Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Foi-me solicitada uma apreciação do funcionamento do LawRD, do ponto de vista do cliente, após pouco mais de um ano de utilização.

A minha experiência de utilização deste software não é, no entanto, global, já que por força da organização administrativa do escritório a que pertenço, não são utilizadas as funções relacionadas com a facturação (excepto para retirar as timesheets, que depois de revistas servem de base à emissão da facturação por parte de um contabilista externo) o que por sua vez desvirtua as funções de emissão de relatórios de gestão, que constituem a «jóia da coroa» do LawRD.

Mesmo numa utilização limitada como a que dele faço, porém, o LawRD não deixa de ser uma peça importante na nossa organização administrativa.

As principais funções que utilizamos - «contactos», «dossiers», «tempos» e «despesas» - concentram numa única ferramenta informática, de acesso fácil e barato mas particularmente fiável, todas as bases de dados de que necessitamos quer para efeitos de consulta quer para servirem de base ao processo de facturação (apesar de este, como acima já referi, depois não ser efectuado com recurso ao LawRD).

Não tenho qualquer dúvida em afirmar que a utilização do LawRD nos torna mais eficientes do ponto de vista da gestão do escritório, sendo assim uma importante ajuda ao sucesso da nossa actividade.

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

CRM – Customer Relationship Management – ou seja, gestão da relação com o cliente. Alguns profissionais jurídicos já se adaptaram a este termo, sendo este cada vez mais frequente em sistemas de gestão jurídicos.

Na seara da tecnologia da informação, temos cada vez mais  uma preocupação constante com a tecnologia e o cliente, organizar as informações dos clientes para lhes dar retorno, ampliar as possibilidades de fechamento de negócios, etc. Em bom português, um sistema de CRM pode ser muito eficaz para controlar quais clientes você já ofertou um determinado produto jurídico, se o cliente já foi teu cliente há muito tempo atrás e hoje não é mais, etc. O CRM tem muitas maneiras de controle e organização que facilitam os usuários.

Hoje em dia estamos vivendo uma enxurrada de redes sociais. Temos Plaxo, Orkut, Facebook, Twitter, Ning, entre outras. O pessoal da TI, já pensando nisto, está desenvolvendo CRM’s voltados as redes sociais, ou seja, poderemos estar conectados ao que estão publicando na rede em nosso nome, responder aos questionamentos das redes sociais, enfim, interagir mais forte com o nosso cliente.

Quais os benefícios?

As redes sociais trazem uma característica que a maioria dos advogados não está acostumada: O cliente elogia, briga, discute e “lava roupa suja” nas redes sociais. O cliente tem muito mais interatividade com o advogado nas redes sociais do que antigamente.  Assim sendo, está acontecendo muito de profissionais estarem sendo marcados, taxados de ruins, desorganizados, entre outros, na rede. Enquanto alguns estão pensando em processar quem fala ou difama na rede, quem está na rede está procurando outro profissional, posto que aquele a fama não é boa.

Pensando neste aspecto de maior velocidade, interatividade e organização das redes, a busca por CRM que seja integrado com as redes sociais se tornou uma realidade importante e interessante.

Você usa o CRM no seu escritório?
Você usa as redes sociais no seu escritório, seja de forma pessoal ou do escritório?
Você interage como com os clientes?
Você sabe quantos clientes já terminaram ações e você não contactou mais?
Você sabe quais produtos jurídicos você ofertou a um determinado cliente?

Se as perguntas acima estão sem respostas e principalmente se você não sabe sequer como iniciar para respondê-las, sugiro iniciar a interação com os clientes e a adoção de um software de gestão jurídica com CRM integrado.

O cliente não irá esperar você se lembrar dele. Se ele precisar lembrar você, ele procurará outro que não precise ser lembrado. Pense assim: Se você for surpreendido pelo seu dentista com um convite porque já fazem 6 meses da última limpeza, você ficará feliz, mesmo que não atenda ao convite. Contudo, se o dentista apenas se lembrar de você para lhe cobrar a última obturação, você irá procurar outro profissional. O mesmo vale para a área jurídica.

