Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Foi-me solicitada uma apreciação do funcionamento do LawRD, do ponto de vista do cliente, após pouco mais de um ano de utilização.

A minha experiência de utilização deste software não é, no entanto, global, já que por força da organização administrativa do escritório a que pertenço, não são utilizadas as funções relacionadas com a facturação (excepto para retirar as timesheets, que depois de revistas servem de base à emissão da facturação por parte de um contabilista externo) o que por sua vez desvirtua as funções de emissão de relatórios de gestão, que constituem a «jóia da coroa» do LawRD.

Mesmo numa utilização limitada como a que dele faço, porém, o LawRD não deixa de ser uma peça importante na nossa organização administrativa.

As principais funções que utilizamos - «contactos», «dossiers», «tempos» e «despesas» - concentram numa única ferramenta informática, de acesso fácil e barato mas particularmente fiável, todas as bases de dados de que necessitamos quer para efeitos de consulta quer para servirem de base ao processo de facturação (apesar de este, como acima já referi, depois não ser efectuado com recurso ao LawRD).

Não tenho qualquer dúvida em afirmar que a utilização do LawRD nos torna mais eficientes do ponto de vista da gestão do escritório, sendo assim uma importante ajuda ao sucesso da nossa actividade.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O que seríamos nós sem o tempo que temos?

Sempre reclamamos que falta tempo, mas nunca nos preocupamos com o tempo, apenas com o que temos para fazer.

Apenas nos preocupar com as tarefas nos leva a conclusão que temos muito trabalho. Quando, objetivamente, vislumbramos o tempo, percebemos que podemos ter mais tempo, cortando coisas inúteis do nosso dia a dia, que somente serão vistas se tivermos tempo para gerenciar o nosso próprio tempo.

Ter tempo não quer dizer não fazer nada. Ter tempo significa ter gerenciado melhor o seu tempo para que o trabalho, lazer e prazer sejam presentes no dia a dia.

Recentemente um artigo abordou dicas práticas sobre gestão do tempo que provocam uma reflexão muito interessante, divido com vocês abaixo. Retirei daqui o artigo original.

“Time management

The simplest way to increase productivity is to manage your time better.  While many time management techniques sound like common sense, that does not mean they are easy to implement.

Start by identifying troublesome areas:

• How often are you interrupted?
• How do you manage disruptions?
• Can you section off blocks of solid work time?
• Do you make “to do” lists and prioritize them?
• Do you have a flexible work schedule?
• Do you complete your work during regular work hours?
• Do you micromanage?
• Do you take on all tasks yourself?
• Can you say “no?”

Plan how to avoid situations that can waste your time, including:

• Poorly completed work that must be re-done
• Phone calls, email, mail, casual office talk
• Lack of delegation or improper delegation
• Information that is not easy to find or use
• Too many review cycles or layers of approval
• Multiple meetings that aren’t useful
• Postponing your work
• Unclear goals or objectives
• Excessive paperwork
• Too little time and too much work
• Lack of authority to make decisions or too many levels of decision making
• Only dealing with crises
• Perfectionism
• Poor organization

Identify the time management techniques that will work best for you, including:

• Manage your stress
• Prioritize your tasks
• Organize
• Follow your schedule
• Avoid useless memos, travel, conversations, emails
• Don’t procrastinate
• Do the hard parts first
• Start as soon as possible
• Carve out blocks of time for important things
• Delegate wisely
• Give attention only to items that need it
• Don’t let others give up and pass off tasks on to you. Help them to figure out how to accomplish their own tasks, if necessary.

Effective time management begins with taking a single step.  Identify one or two action items from the list above, and start today.”

Agora pense sinceramente: Você se preocupa com o tempo? Se a resposta for assertiva, aprenda a gerenciá-lo. Sua vida será completamente diferente.

Post elaborado por Jared Correia. Jared é consultor no Massachusetts Law Officer Management Assistance Program providenciando consultadoria confidencial e grátis aos advogados do Massachussets. As suas reflexões sobre a gestão da actividade jurídica estão por norma disponíveis online, sobretudo no blog do LOMAP e no Twitter.

Na qualidade de consultor jurídico do Law Office Management Assistance Program no Massachussets, sou um espectador privilegiado das tendências que ocorrem na área judicial. Uma delas tem sido a vontade de adoptar novas tecnologias que permitam: (1) novas possibilidades de eficiência para esta actividade; e (2) poupança nos custos. Perante tais motivações, não surpreende que a maioria dos advogados com quem contacto estejam desejosos e mais que prontos para adoptar soluções SaaS na sua actividade.

Sem me alongar sobre este ponto (dado que será um leitor assíduo deste blog, já estará a par do que são sistemas SaaS), as soluções SaaS deslocam o software a ser instalado no seu computador/sistema para a web, ao qual acede (e aqueles por si convidados) através de um portal seguro e procedimentos vários de sigilo e segurança. Sistemas Saas, e em particular os que tem funcionalidades de gestão, como é o caso do LawRD: Reports on Demand, cumprem os requisitos citados ao mesmo tempo que potenciam a eficiência e a redução de custos. Sistemas de gestão online são, na minha experiência, mais acessíveis, mais intuitivos de usar e fáceis de aprender, do que os tradicionais que se tem que instalar nos nossos computadores. Sistemas como o LawRD que oferecem componentes para a gestão de variáveis críticas (como contactos, tempo e notas de honorários entre outras) são um significativo melhoramento para a eficiência ao permitir gerir áreas que talvez até então tal gestão não existia ou era morosa e custosa. A facilidade de uso e intuitividade dos sistemas SaaS significam poder fazer mais, mais depressa e melhor sem que seja mais difícil e mais trabalhoso. Um dos factores de rapidez é o facto de o sistema não ter de estar instalado no seu computador, pelo que não tem que competir por recursos com todos os outros programas que aí tem instalados; isto também representa uma redução de custos e incremento de produtividade, pois esses outros programas trabalham mais rápida e eficientemente. A redução de custos inerente à adopção de soluções SaaS  está no seu menor custo face ao dos sistemas software tradicionais. Por norma, nos sistemas tradicionais há um significativo custo inicial acrescido do valor das actualizações dos programas, que são geralmente anuais. Nos sistemas SaaS, há um valor mensal perfeitamente razoável em vez de um investimento inicial de peso, sem qualquer custo adicional quanto às actualizações que acontecem nos bastidores sem qualquer stress para o utilizador. Dependendo da solução SaaS que se escolha, a poupança é proporcional ao número de utilizadores dentro das necessidades do escritório ou firma; além da poupança e produtividade acrescidas pelo facto de as actualizações se processarem imediata e automaticamente, sem necessidade de alocar os seus recursos e tempo para que as mesmas se concretizem.

