Após as folhas de tempos terem sido enviadas para aprovação, cabe aos gestores dos dossiers ou a um administrador do LawRD efectuar a aprovação dos tempos. Só depois desta acção, é que os tempos poderão ficar disponíveis para a emissão da nota de honorários.

Para aprovar tempos deve-se clicar na opção Aprovar Tempos:

O LawRD apresenta ao gestor de dossiers uma lista das folhas de tempos dos diferentes advogados. Esta lista chamada Tempos – Vista Geral, é apresentada de forma cronológica estando as folhas de tempos mais recentes no topo:

A primeira coluna da lista apresenta o estado da folha de tempo. Esses estados são os seguintes:

• Sem tarefas: folha de tempos aberta por um advogado mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;E
• Em Aberto: folha de tempos  onde já foram introduzidas tarefas mas que ainda não foram submetidas a aprovação;
• Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não tendo contudo sido integralmente aprovada. Basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha Em aprovação.
• Fechada: folha de tempos integralmente aprovada.

O gestor do dossier terá de concentrar a sua atenção nas folhas de tempos assinaladas com o estado:

A segunda coluna da lista Tempos – Vista Geral, mostra a sigla que identifica o pessoa que introduziu os tempos. Neste exemplo e ao passar com o rato na sigla CB pode-se ver que a folha de tempos pertence a Carlos Bartolomeu:

A terceira coluna identifica a semana a que a folha de tempos se refere. No exemplo anterior, a folha de tempos do recurso CB que se encontra em aprovação, refere-se à semana 45 do ano de 2009 que vai do dia 2 de Novembro ao dia 8 de Novembro:

Na quarta e quinta colunas pode ver-se respectivamente a totalidade das tarefas em aprovação (7 no exemplo) e o tempo total trabalhado nessas tarefas (18h26 minutos no exemplo).

A aprovação de uma determinada folha de tempos pode ser realizada clicando em Ver Detalhes, Vista Semanal ou clicando em Aprovar já:

Clicando em Ver Detalhes, o LawRD abre uma janela onde apresenta as tarefas separadas por cliente e dentro deste por dossier:

Neste ecrã, o gestor deve indicar quais os tempos que pretende aprovar e enviar para facturação. Para aprovar um tempo deve colocar um visto nas caixas da coluna aprovação:.

Para indicar se o tempo aprovado deve ser cobrado ao cliente, deverá seleccionar a caixa de selecção na coluna cobrança:.

Por defeito, o LawRD assume como sendo cobráveis todas as tarefas excepto as introduzidas no Dossier Interno (dossier criado automaticamente pelo sistema para registo de tarefas internas e que não são imputáveis a clientes).

Numa tarefa aprovada, caso se retire o visto da coluna cobrança: não será possível efectuar a sua facturação ao cliente mas a mesma tarefa ficará a afectar a rentabilidade do dossier. No exemplo, e caso não se queira facturar ao cliente 1h20m da tarefa “Reunião com o director de recursos humanos”, esse tempo irá aumentar o custo do dossier em 1h20 x custo hora do advogado. Caso o tempo seja cobrável, o LawRD permitirá também a facturação de 1h20m mas neste caso multiplicado pelo preço hora (honorários) do advogado.

A qualquer momento, o gestor pode aprovar parcialmente a folha de tempos clicando em Aprovar Selecção. A partir desse momento, as tarefas seleccionadas para aprovação e cobráveis ficam disponíveis para serem facturadas.

Recordamos que basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha no estado Em aprovação.

O botão Aprovar e Cobrar Todos, considerará todas as tarefas da folha de tempos como aprovadas e cobráveis ficando imediatamente disponíveis para facturação nos respectivos dossiers. Esta é a opção mais adequada para uma rápida aprovação da folha de tempos.

Caso o gestor não concorde com um ou mais tempos deverá clicar em Rejeitar podendo indicar ao utilizador responsável pela criação da folha de tempos os motivos da sua rejeição.

