Conto escrito por Gustavo Rocha (advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr), baseado em experiências reais de seus clientes antes da contratação:

Era uma vez um advogado que mesmo ouvindo, lendo e vendo todas as mudanças que o judiciário está fazendo em termos de sumula vinculante, processos repetitivos, bem como processo eletrônico, achou tudo lindo e manteve o seu negócio – que funcionava tão bem – da maneira que estava.

O advogado deixou o tempo passar e as rotinas internas do seu escritório se acomodarem…

Veio o implacável tempo e começaram a surgir problemas de ordem tecnológica.

O primeiro foi o advogado tentar peticionar no Superior Tribunal de Justiça. No papel não consegue. Via fax é proibido. Somente através do peticionamento eletrônico, que exige a certificação digital. Só que o advogado, como não estava se preparando para isto, descobriu esta realidade no último dia do prazo, quatro horas da tarde… Ou seja, não havia tempo hábil sequer para pegar uma certificação digital. E assim, era uma vez o prazo…

Vendo esta realidade, ele foi até a Ordem dos Advogados do Brasil, pegou uma certificação digital e pensou: “Tudo resolvido” e voltou ao seu escritório contente, deu a certificação para um estagiário e disse: “Te vira magrão! Agora é tudo contigo” e foi para sua sala com mesa de mármore…

Então, surgiu outro problema: o advogado percebeu, quando foi parado numa blitz de transito que o carro que estava em seu nome, comprado com suor do trabalho, de noites mal dormidas, estava no nome de outra pessoa… O advogado, mesmo avisado dos riscos, deu a certificação e senha para um estagiário que transferiu parte do seu patrimonio para um laranja…

Era uma vez o patrimônio…

Refeito do susto, com ações anulatórias de ato jurídico em tramitação para reaver seus bens, o advogado trocou a senha da certificação e resolveu que só ele iria usar…

Mais uma vez, o problema bateu a sua porta.

Como o advogado não se preocupou com a gestão, em sistematizar as rotinas internas do seu escritório, em ter um sistema que não apenas controle processos, mas igualmente gerencie o seu escritório, ele ficou escravo do tempo e do processo eletronico, posto que tudo tinha que passar pela sua certificação digital.

Então ele chamou uma consultoria para realinhar processos, implantar tecnologia, desenvolver o marketing jurídico, tudo ótimo… menos o tempo que o consultor pediu para implantar tudo isto: 12 meses. O advogado achou absurdo e não contratou a consultoria, afinal, em 12 meses ele mesmo faria tudo isto e muito mais rápido. Ledo engano… os dias passam, correm, voam… mais de 12 meses se passaram e praticamente nada mudou…

Enfim, com tudo indo contra a maré, só restou uma frase para sintezar esta estória: Era uma vez um advogado…

Não permita que o seu negócio caia neste conto. Acredite que tudo tem solução, basta força de vontade, persistência, amor ao que se faz e muito, mas muito trabalho. Se não consegues fazer sozinho, chame um especialista no assunto.

Não espere ficar no era uma vez um advogado bem sucedido que sucumbiu…

Aplique a gestão e tecnologia com qualidade e verás a diferença em resultado.

O título do post de hoje é o título de um filme de 1984: 2010 - O ano em que faremos contato que era a continuação do 2001 - Uma odisseia no espaço.

Numa reflexão de 2009, penso que o ano foi muito proveitoso na área jurídica e empresarial. Tivemos muita evolução tecnológica, mais advogados vendo seus escritórios como empresas, mais gestão, tecnologia e qualidade. Foi um ano de muito marketing jurídico, redes sociais e alianças estratégicas.

E o que teremos para 2010? Sonhos, anseios, desejos e principalmente trabalho.

Sim, desejo que você sonhe muito, pois o sonho alimenta nossa esperança e faz a felicidade aparecer nas coisas pequenas, nas concretizações menores, naquilo que é palpável.

Que os anseios que você tem se tornem realidade. Se você busca as coisas boas, elas virão.

Que o desejo invada a sua vida. Deseje a felicidade, o amor, a amizade, o carinho e depois de sonhar, pensar e desejar, faça o principal: trabalhe. Que o trabalho em 2010 seja o norte do teu caminho. Não apenas trabalho como forma de satisfação profissional. Trabalho como verbo de construção. Trabalho como vontade de mudança. Trabalho como forma de ver o mundo de uma maneira diferente.

Penso que o filme predestinou a advocacia e o empresariado em 2010. A advocacia e seu marketing, bem como os empresários estão totalmente interligados a esta palavra: contatos. É assim que nascem as redes sejam virtuais e/ou presenciais. É assim que as pessoas confiam uma nas outras. É assim que conseguimos contratar um profissional de serviços.

Tudo são contatos! Não apenas o contato em si. A demonstração de confiança. A externalização do contato: ou seja, a indicação. Aprenda que indicar é tão importante e deve ser tão criterioso quanto fazer contatos. Indicar é dar a alguém o seu aval, o seu crédito, a sua boa fama.

Aprender a lidar nas redes é essencial para 2010. Não basta estar conectado nas redes, ter mil seguidores no Twitter, Facebook ou Plaxo. O importante é estar conectado. É interagir com este público.

Então, 2010 será o ano em que faremos contato!

Fazendo uma auto-análise do seu escritório, como você o vê? Bom, excelente, o máximo, ou o supra-sumo da competência, agilidade e sucesso?

É importante analisarmos os pontos fortes, contudo os pontos fracos também são fundamentais para que possamos desenvolver de forma sustentável.

Agora raciocine bem: Quem melhor que o seu cliente para avaliar o seu trabalho? Não qualquer cliente, por óbvio.

Faça este exercício de autoconhecimento:

Selecione alguns clientes mais íntimos e bons de relacionamento.

Formule três ou mais perguntas dentro destes três enfoques:

• Como o cliente avalia com uma nota de zero a dez o escritório.
• Após a nota dada, como o escritório deve agir para aumentar de nota.
• Você tem conhecimento de outros assuntos, teses ou debates oriundos de outros escritórios?

Vamos analisar um cliente respondendo estas três perguntas:

O cliente, por exemplo, dá a nota 7 para o escritório ao responder a primeira pergunta, aduz que fica muito tempo esperando na recepção para ser atendido, que sempre quando ele chega não tem café, o processo está demorando demais para acabar e outros já receberam e ele não e na terceira pergunta ele diz que outro escritório procurou ele com uma ação nova sobre um determinado assunto e que o escritório (seu) nunca ligou pra ele.

Aqueles que atendem clientes sabem que o parágrafo acima trata-se de uma típica e cotidiana resposta. Analisando a resposta, num primeiro momento podemos pensar que o cliente está a ponto de desistir do escritório, contudo a verdade é que ele gosta tanto do escritório que diz exatamente aonde estão os problemas!

O cliente expôs suas insatisfações, demonstrou que não está sendo atendido a contento, demonstrou que o escritório não está informando ele adequadamente, que o café está acabando e ninguém está repondo, enfim, várias situações que devem ser analisadas e resolvidas.

E a terceira pergunta? Ora, se é uma assunto novo, traga para o seu negócio, estude e oferte aos seus clientes! Se for um assunto que você já faz, sinal que você pode até fazer, mas não está informando o seu cliente. Enfim, a terceira pergunta é uma pergunta de oportunidade real!

Aplique hoje mesmo as três perguntas aos seus clientes especiais. E depois responda: O que você mudou no seu autoconhecimento?

Estas três palavras fazem parte do meu cotidiano de consultor em escritórios jurídicos.

Vejo muitos profissionais criando dados, poucos com informação e quase nenhum com crítica.

Qual a diferença?

• Dado é qualquer informação que você armazena e pode coletar depois;
• Informação é a utilização de dados de maneira a ser-lhe útil;
• Crítica é o raciocínio em cima da informação obtida.

Estes três elementos são fundamentais para o desenvolvimento relevante e estável do escritório.

Vejamos um exemplo prático: o escritório lança num controle de processos ou planilha todos os clientes que entraram no escritório no período de uma semana. Isto é um dado. Se através deste dado ele puder concluir quantos fecharam ações com o escritório e quantos foram embora, estamos diante de um dado que transformou-se em informação. Agora, se diante desta informação o sócio tomar uma atitude de investimento em marketing, reformulação de procedimentos, entre outros, estamos diante da crítica, ou seja, da atitude contra o procedimento anterior, ou seja, a evolução.

Esta ideia é similar a utilização do PDCA.

Tanto o PDCA como a ideia de dado, informação e crítica nos levam ao mesmo objetivo: temos que analisar o que está acontecendo e raciocinarmos mudanças, ideias e novos procedimentos.

Não podemos aceitar passivamente as coisas como estão simplesmente porque sempre foram assim ou porque nunca tivemos problemas.

Sempre podemos evoluir e buscar o melhor. Não aceite menos que isto!

Padronize com dados, extraia informações e oferte críticas positivas de remodelação do seu negócio. Este é o segredo do sucesso!