Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Uma das questões que, se deficientemente conduzida, maiores melindres pode causar na relação entre um advogado e um cliente é a forma como os honorários do primeiro são negociados, quantificados e cobrados.

Há inúmeras formas de fixar e de proceder ao cálculo dos honorários do advogado, à semelhança do que sucede com o preço de qualquer prestação de serviços, sem prejuízo, naturalmente, das especificidades próprias a que os honorários dos causídicos estão sujeitos por força das regras deontológicas que, em cada país, regulam a prática da advocacia.

Um dos modelos mais frequentes, porém já um pouco a «passar de moda», é o da fixação de um valor por cada hora de trabalho despendida pelo advogado nos assuntos do seu cliente.

Este modelo tem como principal vantagem o facto de ser flexível, permitindo manter o equilíbrio económico entre os serviços prestados pelo advogado e a respectiva remuneração por parte do cliente independentemente das oscilações que, inevitavelmente, o volume de trabalho em causa irá sofrer ao longo do tempo.

A sua principal desvantagem consiste no facto de ser difícil ao cliente prever o montante dos honorários correspondentes a cada período de facturação acordado com o advogado (quando exista um período acordado), o lhe cria alguma insegurança ao nível da previsibilidade dos custos.

É no entanto possível ao cliente controlar fundamentação da quantificação dos honorários do advogado, desde que este, na facturação, inclua (como se impõe) a especificação de cada tarefa efectuada e do tempo em cada uma delas despendido. Este controlo não é, naturalmente, absolutamente rigoroso, mas permite impedir que eventuais abusos atinjam níveis substanciais.

Outro modelo, até mais clássico, é o do preço fixo, que pode ser determinado para um certo processo ou assunto (ajuste prévio de honorários) ou para um determinado ciclo de facturação (avença).

Este modelo é absolutamente claro e tem como principal vantagem a de eliminar à partida a quase totalidade da margem para discussão ou litígio sobre a quantificação dos honorários (mas não, claro está, sobre outras questões como a qualidade do trabalho desenvolvido pelo advogado, etc.), e como principal desvantagem o facto de não constituir uma solução flexível em função das variações do volume de trabalho. Pode por isso gerar situações injustas, caso o volume de trabalho venha a verificar-se, ao longo do tempo, consistentemente maior ou menor do que o inicialmente previsto pelas partes.

Outra forma de quantificar honorários consiste na fixação de uma percentagem dos resultados obtidos pelo cliente com o trabalho do advogado, geralmente no âmbito de um ou mais processos judiciais.

Em muitos países, esta forma de quantificação de honorários é proibida na sua forma pura, por se entender que fazer a remuneração do advogado depender totalmente do sucesso da causa em Tribunal faz com que o mesmo tenha um interesse demasiado directo na causa em apreço, comprometendo a sua objectividade, isenção e independência face aos interesses do cliente. No entanto, é admitida a sua combinação com outras formas de quantificação de honorários.

Estas e outras formas de quantificação de honorários podem pois ser utilizadas nos seus modelos puros ou combinadas, de forma a criar modelos ecléticos e, em alguns casos, mais equilibrados.

A questão fundamental subjacente à escolha do modelo de quantificação dos honorários corresponde ao de uma justa quantificação dos custos suportados pelo cliente, em função do volume e do tipo de trabalho desenvolvido pelo advogado em sua representação, e dos resultados alcançados.

Post elaborado por Jared Correia. Jared é consultor no Massachusetts Law Officer Management Assistance Program providenciando consultadoria confidencial e grátis aos advogados do Massachussets. As suas reflexões sobre a gestão da actividade jurídica estão por norma disponíveis online, sobretudo no blog do LOMAP e no Twitter.

Na qualidade de consultor jurídico do Law Office Management Assistance Program no Massachussets, sou um espectador privilegiado das tendências que ocorrem na área judicial. Uma delas tem sido a vontade de adoptar novas tecnologias que permitam: (1) novas possibilidades de eficiência para esta actividade; e (2) poupança nos custos. Perante tais motivações, não surpreende que a maioria dos advogados com quem contacto estejam desejosos e mais que prontos para adoptar soluções SaaS na sua actividade.