Use e abuse do CRM para gerenciar seus clientes, parceiros e negócios. A rentabilidade e crescimento do seu escritório agradecem!

O título do post de hoje é o título de um filme de 1984: 2010 - O ano em que faremos contato que era a continuação do 2001 - Uma odisseia no espaço.

Numa reflexão de 2009, penso que o ano foi muito proveitoso na área jurídica e empresarial. Tivemos muita evolução tecnológica, mais advogados vendo seus escritórios como empresas, mais gestão, tecnologia e qualidade. Foi um ano de muito marketing jurídico, redes sociais e alianças estratégicas.

E o que teremos para 2010? Sonhos, anseios, desejos e principalmente trabalho.

Sim, desejo que você sonhe muito, pois o sonho alimenta nossa esperança e faz a felicidade aparecer nas coisas pequenas, nas concretizações menores, naquilo que é palpável.

Que os anseios que você tem se tornem realidade. Se você busca as coisas boas, elas virão.

Que o desejo invada a sua vida. Deseje a felicidade, o amor, a amizade, o carinho e depois de sonhar, pensar e desejar, faça o principal: trabalhe. Que o trabalho em 2010 seja o norte do teu caminho. Não apenas trabalho como forma de satisfação profissional. Trabalho como verbo de construção. Trabalho como vontade de mudança. Trabalho como forma de ver o mundo de uma maneira diferente.

Penso que o filme predestinou a advocacia e o empresariado em 2010. A advocacia e seu marketing, bem como os empresários estão totalmente interligados a esta palavra: contatos. É assim que nascem as redes sejam virtuais e/ou presenciais. É assim que as pessoas confiam uma nas outras. É assim que conseguimos contratar um profissional de serviços.

Tudo são contatos! Não apenas o contato em si. A demonstração de confiança. A externalização do contato: ou seja, a indicação. Aprenda que indicar é tão importante e deve ser tão criterioso quanto fazer contatos. Indicar é dar a alguém o seu aval, o seu crédito, a sua boa fama.

Aprender a lidar nas redes é essencial para 2010. Não basta estar conectado nas redes, ter mil seguidores no Twitter, Facebook ou Plaxo. O importante é estar conectado. É interagir com este público.

Então, 2010 será o ano em que faremos contato!

Para além de um novo website e de uma conta demo, durante o Outono de 2009 outras novas funcionalidades foram incorporadas no LawRD. Estas novidades resultaram do feedback da comunidade de utilizadores do LawRD, a quem muito agradecemos, e são as seguintes:

• Eventos: é, agora, possível associar eventos aos contactos e aos dossiers, registando-se no LawRD datas importantes de acções e tarefas que são necessárias realizar. Estes eventos podem ser públicos ou privados sendo que, neste último caso, o evento apenas é visível pelo utilizador que o criou.

• Definir por dossier os honorários de cada interveniente: o LawRD já permitia facturar um dossier à hora mediante os honorários de cada um dos intervenientes no dossier. Agora é possível definir valores diferentes dos pré-definidos para um determinado dossier por advogado interveniente no processo.
  
  Ao definir a equipa do dossier, o LawRD apresenta os honorários standards definidos na ficha do advogado podendo ser indicado os valores específicos para o dossier:

• Configurar um fee de sucesso num Dossier por Orçamento: este valor quando se está a abrir o dossier tem um carácter previsional podendo ser ajustado no momento da emissão da nota de honorários.

• Possibilidade de criar um novo tipo de dossier no assistente de criação de dossiers: caso o dossier que se está a abrir não se enquadre em nenhuma das categorias que tipificam os dossiers, é possível criar uma nova categoria sem ter de sair do assistente de criação de dossier.

• Separador Tempo nos Dossier apresenta uma coluna com os custos e outra com os honorários: fica assim mais simples o controlo da rentabilidade de um dossier. A qualquer altura é possível ver o potencial de facturação de um dossier (coluna Honorários) e os custos calculados pelo custo hora dos intervenientes no processo (coluna Custo).