A acção de rejeitar tem implicações em todas as tarefas da folha de tempos:

• Tarefas ainda não aprovadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas mas ainda não facturadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas e já facturadas não poderão ser objecto de alterações.

A folha de tempos rejeitada fica no estado Em Aberto sendo o emissor da folha de tempos avisado que tem de efectuar alterações aos tempos para posterior reenvio para aprovação.

A aprovação das folhas de tempos também pode ser efectuada clicando em Vista semanal:

Nesta vista, os tempos são apresentados numa matriz idêntica à utilizada para a sua introdução:

Aqui, os dias (colunas) e/ou dossiers (linhas) poderão ser aprovados de forma rápida clicando em aprovar », ficando imediatamente disponíveis para facturação.

Os dias e dossiers aprovados serão identificados a verde:

Tal como na vista Ver Detalhes, o botão Aprovar e Cobrar Todos bem como o botão Rejeitar estão disponíveis.

Para visualizar as tarefas de um dossier deve clicar-se em Abrir Detalhes +:

Aqui, tal como descrito para a vista Ver Detalhes, cada tarefa poderá ser aprovada e/ou identificada como cobrável. A aprovação da selecção efectua-se clicando em Guardar Lista.

Por último, as folha de tempos poderão ser aprovadas de forma rápida clicando no link Aprovar já ficando as tarefas imediatamente disponíveis para facturação:

Os tempos introduzidos nas folhas de tempos têm de ser enviados para aprovação dos gestores dos dossiers. Esta aprovação permite aos gestores analisar e validar a informação que ficará disponível para futura elaboração da nota de honorários.

Para tal, basta seleccionar o(s) dia(s) que se pretende enviar para aprovação. Neste exemplo, o utilizador apenas seleccionou o dia 09 de Novembro para ser enviado:

O LawRD permite seleccionar uma semana completa para aprovação com um único clique. Para isso basta clicar no total de horas semanais (no exemplo foi selecionada a célula por baixo do valor 6h21m). Assim, todos os dias dessa semana são automaticamente seleccionados:

Após seleccionar os dias, o utilizador deve clicar em enviar p/aprovação para continuar com o processo …

… após o que a caixa Descrição permite a inserção de informação relevante para os gestores do dossier.  A caixa de selecção Aprovar já, permite que os tempos que estão a ser enviados para aprovação sejam automaticamente aprovados caso o utilizador seja gestor do dossier. Por exemplo, se o utilizador for o gestor do dossier D015, as 02h21m que trabalhou nesse dossier ficam automaticamente aprovadas.

O processo finaliza clicando em Enviar.

Para além de um novo website e de uma conta demo, durante o Outono de 2009 outras novas funcionalidades foram incorporadas no LawRD. Estas novidades resultaram do feedback da comunidade de utilizadores do LawRD, a quem muito agradecemos, e são as seguintes:

• Eventos: é, agora, possível associar eventos aos contactos e aos dossiers, registando-se no LawRD datas importantes de acções e tarefas que são necessárias realizar. Estes eventos podem ser públicos ou privados sendo que, neste último caso, o evento apenas é visível pelo utilizador que o criou.

• Definir por dossier os honorários de cada interveniente: o LawRD já permitia facturar um dossier à hora mediante os honorários de cada um dos intervenientes no dossier. Agora é possível definir valores diferentes dos pré-definidos para um determinado dossier por advogado interveniente no processo.
  
  Ao definir a equipa do dossier, o LawRD apresenta os honorários standards definidos na ficha do advogado podendo ser indicado os valores específicos para o dossier:

• Configurar um fee de sucesso num Dossier por Orçamento: este valor quando se está a abrir o dossier tem um carácter previsional podendo ser ajustado no momento da emissão da nota de honorários.

• Possibilidade de criar um novo tipo de dossier no assistente de criação de dossiers: caso o dossier que se está a abrir não se enquadre em nenhuma das categorias que tipificam os dossiers, é possível criar uma nova categoria sem ter de sair do assistente de criação de dossier.