Sem me alongar sobre este ponto (dado que será um leitor assíduo deste blog, já estará a par do que são sistemas SaaS), as soluções SaaS deslocam o software a ser instalado no seu computador/sistema para a web, ao qual acede (e aqueles por si convidados) através de um portal seguro e procedimentos vários de sigilo e segurança. Sistemas Saas, e em particular os que tem funcionalidades de gestão, como é o caso do LawRD: Reports on Demand, cumprem os requisitos citados ao mesmo tempo que potenciam a eficiência e a redução de custos. Sistemas de gestão online são, na minha experiência, mais acessíveis, mais intuitivos de usar e fáceis de aprender, do que os tradicionais que se tem que instalar nos nossos computadores. Sistemas como o LawRD que oferecem componentes para a gestão de variáveis críticas (como contactos, tempo e notas de honorários entre outras) são um significativo melhoramento para a eficiência ao permitir gerir áreas que talvez até então tal gestão não existia ou era morosa e custosa. A facilidade de uso e intuitividade dos sistemas SaaS significam poder fazer mais, mais depressa e melhor sem que seja mais difícil e mais trabalhoso. Um dos factores de rapidez é o facto de o sistema não ter de estar instalado no seu computador, pelo que não tem que competir por recursos com todos os outros programas que aí tem instalados; isto também representa uma redução de custos e incremento de produtividade, pois esses outros programas trabalham mais rápida e eficientemente. A redução de custos inerente à adopção de soluções SaaS  está no seu menor custo face ao dos sistemas software tradicionais. Por norma, nos sistemas tradicionais há um significativo custo inicial acrescido do valor das actualizações dos programas, que são geralmente anuais. Nos sistemas SaaS, há um valor mensal perfeitamente razoável em vez de um investimento inicial de peso, sem qualquer custo adicional quanto às actualizações que acontecem nos bastidores sem qualquer stress para o utilizador. Dependendo da solução SaaS que se escolha, a poupança é proporcional ao número de utilizadores dentro das necessidades do escritório ou firma; além da poupança e produtividade acrescidas pelo facto de as actualizações se processarem imediata e automaticamente, sem necessidade de alocar os seus recursos e tempo para que as mesmas se concretizem.

Se quiser saber mais sobre SaaS consulte o episódio “The Use of SaaS in the Legal Field” no meu podcast.  Para uma análise mais detalhada sobre fornecedores de SaaS e questões de segurança na utilização de sistemas SaaS por advogados, podem consultar o meu post referente a uma proposta de conduta ética da Ordem dos Advogados da Carolina do Norte. Deverão, é claro, continuar a acompanhar o blog do LawRD para estar a par das novidades e informações sobre SaaS.

Aquando da decisão de subscrever produtos SaaS para a área jurídica, será de ter em consideração uma visita ao site da empresa criadora do LawRD: refiro-me à muchBeta e conferir a oferta de outros produtos SaaS por esta desenvolvidos: Teepin e Yoomit.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

O valor hora do advogado é atribuído directamente no separador Utilizadores. Por defeito, apenas os utilizadores com perfil de Administrador acedem a esse separador do LawRD:

Para ver o custo hora e os honorários de um certo advogado deve-se clicar no respectivo nome e carregar no botão Alterar:

O Custo Hora indica quanto é que o advogado custa ao escritório por cada hora que trabalha e os Honorários corresponde ao valor hora cobrado ao cliente por cada hora que o advogado trabalha nos Dossiers do cliente.

O Custo Hora é usado na aplicação principalmente nos relatórios e no ecrã de verificação de resultados do dossier.

Nos relatórios, o Custo Hora é um factor importante para verificar a rentabilidade do advogado. O indicador da rentabilidade é obtido pela seguinte expressão:

O valor óptimo para este indicador é um valor acima de 100%. Um valor abaixo dos 100% significa que no período seleccionado os custos superaram os ganhos.

Este indicador pode ser analisado ao longo do tempo para o mesmo advogado e ser comparado com indicadores de rentabilidade de outros advogados ou mesmo com o indicador global de rentabilidade do escritório.

O LawRD permite assim efectuar comparações no tempo e no espaço!

Existe, por vezes, a necessidade de voltar ao início! Este post poderia ser o primeiro do Blog do LawRD: afinal, para que serve o LawRD?

