Conto escrito por Gustavo Rocha (advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr), baseado em experiências reais de seus clientes antes da contratação:

Era uma vez um advogado que mesmo ouvindo, lendo e vendo todas as mudanças que o judiciário está fazendo em termos de sumula vinculante, processos repetitivos, bem como processo eletrônico, achou tudo lindo e manteve o seu negócio – que funcionava tão bem – da maneira que estava.

O advogado deixou o tempo passar e as rotinas internas do seu escritório se acomodarem…

Veio o implacável tempo e começaram a surgir problemas de ordem tecnológica.

O primeiro foi o advogado tentar peticionar no Superior Tribunal de Justiça. No papel não consegue. Via fax é proibido. Somente através do peticionamento eletrônico, que exige a certificação digital. Só que o advogado, como não estava se preparando para isto, descobriu esta realidade no último dia do prazo, quatro horas da tarde… Ou seja, não havia tempo hábil sequer para pegar uma certificação digital. E assim, era uma vez o prazo…

Vendo esta realidade, ele foi até a Ordem dos Advogados do Brasil, pegou uma certificação digital e pensou: “Tudo resolvido” e voltou ao seu escritório contente, deu a certificação para um estagiário e disse: “Te vira magrão! Agora é tudo contigo” e foi para sua sala com mesa de mármore…

Então, surgiu outro problema: o advogado percebeu, quando foi parado numa blitz de transito que o carro que estava em seu nome, comprado com suor do trabalho, de noites mal dormidas, estava no nome de outra pessoa… O advogado, mesmo avisado dos riscos, deu a certificação e senha para um estagiário que transferiu parte do seu patrimonio para um laranja…

Era uma vez o patrimônio…

Refeito do susto, com ações anulatórias de ato jurídico em tramitação para reaver seus bens, o advogado trocou a senha da certificação e resolveu que só ele iria usar…

Mais uma vez, o problema bateu a sua porta.

Como o advogado não se preocupou com a gestão, em sistematizar as rotinas internas do seu escritório, em ter um sistema que não apenas controle processos, mas igualmente gerencie o seu escritório, ele ficou escravo do tempo e do processo eletronico, posto que tudo tinha que passar pela sua certificação digital.

Então ele chamou uma consultoria para realinhar processos, implantar tecnologia, desenvolver o marketing jurídico, tudo ótimo… menos o tempo que o consultor pediu para implantar tudo isto: 12 meses. O advogado achou absurdo e não contratou a consultoria, afinal, em 12 meses ele mesmo faria tudo isto e muito mais rápido. Ledo engano… os dias passam, correm, voam… mais de 12 meses se passaram e praticamente nada mudou…

Enfim, com tudo indo contra a maré, só restou uma frase para sintezar esta estória: Era uma vez um advogado…

Não permita que o seu negócio caia neste conto. Acredite que tudo tem solução, basta força de vontade, persistência, amor ao que se faz e muito, mas muito trabalho. Se não consegues fazer sozinho, chame um especialista no assunto.

Não espere ficar no era uma vez um advogado bem sucedido que sucumbiu…

Aplique a gestão e tecnologia com qualidade e verás a diferença em resultado.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Saiu uma pesquisa informando que até ano de 2009 temos registados na Internet mais de 192 milhões de domínios.

O que isto significa? Em bom português: Que a sua marca depende de você mesmo agora.

Estamos num caminho sem volta: Internet, redes sociais, contatos, relacionamentos, negócios. Decorrência lógica das atitudes de cada um em relação a estes assuntos.

Quando pensamos em domínio na Internet, muitos registam o .com.br ou este e mais o .com, mesmo sendo um escritório de advocacia, por exemplo. É comum termos dois escritórios diferentes com o mesmo nome, mas com domínios diversos, tipo, um registra xxx.com.br e outro registra xxx.adv.br.

Este cuidado básico de registar o seu nome, sua marca nos principais domínios relacionados ao seu negócio é fundamental. A gestão da marca on line não pode ser relegada a segundo plano.

Além da questão dos domínios, é fundamental que a empresa acompanhe o que está sendo dito a seu respeito na Internet. Monitorar o seu nome pode ser um excelente indicador de novos contatos, satisfação ou não dos clientes, além de difundir mais e mais no inconsciente popular o seu nome.

Como assim?

Se pesquiso no google o meu nome e percebo que tenho poucos links, posso escrever mais na internet, participar de redes sociais, participar de grupos on line nas minhas áreas de interesse, ou seja, posso ampliar minha presença on line. Fazendo isto  e utilizando um básico de marca, tipo sempre na assinatura dos emails colocar meus contatos, nome, nome do escritório, etc, estou posicionando minha marca cada vez melhor.