• Separador Tempo nos Dossier apresenta uma coluna com os custos e outra com os honorários: fica assim mais simples o controlo da rentabilidade de um dossier. A qualquer altura é possível ver o potencial de facturação de um dossier (coluna Honorários) e os custos calculados pelo custo hora dos intervenientes no processo (coluna Custo).

• Eliminar contactos e dossiers: esta opção foi desenvolvida para permitir eliminar duplicação de contactos e dossier que surgem, normalmente nos primeiros meses de utilização do LawRD, devido a erros por parte dos utilizadores.
  Esta opção está disponível, por defeito, para os utilizadores com o perfil de Administrador e com o perfil de Manager (o gestor de dossier apenas pode eliminar os dossier onde é gestor e não dossier de outros gestores) podendo esta configuração ser alterada modificando os perfis.

• Linha de deduções na nota de honorários: ao emitir a nota de honorários pode-se colocar um valor a deduzir ao total (por exemplo, para registo da retenção na fonte).

• Novo layout da nota de honorários em PDF: foi alterado o layout da nota de honorários em PDF tendo agora uma apresentação mais agradável.

• Associação dos utilizadores aos dossiers pode ser realizada na ficha do utilizador: este processo simplifica a associação dos novos advogados aos dossiers da sociedade que constam do LawRD. Sempre que um advogado é associado a um dossier, o LawRD passa a enviar um email ao utilizador avisando-o desse facto.

• Estado das Folhas de Tempos: ao aprovar as folhas de tempos, o utilizador tem agora os seguintes estados:
  Sem tarefas: folha de tempos aberta pelo utilizador mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;
  Em aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas e ainda não submetida a aprovação;
  Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não foi analisada e aprovada. Neste caso existe a necessidade do utilizador que aprova os tempos de realizar a respectiva aprovação.
  Fechada: folha de tempos já aprovada.

• Efectuar pesquisas nos comentários dos dossiers e dos contactos:

• Tags com auto-sugestão: Ao introduzir tags (etiquetas) nos contactos, o LawRD vai sugerindo tags já introduzidas pelos utilizadores.

Foram ainda corrigidos questões e pequenos erros da aplicação que nos foram sendo reportados desde as novas funcionalidades implementadas no Versão de 2009. Assim, foram corrigidas algumas situações nas avenças, nos relatórios e nos dossiers por orçamento.

Para 2010 estão previstos mais desenvolvimentos. Por isso convidámos todos os interessados no LawRD a acompanharem este blog. Para isso sugerimos que subscrevam o feed RSS ou nos sigam no Twitter ou no Facebook.

O Outono de 2009 traz grandes novidades ao LawRD. A primeira novidade é um novo website:

Este novo website é mais informativo para todos os potenciais interessados em ver, avaliar e adoptar o LawRD: disponibilizámos um vídeo de apresentação, as principais funcionalidades estão apresentadas com recurso a ecrãs, as questões da segurança estão explicadas com maior detalhe e profundidade e criou-se uma zona de FAQ.

O novo website inclui uma nova funcionalidade que irá ser bastante útil a todos os escritórios de advogados interessados no LawRD: uma Conta de Demonstração (Conta Demo). A Conta Demo tem dados de um escritório fictício onde é possível lançar tempos e despesas nas folhas de tempos, emitir notas de honorários e aceder aos relatórios gerados pelo LawRD. Assim os nossos futuros clientes podem, sem grande esforço, avaliar o LawRD podendo ver as suas capacidades de reporting e a facilidade que é introduzir despesas e tempos nos dossiers.

O acesso à Conta Demo faz-se clicando em:

e, consoante o idioma em que o website do LawRD estiver a ser visualizado, será apresentada uma Conta Demo em português, castelhano ou inglês:

As novidades do LawRD neste Outono não se esgotam aqui: continue a acompanhar este blog. Brevemente apresentaremos as novas funcionalidades do LawRD.