Discute-se nos meios legais que cobrar à hora não é a melhor forma de os advogados se fazerem pagar pelos seus serviços. Não entramos nessa discussão! Não é da nossa competência afirmar qual a melhor forma de um advogado cobrar os seus serviços. O que garantimos é que o LawRD dá resposta aos diferentes modelos de convenção de honorários adoptados pelos advogados nos dossiers dos seus clientes. Assim, o LawRD permite cobrar um dossier à hora, por orçamento, com fee de sucesso, etc.

Seja qual for a forma como um advogado cobra os seus serviços existe uma realidade à qual não consegue fugir: o advogado investe o seu tempo nos dossiers. Exemplificando: durante o seu horário de trabalho, o advogado está a escrever um email para um cliente. Ao fazer isso está a investir um determinado tempo. Esse tempo terá um custo que é igual ao custo hora do advogado multiplicado pelo tempo total da tarefa.

Mas aqui pode-se colocar uma questão: como é que um advogado calcula o seu custo hora? Esse cálculo pode ser simples ou complexo. Numa sociedade de advogados, esse custo poderá ser obtido somando os salários, prémios e restantes custos associados a um advogado, dividido pelo número total de horas trabalhadas durante um determinado período de tempo (ano ou mês). Um advogado que faça prática isolada terá em mente um determinado valor mínimo que a sua actividade tem de gerar para ser compensadora. Dividindo esse valor pelo número de horas que quer investir na sua actividade de advocacia terá o seu custo hora. Por exemplo, se um determinado advogado considera que a sua actividade tem de gerar no mínimo €5.400 por mês e está disposto a trabalhar 180 horas/mês, o seu custo hora será de €30.

Saber o custo é apenas a primeira parte. A segunda parte é efectuar o registo do tempo que se investe em cada dossier. Venha quem vier … apenas existe uma forma de efectuar esse registo: através uma folha de tempos. Essa folha de tempos pode ser tão simples como uma página agrafada ao dossier onde o advogado vai apontando manualmente o tempo. Este sistema funciona mas com ele nenhum advogado consegue responder rapidamente a estas questões:

• Quanto tempo é que eu já trabalhei num dossier?
• Qual o custo total de um dossier?
• O dossier é rentável?

É aqui que entra o LawRD – Reports on Demands! Com o LawRD a resposta a estas questões estão à distância de um clique. Eis um exemplo retirado da Conta Demo do LawRD:

Neste exemplo vê-se ver na linha do Total que já se trabalhou 49h39m com um custo total de €5.607,49. Como o dossier é cobrado à hora, existe um volume de facturação de €8.937,00 logo este dossier está a ser rentável em €3.329,51. Estão respondidas as questões anteriores. O custo para obter esta informação foi um click no tabulador Tempos.

O tabulador Tempos continua a ser importante nos dossiers não facturados à hora. A razão é simples: é necessário confrontar o valor acordado com o cliente com os custos do trabalho realizado. Utilizando mais uma vez a Conta Demo do LawRD vê-se que neste dossier foi acordado com o cliente honorários no valor de €1.500,00:

Ao clicar em Tempos obtém-se esta informação:

• Quanto tempo é que se trabalhou no dossier? R: 13h55.
• Qual o custo total do dossier? R: €1.267,47.
• O dossier é rentável? R: Sim neste momento ainda é rentável em €232,52.

Estamos prontos a responder à questão afinal para que serve o LawRD? Numa frase: o LawRD permite obter de uma forma rápida uma conta de demonstração do resultado de um dossier.

Após as folhas de tempos terem sido enviadas para aprovação, cabe aos gestores dos dossiers ou a um administrador do LawRD efectuar a aprovação dos tempos. Só depois desta acção, é que os tempos poderão ficar disponíveis para a emissão da nota de honorários.

Para aprovar tempos deve-se clicar na opção Aprovar Tempos:

O LawRD apresenta ao gestor de dossiers uma lista das folhas de tempos dos diferentes advogados. Esta lista chamada Tempos – Vista Geral, é apresentada de forma cronológica estando as folhas de tempos mais recentes no topo:

A primeira coluna da lista apresenta o estado da folha de tempo. Esses estados são os seguintes:

• Sem tarefas: folha de tempos aberta por um advogado mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;E
• Em Aberto: folha de tempos  onde já foram introduzidas tarefas mas que ainda não foram submetidas a aprovação;
• Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não tendo contudo sido integralmente aprovada. Basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha Em aprovação.
• Fechada: folha de tempos integralmente aprovada.