Se participo de discussões on line estou oportunizando as pessoas a conhecerem melhor o meu trabalho e assim poderem me citar como referência num determinado assunto.

Se participo das redes sociais construo relacionamentos virtuais que um dia podem ser reais, além de estar posicionando cada vez mais a minha marca na internet.

Então, não fique sentado lendo. Tome uma atitude! Inicie assim:

• Verifique seu domínio atual e quais outros você tem. Registre aqueles que são afetos ao seu trabalho, além do .com.br, tipo, adv.br, adm.br, assim por diante.
• Participe de grupos on line nas áreas dos teus clientes e aprenda com eles o negócio do cliente.
• Participe de redes sociais e interaja com as pessoas.

Enfim … seja, esteja e permaneça on line. Sua marca precisa disto para sobreviver e perpetuar.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Não sou especialista em Brasil, mas uma coisa estou habilitado a dizer: Não creiam que mão-de-obra barata ainda seja uma vantagem.” (Peter Drucker)

Talvez a frase de Drucker fosse o suficiente para responder à pergunta do título, mas alguns empresários (leiam-se também advogados, sócios, diretores e gestores) não vêem desta forma. Porquê? Entendo que não vêem assim: o financeiro fala mais alto. Porque contratar um advogado num salário atraente se posso pagar uma ninharia já que o mercado demonstra existir muita oferta e pouco emprego?

Parece uma resposta simples e direta, pago menos, menos custo, mais lucro.

Contudo, não é assim que funciona.

Ao contratarmos alguém depositamos nesta pessoa a confiança de um trabalho, uma atividade, um setor. Ela passa semanas e as vezes meses em treinamento (mesmo que seja trabalhando, está se adaptando as rotinas internas, pessoas, procedimentos) e quando está pronta, depois de algum tempo ela quer vislumbrar uma perspectiva de crescimento.

Sim, crescimento. Quem quer ficar fazendo a mesma tarefa durante anos a fio?

Alguns dirão: mas se contrato uma recepcionista, quero uma recepcionista sempre. Certo, mas igualmente afirmo que depende. Se o escritório for pequeno, sem muita demanda, uma recepcionista auxilia em documentos, compras, telefone e muito mais. Com o tempo, ela pode - e deve - ter chance de ter outra função, e o escritório ao invés de contratar um funcionário, contrata uma outra recepcionista, que no início será apenas recepcionista, realocando a outra para nova função.

Pense com bastante cuidado, pois o barato sai caro.

Não investir num plano de carreira adequado a sua realidade, combinado com metas e investimentos de ordem estrutural pode significar o fim da empresa.

A empresa existe porque pessoas a fazem. É assim que devemos analisar.

Contrate os funcionários por contrato de experiência de 3 meses. Após 3 meses reavalie suas atitudes e se for uma pessoa que valha a pena, aumente seu salário. Primeiro conheça, depois invista.

Se o cargo for para associado ou outro tipo de contratação, informe que fará uma avaliação após 6 meses. Não deixe é de estipular um prazo e cumpra este prazo. Dizer a um funcionário que vai avalia-lo e depois negociar valores e simplesmente “esquecer” é muito pior do que não dizer nada.

Lembre-se que ao gerar expectativa, você gera ou alegria ou frustração.

Invista no seu negócio. Invista nas pessoas!

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Na semana passada o ministro do Superior Tribunal de Justiça, Cesar Asfor Rocha, palestrou acerca do processo eletrônico, conforme noticia publicada aqui, debatendo que o processo eletrônico não prejudica o advogado, em fato o auxilia.

Dois pontos desta entrevista quero trazer a baila para uma reflexão:

“Um advogado da plateia pediu ao ministro que não penalizasse os advogados que, fora dos grandes escritórios, não têm tantos recursos para entrar nesse mundo tecnológico ou resolver problemas inerentes a ele. Asfor Rocha tratou logo de explicar que não penaliza ninguém. O que demorava sete meses para chegar às mãos dos ministros, agora leva cerca de cinco dias, quando não apenas um.
O ministro afirmou que os advogados, que não quiserem ou não puderem aderir ao processo eletrônico, tem a disposição tudo o que tinha no modelo tradicional, em papel. Se quiser pegar um avião e ir até Brasília, vai ter acesso ao processo, e poder, no caso, imprimir os autos, como fazia antigamente ao tirar cópias. O que o processo eletrônico oferece, disse, são benefícios ao trabalho do advogado e o máximo que pode acontecer é ele não desfrutar essas vantagens.”

Em bom português: ou utiliza o processo eletrônico ou não vai advogar. Se não podemos mais ingressar com ações sem ser na via eletrônica, como poderemos fotocopiar algo que não ingressamos?

O processo virtual traz vantagens de velocidade, padronização e atuação de maneira nacional. Mas, nem a OAB nem o Judiciário sabem como isto acontecerá.

Em fato, temos que o judiciário está impondo as regras e a OAB apenas assistindo estas regras sem muito repassar estas informações a seus profissionais.

Exemplo disto é a citação da notícia abaixo.

“Outra questão que não ficou de fora foi a recente decisão do Conselho Nacional de Justiça, que entendeu que os tribunais não podem obrigar os advogados a peticionar eletronicamente sem disponibilizar meios para que eles façam isso. O ministro afirmou desconhecer a decisão. Ele disse que exigir que os tribunais ofereçam os equipamentos não é uma resistência séria. Com R$ 5, disse o ministro, é possível levar a petição a uma lan house e enviá-la eletronicamente.”

Vamos analisar esta realidade dita pelo Ministro. Se o advogado não sabe os meios do processo eletrônico, não usa regularmente, não preparou o seu negócio para ele, o custo de R$ 5,00 por petição é um absurdo.

Basta raciocinar: Quantas petições fazemos no processo? Quantos clientes utilizam a AJG e pagam apenas se ganham a ação? Quantos processos temos que recorrer, fazer petições para pedir desde audiências até juntada de substabelecimento?

Agora calcule: Quanto custa um processo com R$ 5,00 a petição? Sem contar no tempo perdido numa lan house…

Enfim, Processo virtual x Poder Judiciário x Advocacia

Processo virtual, não tem volta.

Poder judiciário, impõe e diz como quer e pronto.

Advocacia, sobrou o resto: Precisa fazer acontecer a justiça com os meios que lhe são ditos.

Então, vamos ter atitude ou ficar assistindo acontecer?

Ah! Tempos bons aqueles em que a venda de um produto ou serviço era baseado unicamente nos Ps do marketing: Product (produto), Price (preço), Place (local, distribuição), Promotion (como fazer a promoção) e People (pessoas que irão ver o valor do marketing).

Temos hoje um universo bem mais complexo:

• Complexo e globalizado.
• Complexo, globalizado e em rede.
• Complexo, globalizado, em rede e interagindo entre si.

O cliente já não é mais o mesmo. Ele pesquisa na Internet preço, discute com o vendedor o produto, negocia a entrega, compra no cartão de crédito um produto fabricado na China e manda de presente a um amigo na Índia, estando este cliente em férias nas Bahamas em um computador de um hotel qualquer.

Cliente hoje debate nas redes sociais com as empresas. Ele critica. Ele quer assistência técnica. Ele quer solução.

Não vamos adentrar aquelas pessoas que simplesmente não tem nenhuma razão e - na sua essência - o que elas querem é uma boa discussão.

Vamos pensar um exemplo prático. Compro via Internet um computador do fabricante Dell. Porque pensei neste e não em outro? Algumas dicas:

• O site deles para montagem do micro é bom;
• No twitter deles tem sempre promoções;
• Consigo ter assistência on line a minha disposição.

Vamos supor que este micro dê problema de vídeo.

Entro em contato com a assistência técnica e vamos supor que não tenha retorno (já presenciei justamente o contrário, mas quero um exemplo negativo), então, vou no twitter e cito meu problema com a Dell.

Isto pode se tornar um marketing negativo viral em poucas horas. Imagine que meus seguidores tem problemas com seus computadores e resolvem compartilhar estes problemas também via twitter.

Em algumas horas inúmeras pessoas estarão falando literalmente mal de uma marca. De nada adianta marketing e propaganda massiva se quem pode indicar o teu produto diz que ele não presta.

O cliente está muito mais preocupado em adquirir confiança, inovação e sobretudo atendimento do que só e unicamente preço.

Alguns podem dizer: Ah! com produtos tudo bem, mas em serviços tudo é diferente.

É mesmo?

Se demonstro a um cliente  que estou preparado para usar o processo eletrônico, ele encontra na minha mesa apenas meu trabalho atual e não pilhas e mais pilhas de papéis, se mantenho ele informado por email ou relatórios de seus processos e outras pequenas atitudes como estas ele vai dar tanta atenção ao meu preço?