Se quiser saber mais sobre SaaS consulte o episódio “The Use of SaaS in the Legal Field” no meu podcast.  Para uma análise mais detalhada sobre fornecedores de SaaS e questões de segurança na utilização de sistemas SaaS por advogados, podem consultar o meu post referente a uma proposta de conduta ética da Ordem dos Advogados da Carolina do Norte. Deverão, é claro, continuar a acompanhar o blog do LawRD para estar a par das novidades e informações sobre SaaS.

Aquando da decisão de subscrever produtos SaaS para a área jurídica, será de ter em consideração uma visita ao site da empresa criadora do LawRD: refiro-me à muchBeta e conferir a oferta de outros produtos SaaS por esta desenvolvidos: Teepin e Yoomit.

Reprodução de um post da autoria do Dr. Rui Amores, advogado, sócio na RA Law Office e utilizador do LawRD, originalmente publicado no blog Inconfidências:

“Poucas profissões devem existir mais mal geridas e com mais problemas de produtividade que a advocacia. Estou a falar da advocacia portuguesa e de uma advocacia pequena, com poucos recursos, com poucos funcionários, com poucos colaboradores, a chamada advocacia em prática isolada. É feio dizer-se mas a advocacia é, para além de uma profissão de interesse público, o modo de vida de muitos de que dela dependem para comer, para dar de comer aos filhos, para os pôr a estudar, para pagar contas, ou seja, uma infinidade de coisas a que TODAS as pessoas normais, e como tal, também os advogados, têm que responder.

Por vezes parece que um escritório de advogados que dá dinheiro, que é bem gerido e que não gera desperdícios de tempo e de dinheiro, é uma heresia, uma falta gravíssima. Temos que estar sempre dispostos, sempre disponíveis e sempre a doar, caridosamente, o nosso tempo a quem quer que dele queira abusar, sejam clientes que se esquecem da carteira e que não pagam a consulta, seja de juízes e Tribunais que acham que todos têm que estar à disposição de suas excelências.

Ora, não tem que ser assim. Não deve ser assim. Um escritório tem que saber:

• Que clientes tem;
• Como contatá-los rapidamente;
• O tempo gasto em cada tarefa;
• As despesas feitas num processo;
• Ou os dossiers associados a cada cliente;
• A facturação existente em determinado momento.

A informática é óptima para nos ajudar controlar os objetivos elencados, de forma eficaz. Contudo, até hoje, estávamos dependentes de softwares que em muitos casos não eram fáceis de instalar, muito caros porque cada colaborador com acesso ao software tinha que ter o programa instalado no seu computador e isso significava a necessidade de compra mais uma licença, ou então a necessidade de trabalhar em rede, algo que não acontece em muitos escritórios de advocacia.

Por outro lado, muitos dos programas de gestão de escritórios de advogados esqueciam que hoje em dia a advocacia se faz, não só nos escritórios, mas nos tribunais, nas repartições e, de uma forma geral nos lugares onde os clientes tiverem interesses. Por outro lado, muitos dos programas existentes esqueciam que hoje a advocacia se faz, não de caneta na mão, mas de portátil ao colo, ou na mesa de uma sala de advogados de um tribunal, enquanto se espera pelo julgamento que tarda em começar, ou mesmo na própria sala de audiências.

Em Portugal surgiu há não muito tempo um programa de gestão de escritórios de advogados que dá resposta a todas estas necessidades, nomeadamente, à questão de em qualquer lugar e a qualquer momento se poder aceder a uma plataforma online e aí registar tudo o que se faz em prol dos clientes. Essa plataforma dá pelo nome de LawRD e dá resposta a muitas das questões de que se falou anteriormente. Vale a pena experimentar porque a plataforma pode ser usada por um período de 30 dias de forma grátis.

Eu experimentei e estou a gostar…

Para saberem de mais pormenores podem aceder a este video e visualizar as potencialidades do programa:”

Benvindos ao LawRD, Advogados que querem resultados.

LawRD é uma aplicação SaaS concebida para advogados e responsáveis por departamentos jurídicos de empresas.

Obtenha, no momento, relatórios de clientes, dossiers e colaboradores, permanentemente actualizados. Controle eficiência, rentabilidade e custos.

Com uma qualquer ligação à Internet acabe com os tempos mortos e desfrute da ‘Produtividade 2.0′

LawRD é um serviço 100% web. Como tal é acedido, em completa segurança, a qualquer hora e de qualquer lugar, pelos utilizadores, potenciando o melhor trabalho em equipa. Está concebido tendo como objectivo a crescente necessidade de mobilidade dos advogados, bem como o acesso instantâneo e intuitivamente fácil a dados.

Registe-se e faça o teste grátis.

A equipa LawRD.