O gestor do dossier terá de concentrar a sua atenção nas folhas de tempos assinaladas com o estado:

A segunda coluna da lista Tempos – Vista Geral, mostra a sigla que identifica o pessoa que introduziu os tempos. Neste exemplo e ao passar com o rato na sigla CB pode-se ver que a folha de tempos pertence a Carlos Bartolomeu:

A terceira coluna identifica a semana a que a folha de tempos se refere. No exemplo anterior, a folha de tempos do recurso CB que se encontra em aprovação, refere-se à semana 45 do ano de 2009 que vai do dia 2 de Novembro ao dia 8 de Novembro:

Na quarta e quinta colunas pode ver-se respectivamente a totalidade das tarefas em aprovação (7 no exemplo) e o tempo total trabalhado nessas tarefas (18h26 minutos no exemplo).

A aprovação de uma determinada folha de tempos pode ser realizada clicando em Ver Detalhes, Vista Semanal ou clicando em Aprovar já:

Clicando em Ver Detalhes, o LawRD abre uma janela onde apresenta as tarefas separadas por cliente e dentro deste por dossier:

Neste ecrã, o gestor deve indicar quais os tempos que pretende aprovar e enviar para facturação. Para aprovar um tempo deve colocar um visto nas caixas da coluna aprovação:.

Para indicar se o tempo aprovado deve ser cobrado ao cliente, deverá seleccionar a caixa de selecção na coluna cobrança:.

Por defeito, o LawRD assume como sendo cobráveis todas as tarefas excepto as introduzidas no Dossier Interno (dossier criado automaticamente pelo sistema para registo de tarefas internas e que não são imputáveis a clientes).

Numa tarefa aprovada, caso se retire o visto da coluna cobrança: não será possível efectuar a sua facturação ao cliente mas a mesma tarefa ficará a afectar a rentabilidade do dossier. No exemplo, e caso não se queira facturar ao cliente 1h20m da tarefa “Reunião com o director de recursos humanos”, esse tempo irá aumentar o custo do dossier em 1h20 x custo hora do advogado. Caso o tempo seja cobrável, o LawRD permitirá também a facturação de 1h20m mas neste caso multiplicado pelo preço hora (honorários) do advogado.

A qualquer momento, o gestor pode aprovar parcialmente a folha de tempos clicando em Aprovar Selecção. A partir desse momento, as tarefas seleccionadas para aprovação e cobráveis ficam disponíveis para serem facturadas.

Recordamos que basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha no estado Em aprovação.

O botão Aprovar e Cobrar Todos, considerará todas as tarefas da folha de tempos como aprovadas e cobráveis ficando imediatamente disponíveis para facturação nos respectivos dossiers. Esta é a opção mais adequada para uma rápida aprovação da folha de tempos.

Caso o gestor não concorde com um ou mais tempos deverá clicar em Rejeitar podendo indicar ao utilizador responsável pela criação da folha de tempos os motivos da sua rejeição.

A acção de rejeitar tem implicações em todas as tarefas da folha de tempos:

• Tarefas ainda não aprovadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas mas ainda não facturadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas e já facturadas não poderão ser objecto de alterações.

A folha de tempos rejeitada fica no estado Em Aberto sendo o emissor da folha de tempos avisado que tem de efectuar alterações aos tempos para posterior reenvio para aprovação.

A aprovação das folhas de tempos também pode ser efectuada clicando em Vista semanal:

Nesta vista, os tempos são apresentados numa matriz idêntica à utilizada para a sua introdução:

Aqui, os dias (colunas) e/ou dossiers (linhas) poderão ser aprovados de forma rápida clicando em aprovar », ficando imediatamente disponíveis para facturação.

Os dias e dossiers aprovados serão identificados a verde:

Tal como na vista Ver Detalhes, o botão Aprovar e Cobrar Todos bem como o botão Rejeitar estão disponíveis.

Para visualizar as tarefas de um dossier deve clicar-se em Abrir Detalhes +:

Aqui, tal como descrito para a vista Ver Detalhes, cada tarefa poderá ser aprovada e/ou identificada como cobrável. A aprovação da selecção efectua-se clicando em Guardar Lista.