Se o cliente quer preço, que ele procure preço. Agora, o cliente que quer diferencial, que procure o produto que ofereço.

Não se iluda com o cliente. Esteja um passo na frente dele. Surpreenda-o nos detalhes. Muitos podem ter o mesmo ramo, especificação e qualificação técnica.

Contudo, seu sorriso, relatórios, organização, apresentação e modo de agir e falar são únicos.

Esta essência faz a diferença no momento de contratar ou não, comprar ou não.

Em resumo:

Hoje em dia o marketing extrapola o tradicional, devendo ser interativo, usar as redes sociais e aceitar a crítica do cliente como uma lição de crescimento para que o desenvolvimento empresarial seja pleno e constante.

Temos um bom exemplo através da rede Legal On Ramp onde apenas um escritório associado tem 14 mil membros com artigos, perguntas e respostas entre as vantagens de clientes e advogados e um trabalho protegido.

Como assim?

Ora, uma rede que congrega inúmeros escritórios e terceiros, formando uma verdadeira rede associativa, com benefícios para os próprios advogados e seus clientes.

Procura um advogado em Manaus e você está em São Paulo? Se o escritório pertencer a uma rede colaborativa, ele pode ter associados lá.

Da mesma forma, uma rede colaborativa pode incrementar parcerias, fomentar negócios, desenvolver melhor os projetos e ações.

No Brasil temos alguns projetos neste sentido, mas as proporções americanas são interessantes fontes de inspiração.

Como você pensa em colaborar com os outros colegas?

• Para você a troca de idéias é dar idéias para concorrência?
• Para você dividir honorários em um processo é perda de dinheiro?
• Para você investir em uma rede social é perda de tempo?

Sugiro repensar estes valores.

Colaborar hoje é mais do que uma idéia. É uma questão de sobrevivência. Estamos vivendo a era das redes sociais. É uma era de trocas de informações, crescimento em conjunto, uma era de alianças estratégicas:

• Somos parceiros e não concorrentes;
• Somos a soma de idéias e não exclusividade e monopólio;
• Somos a multiplicação de projetos e divisão de dividendos ao invés do individualismo.

Pense e repense suas atitudes. O futuro do seu escritório e toda a advocacia depende disto: da sua visão, pensamento e, sobretudo, do verbo, da ação que você irá tomar!

O título do post de hoje é o título de um filme de 1984: 2010 - O ano em que faremos contato que era a continuação do 2001 - Uma odisseia no espaço.

Numa reflexão de 2009, penso que o ano foi muito proveitoso na área jurídica e empresarial. Tivemos muita evolução tecnológica, mais advogados vendo seus escritórios como empresas, mais gestão, tecnologia e qualidade. Foi um ano de muito marketing jurídico, redes sociais e alianças estratégicas.

E o que teremos para 2010? Sonhos, anseios, desejos e principalmente trabalho.

Sim, desejo que você sonhe muito, pois o sonho alimenta nossa esperança e faz a felicidade aparecer nas coisas pequenas, nas concretizações menores, naquilo que é palpável.

Que os anseios que você tem se tornem realidade. Se você busca as coisas boas, elas virão.

Que o desejo invada a sua vida. Deseje a felicidade, o amor, a amizade, o carinho e depois de sonhar, pensar e desejar, faça o principal: trabalhe. Que o trabalho em 2010 seja o norte do teu caminho. Não apenas trabalho como forma de satisfação profissional. Trabalho como verbo de construção. Trabalho como vontade de mudança. Trabalho como forma de ver o mundo de uma maneira diferente.

Penso que o filme predestinou a advocacia e o empresariado em 2010. A advocacia e seu marketing, bem como os empresários estão totalmente interligados a esta palavra: contatos. É assim que nascem as redes sejam virtuais e/ou presenciais. É assim que as pessoas confiam uma nas outras. É assim que conseguimos contratar um profissional de serviços.

Tudo são contatos! Não apenas o contato em si. A demonstração de confiança. A externalização do contato: ou seja, a indicação. Aprenda que indicar é tão importante e deve ser tão criterioso quanto fazer contatos. Indicar é dar a alguém o seu aval, o seu crédito, a sua boa fama.

Aprender a lidar nas redes é essencial para 2010. Não basta estar conectado nas redes, ter mil seguidores no Twitter, Facebook ou Plaxo. O importante é estar conectado. É interagir com este público.

Então, 2010 será o ano em que faremos contato!

Fazendo uma auto-análise do seu escritório, como você o vê? Bom, excelente, o máximo, ou o supra-sumo da competência, agilidade e sucesso?

É importante analisarmos os pontos fortes, contudo os pontos fracos também são fundamentais para que possamos desenvolver de forma sustentável.

Agora raciocine bem: Quem melhor que o seu cliente para avaliar o seu trabalho? Não qualquer cliente, por óbvio.

Faça este exercício de autoconhecimento:

Selecione alguns clientes mais íntimos e bons de relacionamento.

Formule três ou mais perguntas dentro destes três enfoques:

• Como o cliente avalia com uma nota de zero a dez o escritório.
• Após a nota dada, como o escritório deve agir para aumentar de nota.
• Você tem conhecimento de outros assuntos, teses ou debates oriundos de outros escritórios?

Vamos analisar um cliente respondendo estas três perguntas:

O cliente, por exemplo, dá a nota 7 para o escritório ao responder a primeira pergunta, aduz que fica muito tempo esperando na recepção para ser atendido, que sempre quando ele chega não tem café, o processo está demorando demais para acabar e outros já receberam e ele não e na terceira pergunta ele diz que outro escritório procurou ele com uma ação nova sobre um determinado assunto e que o escritório (seu) nunca ligou pra ele.

Aqueles que atendem clientes sabem que o parágrafo acima trata-se de uma típica e cotidiana resposta. Analisando a resposta, num primeiro momento podemos pensar que o cliente está a ponto de desistir do escritório, contudo a verdade é que ele gosta tanto do escritório que diz exatamente aonde estão os problemas!

O cliente expôs suas insatisfações, demonstrou que não está sendo atendido a contento, demonstrou que o escritório não está informando ele adequadamente, que o café está acabando e ninguém está repondo, enfim, várias situações que devem ser analisadas e resolvidas.

E a terceira pergunta? Ora, se é uma assunto novo, traga para o seu negócio, estude e oferte aos seus clientes! Se for um assunto que você já faz, sinal que você pode até fazer, mas não está informando o seu cliente. Enfim, a terceira pergunta é uma pergunta de oportunidade real!

Aplique hoje mesmo as três perguntas aos seus clientes especiais. E depois responda: O que você mudou no seu autoconhecimento?

Estas três palavras fazem parte do meu cotidiano de consultor em escritórios jurídicos.

Vejo muitos profissionais criando dados, poucos com informação e quase nenhum com crítica.

Qual a diferença?

• Dado é qualquer informação que você armazena e pode coletar depois;
• Informação é a utilização de dados de maneira a ser-lhe útil;
• Crítica é o raciocínio em cima da informação obtida.

Estes três elementos são fundamentais para o desenvolvimento relevante e estável do escritório.

Vejamos um exemplo prático: o escritório lança num controle de processos ou planilha todos os clientes que entraram no escritório no período de uma semana. Isto é um dado. Se através deste dado ele puder concluir quantos fecharam ações com o escritório e quantos foram embora, estamos diante de um dado que transformou-se em informação. Agora, se diante desta informação o sócio tomar uma atitude de investimento em marketing, reformulação de procedimentos, entre outros, estamos diante da crítica, ou seja, da atitude contra o procedimento anterior, ou seja, a evolução.

Esta ideia é similar a utilização do PDCA.

Tanto o PDCA como a ideia de dado, informação e crítica nos levam ao mesmo objetivo: temos que analisar o que está acontecendo e raciocinarmos mudanças, ideias e novos procedimentos.

Não podemos aceitar passivamente as coisas como estão simplesmente porque sempre foram assim ou porque nunca tivemos problemas.

Sempre podemos evoluir e buscar o melhor. Não aceite menos que isto!

Padronize com dados, extraia informações e oferte críticas positivas de remodelação do seu negócio. Este é o segredo do sucesso!

O blog do LawRD tem um novo colaborador: Gustavo Rocha.

Gustavo Rocha, advogado, é consultor nas áreas de gestão, tecnologia e qualidade para escritórios de advogados. É autor do blog Gestão.Adv.br onde pretende divulgar e “Aliar o conhecimento jurídico com o know-how administrativo e gerencial, bem como as ferramentas de informatização e gestão (…)”.

Esta voz especializada junta-se agora ao blog do LawRD onde irá contribuir com o seu know-how nas áreas da tecnologia de informação aplicadas ao mundo jurídico.

É com enorme satisfação que damos esta notícia. O LawRD tem o Brasil como um dos seus mercados alvo. A disponibilização do LawRD em Português do Brasil foi o primeiro passo. Esta voz que vem agora juntar-se a nós representa um segundo passo que acrescenta valor aos leitores do blog do LawRD.