• Eliminar contactos e dossiers: esta opção foi desenvolvida para permitir eliminar duplicação de contactos e dossier que surgem, normalmente nos primeiros meses de utilização do LawRD, devido a erros por parte dos utilizadores.
  Esta opção está disponível, por defeito, para os utilizadores com o perfil de Administrador e com o perfil de Manager (o gestor de dossier apenas pode eliminar os dossier onde é gestor e não dossier de outros gestores) podendo esta configuração ser alterada modificando os perfis.

• Linha de deduções na nota de honorários: ao emitir a nota de honorários pode-se colocar um valor a deduzir ao total (por exemplo, para registo da retenção na fonte).

• Novo layout da nota de honorários em PDF: foi alterado o layout da nota de honorários em PDF tendo agora uma apresentação mais agradável.

• Associação dos utilizadores aos dossiers pode ser realizada na ficha do utilizador: este processo simplifica a associação dos novos advogados aos dossiers da sociedade que constam do LawRD. Sempre que um advogado é associado a um dossier, o LawRD passa a enviar um email ao utilizador avisando-o desse facto.

• Estado das Folhas de Tempos: ao aprovar as folhas de tempos, o utilizador tem agora os seguintes estados:
  Sem tarefas: folha de tempos aberta pelo utilizador mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;
  Em aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas e ainda não submetida a aprovação;
  Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não foi analisada e aprovada. Neste caso existe a necessidade do utilizador que aprova os tempos de realizar a respectiva aprovação.
  Fechada: folha de tempos já aprovada.

• Efectuar pesquisas nos comentários dos dossiers e dos contactos:

• Tags com auto-sugestão: Ao introduzir tags (etiquetas) nos contactos, o LawRD vai sugerindo tags já introduzidas pelos utilizadores.

Foram ainda corrigidos questões e pequenos erros da aplicação que nos foram sendo reportados desde as novas funcionalidades implementadas no Versão de 2009. Assim, foram corrigidas algumas situações nas avenças, nos relatórios e nos dossiers por orçamento.

Para 2010 estão previstos mais desenvolvimentos. Por isso convidámos todos os interessados no LawRD a acompanharem este blog. Para isso sugerimos que subscrevam o feed RSS ou nos sigam no Twitter ou no Facebook.

O LawRD está sempre em evolução para responder às solicitações dos nossos clientes. É uma das vantagens de um sistema SaaS: quando as actualizações são implementadas ficam logo disponíveis para os utilizadores do LawRD.

Implementou-se a capacidade de adicionar comentários – que podem ser públicos ou privados podendo o seu estado ser modificado em qualquer altura - com a possibilidade de anexar ficheiros nos Contactos e nos Dossier.

A imagem seguinte mostra uma série de comentários num cliente:

A funcionalidade nos Dossier é exactamente igual. Para se criar um comentário nos Dossier basta ir ao respectivo separador:

A categorização do comentário é obrigatória e cabe ao administrador do sistema definir essas categorias nas definições do LawRD:

Após introduzir o texto, definir se o comentário é público ou privado e anexar um ficheiro (opcional) basta clicar em Guardar para o novo comentário ser criado:

Se os contactos são o ponto de partida do LawRD, os dossiers são as estradas por onde a informação circula. É por existir um dossier ligado a um cliente que os advogados despendem horas de trabalho e incorrem em despesas que mais tarde podem ou não ser facturadas ao cliente.

O LawRD implementou todo este circuito de registo de informação com o objectivo de gerar relatórios para responder a questões tão simples como saber se determinado dossier está a ser rentável. LawRD é Reports on Demand, ou seja, relatórios a pedido!

Na imagem seguinte apresenta-se um exemplo do ecrã dos Dossiers:

O LawRD apresenta ao utilizador todos os dossiers onde tem intervenção seja como responsável (aparece a sigla do utilizador no local indicado por um círculo a vermelho) seja como recurso (a sigla aparece no local indicado por um rectângulo azul).