Por último, as folha de tempos poderão ser aprovadas de forma rápida clicando no link Aprovar já ficando as tarefas imediatamente disponíveis para facturação:

Para além de um novo website e de uma conta demo, durante o Outono de 2009 outras novas funcionalidades foram incorporadas no LawRD. Estas novidades resultaram do feedback da comunidade de utilizadores do LawRD, a quem muito agradecemos, e são as seguintes:

• Eventos: é, agora, possível associar eventos aos contactos e aos dossiers, registando-se no LawRD datas importantes de acções e tarefas que são necessárias realizar. Estes eventos podem ser públicos ou privados sendo que, neste último caso, o evento apenas é visível pelo utilizador que o criou.

• Definir por dossier os honorários de cada interveniente: o LawRD já permitia facturar um dossier à hora mediante os honorários de cada um dos intervenientes no dossier. Agora é possível definir valores diferentes dos pré-definidos para um determinado dossier por advogado interveniente no processo.
  
  Ao definir a equipa do dossier, o LawRD apresenta os honorários standards definidos na ficha do advogado podendo ser indicado os valores específicos para o dossier:

• Configurar um fee de sucesso num Dossier por Orçamento: este valor quando se está a abrir o dossier tem um carácter previsional podendo ser ajustado no momento da emissão da nota de honorários.

• Possibilidade de criar um novo tipo de dossier no assistente de criação de dossiers: caso o dossier que se está a abrir não se enquadre em nenhuma das categorias que tipificam os dossiers, é possível criar uma nova categoria sem ter de sair do assistente de criação de dossier.

• Separador Tempo nos Dossier apresenta uma coluna com os custos e outra com os honorários: fica assim mais simples o controlo da rentabilidade de um dossier. A qualquer altura é possível ver o potencial de facturação de um dossier (coluna Honorários) e os custos calculados pelo custo hora dos intervenientes no processo (coluna Custo).

• Eliminar contactos e dossiers: esta opção foi desenvolvida para permitir eliminar duplicação de contactos e dossier que surgem, normalmente nos primeiros meses de utilização do LawRD, devido a erros por parte dos utilizadores.
  Esta opção está disponível, por defeito, para os utilizadores com o perfil de Administrador e com o perfil de Manager (o gestor de dossier apenas pode eliminar os dossier onde é gestor e não dossier de outros gestores) podendo esta configuração ser alterada modificando os perfis.

• Linha de deduções na nota de honorários: ao emitir a nota de honorários pode-se colocar um valor a deduzir ao total (por exemplo, para registo da retenção na fonte).

• Novo layout da nota de honorários em PDF: foi alterado o layout da nota de honorários em PDF tendo agora uma apresentação mais agradável.

• Associação dos utilizadores aos dossiers pode ser realizada na ficha do utilizador: este processo simplifica a associação dos novos advogados aos dossiers da sociedade que constam do LawRD. Sempre que um advogado é associado a um dossier, o LawRD passa a enviar um email ao utilizador avisando-o desse facto.

• Estado das Folhas de Tempos: ao aprovar as folhas de tempos, o utilizador tem agora os seguintes estados:
  Sem tarefas: folha de tempos aberta pelo utilizador mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;
  Em aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas e ainda não submetida a aprovação;
  Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não foi analisada e aprovada. Neste caso existe a necessidade do utilizador que aprova os tempos de realizar a respectiva aprovação.
  Fechada: folha de tempos já aprovada.

• Efectuar pesquisas nos comentários dos dossiers e dos contactos:

• Tags com auto-sugestão: Ao introduzir tags (etiquetas) nos contactos, o LawRD vai sugerindo tags já introduzidas pelos utilizadores.

Foram ainda corrigidos questões e pequenos erros da aplicação que nos foram sendo reportados desde as novas funcionalidades implementadas no Versão de 2009. Assim, foram corrigidas algumas situações nas avenças, nos relatórios e nos dossiers por orçamento.

Para 2010 estão previstos mais desenvolvimentos. Por isso convidámos todos os interessados no LawRD a acompanharem este blog. Para isso sugerimos que subscrevam o feed RSS ou nos sigam no Twitter ou no Facebook.

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