Temos em primeiro lugar que pedir desculpa ao leitores do blog do LawRD pelo nosso silêncio desde Julho de 2011. Não havendo desculpa para tanto tempo em silêncio … não estivemos parados: Agosto e Setembro foram meses de desenvolvimentos ao LawRD. Num resumo rápido:

• O processo de emissão de uma nota de honorários está mais rápido;
• Correcção de 5 bugs reportados por clientes que foram considerados prioritários;
• Optimização dos servidores do LawRD na Amazon;
• Backups mais eficientes permitindo uma recuperação mais rápida dos dados;
• Disponibilização do PagSeguro para os nossos clientes do Brasil.

Também nesses dois meses estivemos a definir, mais uma vez mediante o feedback dos nossos utilizadores, quais os desenvolvimentos a efectuar ao LawRD em 2011. Estão definidos 13 desenvolvimentos que vão ser relatados neste blog à medida que foram implementados.

Hoje implementamos uma reformulação e simplificação do Tabulador Facturação. A partir de agora ao aceder ao tabulador Facturação, o utilizador poderá filtrar os dados a visualizar por cliente podendo ver o que está pendente para facturação (Não Facturado), as notas de honorários ainda não totalmente pagas (Facturas por pagar) e as que estão totalmente regularizadas (Facturas pagas):

Nos sub-tabuladores Facturas por pagar e Facturas pagas, é possível adicionar um novo pagamento, anular pagamentos já processados bem como eliminar notas de honorários.

A eliminação de pagamentos e a emissão de um novo pagamento, tem implicações imediatas na conta corrente do cliente podendo-se visualizar de imediato a posição financeira do cliente perante a sociedade após as acções realizadas.

A eliminação de uma nota de honorários também actualiza a conta corrente do cliente e os tempos e as despesas que estavam incluídos na nota de honorários eliminada ficam novamente disponíveis no sub-tabulador Não facturado para serem incluídos numa nova nota de honorários.

Temos a certeza que os nossos actuais clientes vão ficar satisfeitos por poderem eliminar pagamentos de uma forma tão expedita.

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Foi-me solicitada uma apreciação do funcionamento do LawRD, do ponto de vista do cliente, após pouco mais de um ano de utilização.

A minha experiência de utilização deste software não é, no entanto, global, já que por força da organização administrativa do escritório a que pertenço, não são utilizadas as funções relacionadas com a facturação (excepto para retirar as timesheets, que depois de revistas servem de base à emissão da facturação por parte de um contabilista externo) o que por sua vez desvirtua as funções de emissão de relatórios de gestão, que constituem a «jóia da coroa» do LawRD.

Mesmo numa utilização limitada como a que dele faço, porém, o LawRD não deixa de ser uma peça importante na nossa organização administrativa.

As principais funções que utilizamos - «contactos», «dossiers», «tempos» e «despesas» - concentram numa única ferramenta informática, de acesso fácil e barato mas particularmente fiável, todas as bases de dados de que necessitamos quer para efeitos de consulta quer para servirem de base ao processo de facturação (apesar de este, como acima já referi, depois não ser efectuado com recurso ao LawRD).

Não tenho qualquer dúvida em afirmar que a utilização do LawRD nos torna mais eficientes do ponto de vista da gestão do escritório, sendo assim uma importante ajuda ao sucesso da nossa actividade.

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.