O LawRD fornece relatórios on demand sobre 6 entidades: Clientes, Dossiers, Angariadores, Gestores dos dossiers, Advogados e performance geral do escritório.

Para atingir este objectivo é necessário alimentar o LawRD com os tempos e as despesas associadas ao dossier. Para isso, a introdução de tempos e despesas tem de ser simples, fácil e rápida. Foram estas directrizes que guiaram o desenvolvimento do user interface do LawRD tornando-o fácil de utilizar por parte dos advogados.

A introdução de tempos nos dossiers pode ser realizada de 3 formas, todas disponíveis quando se acede ao tabulador Tempos:

• Utilizando a matriz de tempos (timesheet): o utilizador ao clicar na célula do cruzamento da linha com o cliente/dossier com a coluna da data pode introduzir os tempos que nesse dia específico quer imputar ao dossier.
  
  Se o dossier não estiver disponível, este pode ser adicionado à matriz utilizando a caixa com o título –Adicionar Dossier –.

• Introduzir os tempos pela caixa de inserção rápida. Esta caixa permite introduzir de forma rápida um tempo quando a matriz de tempos tem bastantes linhas. Por defeito, o LawRD apresenta a data actual como data onde irá colocar o tempo no dossier seleccionado. Após preencher os campos basta clicar em Inserir Tarefa para gravar o tempo na timesheet:
  

• Introdução de tempos através do Contador de Tempos.
  
  

A introdução de despesas é realizada no tabulador as Minhas Despesas e após introduzir os dados basta clicar em Adicionar Despesa para as associar a um dossier:

O LawRD apresenta ao utilizador uma lista de todas as despesas que já introduziu no sistema identificando o seu estado (se está ou não aprovada):

Com este tópico actualiza-se o Guia Rápido porque a funcionalidade dos dossiers teve uma grande actualização conforme referido no tópico Novas funcionalidades – Colecção Verão 2009.

Uma das novas funcionalidades é a tipificação de dossier que tem duas funções: classificar os dossiers por tipos e definir o valor dos Dossiers por Orçamento.

Acede-se ao menu da configuração dos tipos de dossiers clicando em Configuração quando se tem o tabulador dos Dossiers seleccionado:

Na opção Tipos de Dossiers pode criar-se uma tipologia de dossiers que mais tarde permite a classificação de um dossier na altura da sua criação. Estes tipos devem ser criados antes da abertura dos dossiers passando esta a ser uma actividade de parametrização do LawRD:

A opção Tipos de Dossier também serve para definir o valor dos Dossier por Orçamento que são uma nova forma de convencionar os honorários. Em termos simples, caso o escritório tenha definido um preçário de serviços standard ou caso tenha definido um orçamento para prestar determinados serviços a um cliente deverá indicar esse valor no campo Quantia bem como definir se nesse valor estão ou não incluídas as despesas clicando na caixa do campo Despesas Incluídas.

A segunda e grande actualização de fundo tem a ver com as novas formas de convencionar os honorários. Agora é possível:

• Facturar dossiers pelo valor hora dos honorários de cada um dos advogados intervenientes ou por um preço hora específico para um determinado dossier. Mantêm-se a possibilidade de facturar pelo valor hora standard do escritório ou pelo valor específico do cliente. Existe ainda a possibilidade de proceder à facturação de um fee de sucesso que poderá ser estimado quando se abre o dossier sendo depois ajustado no momento da emissão da nota de honorários:
  
• Facturar por orçamento. Nesta modalidade existe uma base de dados de serviços pré definidos pelo advogado ao qual se associa um plano de pagamentos tal como foi explicado anteriormente:
  
  A configuração dos planos de pagamento faz-se no menu Configuração quando se selecciona o tabulador dos Dossiers e na opção Planos de Pagamento podem definir-se os prazos de emissão das notas de honorários:
  
  Com este tipo de convenção de honorários, o gestor do dossier continua a poder controlar a rentabilidade do dossier e adicionalmente controla os prazos de emissão das notas de honorários. No exemplo que se apresenta, existe em atraso a emissão de uma prestação e a mais-valia do dossier é negativa – barra a verde claro no gráfico da esquerda – porque o tempo total trabalhado multiplicado pelo custo hora de cada interveniente associado ao dossier é superior ao valor já facturado.
  
• Facturar mediante valor da acção. É possível convencionar os honorários por um valor expectável mediante o valor da acção (este valor pode ser alterado no momento da emissão da nota de honorários):
  
  Neste tipo de dossier continua a ser possível o controlo por parte do gestor da rentabilidade e sempre que se acede ao dossier rapidamente se visualiza a forma como se convencionou os honorários mediante o valor da acção:
  

Por último, foi criado um novo novo Wizard para assistir o utilizador na abertura de novos dossiers. Existem dois modos: um método de Abertura Rápido e um Método Avançado:

No modo de Abertura Rápido abre-se sempre um dossier facturado por hora de trabalho (sendo essa hora o preço standard do escritório de advogados ou o preço específico do cliente) onde apenas se associa como recurso que vai trabalhar no dossier o próprio gestor.

O Método Avançado permite parametrizar todas as opções possíveis de um dossier (definir equipa de trabalho e associar outros contactos ao dossier) e pode também ser utilizado para modificar os parâmetros de um dossier aberto pelo modo rápido:

Uma funcionalidade bastante útil é a auto-sugestão quando se está a introduzir o nome do cliente e que funciona em ambos os métodos de abertura de dossiers:

O Verão 2009 traz grandes novidades ao LawRD:

• Novo wizard para abertura de dossier: a abertura de um novo dossier foi modificada permitindo um modo de abertura rápido e um modo avançado. Com estes desenvolvimentos, fica mais simples a execução das diferentes tarefas relacionadas com a abertura de um dossier. Por exemplo, a identificação da equipa que vai trabalhar num dossier ficou bastante mais intuitiva:

• Tipos de Dossier: esta funcionalidade tem dois objectivos: classificar os dossiers – uma simples tipificação – e associar aos tipos de dossier um valor pré-definido de honorários a cobrar ao cliente e um plano de pagamento, o que resulta em dossiers “por orçamento” (flat-fee):
  

• Novas formas de convencionar os honorários: para além do pagamento de honorários por horas e avença, o LawRD permite agora que os honorários para um determinado dossier sejam definidos por orçamento ou mediante o valor de acção. Nos dossiers cobrados à hora, existe agora a possibilidade de definir prémios de sucesso:

• Mais possibilidades de facturação de dossier por hora: nos dossiers que são facturados em função das horas trabalhadas, a partir de agora é possível diferenciar o valor de cada hora de trabalho do escritório em função do profissional que a despendeu. Existe também a possibilidade de, no mesmo cliente, definir valores hora distintos para dossiers distintos:

• Wizard para facturação: devido ao alargamento das possibilidades de facturação dos dossiers, foi desenvolvido um assistente que em 3 passos permite que sejam elaboradas as notas de honorários:

• Possibilidade de delegar a introdução de tempos: está implementada a possibilidade de os utilizadores delegarem a introdução dos seus tempos a um assistente ou departamento administrativo.
  

Com estes desenvolvimentos procuramos dar resposta às necessidades da comunidade de utilizadores, disponibilizando funcionalidades que garantem maior flexibilidade relativamente à convenção de honorários e planos de pagamento.

Brevemente iremos apresentar de forma detalhada neste blog na categoria Guia Rápido estas novas funcionalidades.

Sempre que o utilizador quiser registar o tempo realmente consumido com determinada tarefa (telefonema, reunião, etc.) pode utilizar o contador de tempo do LawRD:

Este contador permite o posterior registo na folha de tempos do valor gasto com a tarefa ficando depois acessível para a emissão da nota de honorários.

Para começar a contar o tempo basta clicar no botão ‘Iniciar’:

Em qualquer altura pode parar-se a contagem carregando no botão ‘Parar’. Este botão também serve para fazer uma pausa na contagem do tempo, bastando clicar novamente em Iniciar para retomar a contagem.

Sempre que a contagem é parada, o LawRD abre um campo para introduzir uma descrição:

Para introduzir o tempo na timesheet existem duas hipóteses: clicar em ‘Inserir’ e o sistema pede ao utilizador o cliente e dossier onde quer imputar o tempo ou clicar em ‘Guardar’ e o LawRD arquiva o tempo para posterior imputação a um dossier:

Depois de seleccionar o cliente e o dossier basta clicar no botão ‘Inserir Tarefa’ para que o tempo seja arquivado na folha de tempos.

O LawRD está sempre em evolução para responder às solicitações dos nossos clientes. É uma das vantagens de um sistema SaaS: quando as actualizações são implementadas ficam logo disponíveis para os utilizadores do LawRD.

Implementou-se a capacidade de adicionar comentários – que podem ser públicos ou privados podendo o seu estado ser modificado em qualquer altura - com a possibilidade de anexar ficheiros nos Contactos e nos Dossier.

A imagem seguinte mostra uma série de comentários num cliente:

A funcionalidade nos Dossier é exactamente igual. Para se criar um comentário nos Dossier basta ir ao respectivo separador:

A categorização do comentário é obrigatória e cabe ao administrador do sistema definir essas categorias nas definições do LawRD:

Após introduzir o texto, definir se o comentário é público ou privado e anexar um ficheiro (opcional) basta clicar em Guardar para o novo comentário ser criado:

Se os contactos são o ponto de partida do LawRD, os dossiers são as estradas por onde a informação circula. É por existir um dossier ligado a um cliente que os advogados despendem horas de trabalho e incorrem em despesas que mais tarde podem ou não ser facturadas ao cliente.

O LawRD implementou todo este circuito de registo de informação com o objectivo de gerar relatórios para responder a questões tão simples como saber se determinado dossier está a ser rentável. LawRD é Reports on Demand, ou seja, relatórios a pedido!

Na imagem seguinte apresenta-se um exemplo do ecrã dos Dossiers:

O LawRD apresenta ao utilizador todos os dossiers onde tem intervenção seja como responsável (aparece a sigla do utilizador no local indicado por um círculo a vermelho) seja como recurso (a sigla aparece no local indicado por um rectângulo azul).

Todos os dossiers estão ligados a contactos definidos como clientes. A única excepção é o dossier Assuntos Internos Gerais (indicado na imagem por um rectângulo a verde). Este dossier está ligado ao escritório que utiliza o LawRD e serve para registo de tempos e despesas que não são imputáveis aos clientes mas para registo dos tempos e despesas associados a assuntos internos do escritório.

O sistema vai apresentando os passos para criar cada Dossier:

• Ir ao separador Dossier e clicar em:
  
• Seleccionar o cliente:
  
• Se o cliente já tiver dossier, o LawRD apresenta uma lista com o objectivo de confirmar se o dossier a criar não existe no sistema:
  
  Se não existir, basta clicar na opção ‘Não está, criar novo »’ para prosseguir com a operação:
  
• Definir o gestor (responsável) pelo dossier:
  
• Definir a data de início do dossier:
  
• Associar os colaboradores ao dossier. É neste passo que se define quem irá trabalhar no dossier e posteriormente registar tempos e despesas:
  
• Associar restantes intervenientes que estão relacionados com o dossier. Pode-se associar todo o tipo de contactos ao dossier como, por exemplo, os advogados da outra parte do processo:
  
• Criar o dossier clicando em:
   
  O LawRD apresenta um ecrã com um cabeçalho onde se resumo a informação do dossier: