS: quando as actualizações são implementadas ficam logo disponíveis para os utilizadores do LawRD.

Implementou-se a capacidade de adicionar comentários – que podem ser públicos ou privados podendo o seu estado ser modificado em qualquer altura - com a possibilidade de anexar ficheiros nos Contactos e nos Dossier.

A imagem seguinte mostra uma série de comentários num cliente:

A funcionalidade nos Dossier é exactamente igual. Para se criar um comentário nos Dossier basta ir ao respectivo separador:

A categorização do comentário é obrigatória e cabe ao administrador do sistema definir essas categorias nas definições do LawRD:

Após introduzir o texto, definir se o comentário é público ou privado e anexar um ficheiro (opcional) basta clicar em Guardar para o novo comentário ser criado: