Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

A conta corrente de um cliente representa a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade de advogados.

Pensando assim tudo se torna fácil: quando eu (advogado) emito uma nota de honorários ao cliente, ele deve-me dinheiro logo debito a conta corrente para representar esta posição devedora.

Quando o cliente paga um nota de honorários, deixa de dever dinheiro ou, dito de outro modo, assume uma posição credora perante mim (advogado). Assim, pagamentos do cliente são sempre creditados na sua conta corrente. É por isso que ao receber uma provisão para honorários ou despesas, eu tenho de creditar a conta corrente do meu cliente.

Mas uma conta corrente que apenas retrate os movimentos financeiros e responsabilidades não chega. Vejamos o seguinte caso prático:

Um advogado abre um dossier para um cliente e pede uma provisão para honorários no valor de €2.000. A conta corrente apresenta um saldo credor de €2.000. Perfeito: saldo credor na conta corrente é sempre uma boa posição financeira do cliente!

Durante uma semana, o advogado trabalhou 20 horas no processo do cliente. Sabendo que o nosso advogado cobre de honorários €150/hora, qual é a situação financeira do cliente?

Num software tradicional de facturação a resposta seria: o cliente tem um crédito de €2.000. Com a informação proporcionada por este tipo de software está tudo OK com o cliente.

Caso o advogado utilize o LawRD, ao consultar a conta corrente do cliente verá a seguinte informação:

O LawRD apresenta dois saldos:

• Um a verde e no valor de €2.000 que representa a posição credora do cliente pelo facto de ter realizado um adiantamento via uma provisão.
• Um a vermelho e negativo no valor de -€1.000.

Este valor de -€1.000,00 representa a verdadeira situação financeira do cliente perante o advogado. O LawRD considera que no final do mês a posição do cliente é a seguinte:

€2.000 (Provisão) – [20 horas trabalhas x €150,00] = €2.000 - €3.000 = -€1.000

O LawRD apresenta dois conceitos de conta corrente:

• A tradicional, ou seja, a que reflecte emissão de notas de honorários e os pagamentos do cliente;
• E uma, a que damos o nome de Conta Corrente Global, que tem em consideração as tarefas e despesas já lançadas no dossier mas que ainda não foram facturadas ao cliente.

Perante o cenário do exemplo, o advogado tem duas hipóteses: ou pede um reforço de provisão ou factura tudo o que está pendente para alterar a posição financeira do cliente para devedora.

No primeiro caso e supondo que foi solicitado ao cliente uma nova provisão de €2.500, a conta corrente fica credora em €4.500 olhando apenas para os fluxos financeiros e credora de €1.500 quando se consideram o tempo já trabalhado no dossier e ainda não facturado:

Este saldo de €1.500 representa cerca 10 horas de trabalho (€1.500 a dividir por €150) que o advogado ainda pode realizar no processo. A partir desse ponto a posição do cliente volta a ser devedora perante a sociedade.

Caso o advogado opte por facturar o trabalho realizado ao cliente, o saldo das duas contas conta correntes ficam iguais e devedoras em €1.000:

O LawRD apresenta a vermelho e a negativo as situações devedoras do cliente no cabeçalho da conta corrente. É uma forma de chamar à atenção do gestor do dossier: posições devedoras do cliente geralmente necessitam de atenção por parte do gestor do dossier ou do responsável administrativo.

E qual é a vantagem de apresentar dois conceitos de conta corrente? Apresentamos uma: a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade é apresentada em tempo real. A emissão de facturas nunca está em linha com o trabalho realizado. Usando o LawRD, o nosso advogado é informado mais cedo que a posição financeira do cliente é devedora … e informação em tempo real é a informação valiosa porque permite ao advogado tomar decisões mais cedo e não ter que aguardar pelo tempo administrativo da emissão da facturação para ter de tomar decisões.

LawRD é informação útil em tempo útil.

Após as folhas de tempos terem sido enviadas para aprovação, cabe aos gestores dos dossiers ou a um administrador do LawRD efectuar a aprovação dos tempos. Só depois desta acção, é que os tempos poderão ficar disponíveis para a emissão da nota de honorários.

Para aprovar tempos deve-se clicar na opção Aprovar Tempos:

O LawRD apresenta ao gestor de dossiers uma lista das folhas de tempos dos diferentes advogados. Esta lista chamada Tempos – Vista Geral, é apresentada de forma cronológica estando as folhas de tempos mais recentes no topo:

A primeira coluna da lista apresenta o estado da folha de tempo. Esses estados são os seguintes:

• Sem tarefas: folha de tempos aberta por um advogado mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;E
• Em Aberto: folha de tempos  onde já foram introduzidas tarefas mas que ainda não foram submetidas a aprovação;
• Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não tendo contudo sido integralmente aprovada. Basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha Em aprovação.
• Fechada: folha de tempos integralmente aprovada.

O gestor do dossier terá de concentrar a sua atenção nas folhas de tempos assinaladas com o estado:

A segunda coluna da lista Tempos – Vista Geral, mostra a sigla que identifica o pessoa que introduziu os tempos. Neste exemplo e ao passar com o rato na sigla CB pode-se ver que a folha de tempos pertence a Carlos Bartolomeu:

A terceira coluna identifica a semana a que a folha de tempos se refere. No exemplo anterior, a folha de tempos do recurso CB que se encontra em aprovação, refere-se à semana 45 do ano de 2009 que vai do dia 2 de Novembro ao dia 8 de Novembro:

Na quarta e quinta colunas pode ver-se respectivamente a totalidade das tarefas em aprovação (7 no exemplo) e o tempo total trabalhado nessas tarefas (18h26 minutos no exemplo).

A aprovação de uma determinada folha de tempos pode ser realizada clicando em Ver Detalhes, Vista Semanal ou clicando em Aprovar já:

Clicando em Ver Detalhes, o LawRD abre uma janela onde apresenta as tarefas separadas por cliente e dentro deste por dossier:

Neste ecrã, o gestor deve indicar quais os tempos que pretende aprovar e enviar para facturação. Para aprovar um tempo deve colocar um visto nas caixas da coluna aprovação:.

Para indicar se o tempo aprovado deve ser cobrado ao cliente, deverá seleccionar a caixa de selecção na coluna cobrança:.

Por defeito, o LawRD assume como sendo cobráveis todas as tarefas excepto as introduzidas no Dossier Interno (dossier criado automaticamente pelo sistema para registo de tarefas internas e que não são imputáveis a clientes).

Numa tarefa aprovada, caso se retire o visto da coluna cobrança: não será possível efectuar a sua facturação ao cliente mas a mesma tarefa ficará a afectar a rentabilidade do dossier. No exemplo, e caso não se queira facturar ao cliente 1h20m da tarefa “Reunião com o director de recursos humanos”, esse tempo irá aumentar o custo do dossier em 1h20 x custo hora do advogado. Caso o tempo seja cobrável, o LawRD permitirá também a facturação de 1h20m mas neste caso multiplicado pelo preço hora (honorários) do advogado.

A qualquer momento, o gestor pode aprovar parcialmente a folha de tempos clicando em Aprovar Selecção. A partir desse momento, as tarefas seleccionadas para aprovação e cobráveis ficam disponíveis para serem facturadas.

Recordamos que basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha no estado Em aprovação.

O botão Aprovar e Cobrar Todos, considerará todas as tarefas da folha de tempos como aprovadas e cobráveis ficando imediatamente disponíveis para facturação nos respectivos dossiers. Esta é a opção mais adequada para uma rápida aprovação da folha de tempos.

Caso o gestor não concorde com um ou mais tempos deverá clicar em Rejeitar podendo indicar ao utilizador responsável pela criação da folha de tempos os motivos da sua rejeição.

A acção de rejeitar tem implicações em todas as tarefas da folha de tempos:

• Tarefas ainda não aprovadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas mas ainda não facturadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas e já facturadas não poderão ser objecto de alterações.

A folha de tempos rejeitada fica no estado Em Aberto sendo o emissor da folha de tempos avisado que tem de efectuar alterações aos tempos para posterior reenvio para aprovação.

A aprovação das folhas de tempos também pode ser efectuada clicando em Vista semanal:

Nesta vista, os tempos são apresentados numa matriz idêntica à utilizada para a sua introdução:

Aqui, os dias (colunas) e/ou dossiers (linhas) poderão ser aprovados de forma rápida clicando em aprovar », ficando imediatamente disponíveis para facturação.

Os dias e dossiers aprovados serão identificados a verde:

Tal como na vista Ver Detalhes, o botão Aprovar e Cobrar Todos bem como o botão Rejeitar estão disponíveis.

Para visualizar as tarefas de um dossier deve clicar-se em Abrir Detalhes +:

Aqui, tal como descrito para a vista Ver Detalhes, cada tarefa poderá ser aprovada e/ou identificada como cobrável. A aprovação da selecção efectua-se clicando em Guardar Lista.

Por último, as folha de tempos poderão ser aprovadas de forma rápida clicando no link Aprovar já ficando as tarefas imediatamente disponíveis para facturação:

A implementação de sistemas de informação em escritórios de advogados, está normalmente associada a investimentos em serviços especializados em instalação, actualização, manutenção e segurança. Ao mesmo tempo, exige-se das equipas de trabalho tempo e disponibilidade para formação, conhecer os instrumentos, rotinar processos e retirar partido efectivo das suas funcionalidades.

Colocando o factor humano no centro das preocupações, o LawRD é uma ferramenta intuitiva, que permite a qualquer utilizador retirar partido imediato de todas as suas funcionalidades sem necessidade de formação.

O LawRD não pretende fazer tudo, apenas o essencial, de forma simples e eficaz:

• Registo de todos os actos, tarefas e recursos contabilizáveis;
• Partilha de informação, trabalho em equipa e à distância, a partir de qualquer localização;
• Gestão de clientes e contactos, criação de agendas e cronogramas, gestão de tarefas e custos associados;
• Controlo imediato de cobranças, contas-correntes, processos, clientes e da actividade de todos os colaboradores;
• Relatórios de apoio à gestão: facturação, rentabilidade, alocação de horas e análise de desvios com sistemas de alertas.

Tudo isto a partir de uma ligação à Internet.

Constate por si, durante 30 dias gratuitos sem restrições nem obrigações!