Todos os dossiers estão ligados a contactos definidos como clientes. A única excepção é o dossier Assuntos Internos Gerais (indicado na imagem por um rectângulo a verde). Este dossier está ligado ao escritório que utiliza o LawRD e serve para registo de tempos e despesas que não são imputáveis aos clientes mas para registo dos tempos e despesas associados a assuntos internos do escritório.

O sistema vai apresentando os passos para criar cada Dossier:

• Ir ao separador Dossier e clicar em:
  
• Seleccionar o cliente:
  
• Se o cliente já tiver dossier, o LawRD apresenta uma lista com o objectivo de confirmar se o dossier a criar não existe no sistema:
  
  Se não existir, basta clicar na opção ‘Não está, criar novo »’ para prosseguir com a operação:
  
• Definir o gestor (responsável) pelo dossier:
  
• Definir a data de início do dossier:
  
• Associar os colaboradores ao dossier. É neste passo que se define quem irá trabalhar no dossier e posteriormente registar tempos e despesas:
  
• Associar restantes intervenientes que estão relacionados com o dossier. Pode-se associar todo o tipo de contactos ao dossier como, por exemplo, os advogados da outra parte do processo:
  
• Criar o dossier clicando em:
   
  O LawRD apresenta um ecrã com um cabeçalho onde se resumo a informação do dossier:
  

Os contactos são o ponto de partida do LawRD tal como o são na actividade de um escritório de advogados.

A dinâmica concorrencial do sector, o contexto de crise e a evolução do perfil daqueles que procuram e utilizam de serviços jurídicos impõem uma maior abertura aos escritórios de advogados. Cada vez mais os clientes procuram informação e estar informados. O estabelecimento de uma relação de confiança e proximidade com o seu advogado, cada vez mais se assume como determinante central da decisão de fidelização do cliente.

Porque a gestão do relacionamento com os clientes, com as redes de contactos associada a cada um deles e com todos aqueles que procuram o aconselhamento jurídico, dá trabalho e requer organização. O LawRD procura ser a ferramenta no apoio à gestão de contactos.

No LawRD os contactos podem ser de três tipos:

• Clientes;
• Utilizadores do sistema (pessoas com acesso ao LawRD);
• Outros contactos.

Todos os clientes, sejam eles empresas ou indivíduos, têm dossiers associados. Em cada dossier trabalha uma equipa ou um elemento que reportam despesas e tempos associados à execução de tarefas.

O acompanhamento de um processo ou de um cliente está normalmente associado à necessidade de gerir uma rede de contactos: fornecedores, outros advogados, repartições, solicitadores, instituições, familiares, outras partes interessadas, etc. Por isso o LawRD permite associar contactos a dossiers e clientes, optimizando a gestão de redes de contactos.

Cada utilizador poderá usar o LawRD para gerir contactos pessoais (família, a escola das crianças, ginásio, restaurantes, mediador de seguros, gestor de conta…) devendo para o efeito optar por não partilhar essa informação com os restantes utilizadores.

A criação de um contacto Pessoa ou Empresa é muito simples:

• Ir ao separador Contactos e clicar em:
  
• Dizer ao sistema se o contacto que se vai adicionar é uma Pessoa ou uma Empresa:
  
  Neste caso vai-se seleccionar Empresa.

• Por defeito, a Empresa a criar não é cliente.
  
  Para tornar o contacto Empresa num cliente empresarial tem de se activar a opção É cliente? e introduzir os dados da empresa:
  
  Todos os contactos que são clientes são partilhados pelos utilizadores do sistema. Nos restantes contactos existe a possibilidade de eles serem privados ou apenas partilhados com alguns utilizadores.

• Associar uma imagem ao cliente: esta opção permite uma identificação mais rápida do contacto. Se o contacto for uma empresa pode-se colocar o logótipo (normalmente obtido do site da empresa). Se for uma pessoa pode-se pesquisar em sites sociais (LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.) se existe uma fotografia do contacto.

• Clicar em Confirmar e o processo de criação do cliente está terminado: