Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Quando decidimos criar o LawRD, estávamos conscientes que em muitas circunstâncias iríamos apresentar um conceito completamente inovador aos profissionais do Direito.

A inovação está essencialmente relacionada com o facto de o LawRD ser um serviço e não um CD-Rom contendo um software que obriga a um investimento inicial e à actualização periódica do mesmo.

Ao tratar-se de um SaaS, o software e toda a informação encontram-se alojados na “nuvem” (no caso do LawRD nos datacenters da Amazon) e estão disponíveis a partir de qualquer ligação à Internet, sem que os clientes tenham que preocupar-se com servidores, firewalls, vírus, infraestrutura tecnológica, compatibilidade de versões e segurança.

No caso do LawRD, a experimentação gratuita durante 30 dias é obrigatória, não existe investimento inicial e os pagamentos são feitos mensalmente em função do número de utilizadores, sem que haja qualquer tipo de contrato de fidelização.

Tudo isto é verdade e do nosso ponto de vista é o novo paradigma para o qual se caminha a um ritmo acelerado (obrigado Gmail, homebanking, Salesforce e outros que abriram caminho a soluções como o LawRD).

Contudo, a percepção destas vantagens torna-se evidente quando existe algum “problema” com o software. O que normalmente acontece é que os clientes ligam para a empresa que lhes forneceu o software, apresentando uma reclamação ou solicitando ajuda para resolver o problema. Procura-se marcar uma visita do técnico, que normalmente não acontece tão rapidamente como seria desejável, e se não houver atrasos, trânsito e outros imprevistos, o problema é resolvido e este auxílio é pago.

No caso do LawRD, a ajuda é solicitada através da própria aplicação utilizando a opção Contacte-nos:

A partir deste momento, a equipa do LawRD toma conta da situação e na grande maioria das situações esclarece as dúvidas aos utilizadores ou resolve o problema em menos de duas horas. Muitas vezes, a resposta ao pedido de ajuda é para informar que o problema está resolvido.

Por paradoxal que possa parecer, é nestes momentos em que os problemas e as dúvidas surgem que conseguimos demonstrar na prática as vantagens do modelo SaaS. Mais do que um software cujos direitos de utilização se compram, o LawRD é um serviço, prestado por uma equipa que está a um click de distância e que consegue resolver problemas e esclarecer dúvidas de forma rápida e prática para os clientes, reduzindo tempos de espera e os períodos em que o sistema de informação está indisponível para os seus utilizadores.

Assim, a resolução de problemas e o esclarecimento de dúvidas, no caso do LawRD constituem verdadeiros factores de fidelização e de satisfação de clientes e utilizadores.

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

Com este tópico actualiza-se o Guia Rápido porque a funcionalidade dos dossiers teve uma grande actualização conforme referido no tópico Novas funcionalidades – Colecção Verão 2009.

Uma das novas funcionalidades é a tipificação de dossier que tem duas funções: classificar os dossiers por tipos e definir o valor dos Dossiers por Orçamento.

Acede-se ao menu da configuração dos tipos de dossiers clicando em Configuração quando se tem o tabulador dos Dossiers seleccionado:

Na opção Tipos de Dossiers pode criar-se uma tipologia de dossiers que mais tarde permite a classificação de um dossier na altura da sua criação. Estes tipos devem ser criados antes da abertura dos dossiers passando esta a ser uma actividade de parametrização do LawRD:

A opção Tipos de Dossier também serve para definir o valor dos Dossier por Orçamento que são uma nova forma de convencionar os honorários. Em termos simples, caso o escritório tenha definido um preçário de serviços standard ou caso tenha definido um orçamento para prestar determinados serviços a um cliente deverá indicar esse valor no campo Quantia bem como definir se nesse valor estão ou não incluídas as despesas clicando na caixa do campo Despesas Incluídas.

A segunda e grande actualização de fundo tem a ver com as novas formas de convencionar os honorários. Agora é possível:

• Facturar dossiers pelo valor hora dos honorários de cada um dos advogados intervenientes ou por um preço hora específico para um determinado dossier. Mantêm-se a possibilidade de facturar pelo valor hora standard do escritório ou pelo valor específico do cliente. Existe ainda a possibilidade de proceder à facturação de um fee de sucesso que poderá ser estimado quando se abre o dossier sendo depois ajustado no momento da emissão da nota de honorários:
  
• Facturar por orçamento. Nesta modalidade existe uma base de dados de serviços pré definidos pelo advogado ao qual se associa um plano de pagamentos tal como foi explicado anteriormente:
  
  A configuração dos planos de pagamento faz-se no menu Configuração quando se selecciona o tabulador dos Dossiers e na opção Planos de Pagamento podem definir-se os prazos de emissão das notas de honorários:
  
  Com este tipo de convenção de honorários, o gestor do dossier continua a poder controlar a rentabilidade do dossier e adicionalmente controla os prazos de emissão das notas de honorários. No exemplo que se apresenta, existe em atraso a emissão de uma prestação e a mais-valia do dossier é negativa – barra a verde claro no gráfico da esquerda – porque o tempo total trabalhado multiplicado pelo custo hora de cada interveniente associado ao dossier é superior ao valor já facturado.
  
• Facturar mediante valor da acção. É possível convencionar os honorários por um valor expectável mediante o valor da acção (este valor pode ser alterado no momento da emissão da nota de honorários):
  
  Neste tipo de dossier continua a ser possível o controlo por parte do gestor da rentabilidade e sempre que se acede ao dossier rapidamente se visualiza a forma como se convencionou os honorários mediante o valor da acção:
  

Por último, foi criado um novo novo Wizard para assistir o utilizador na abertura de novos dossiers. Existem dois modos: um método de Abertura Rápido e um Método Avançado:

No modo de Abertura Rápido abre-se sempre um dossier facturado por hora de trabalho (sendo essa hora o preço standard do escritório de advogados ou o preço específico do cliente) onde apenas se associa como recurso que vai trabalhar no dossier o próprio gestor.

O Método Avançado permite parametrizar todas as opções possíveis de um dossier (definir equipa de trabalho e associar outros contactos ao dossier) e pode também ser utilizado para modificar os parâmetros de um dossier aberto pelo modo rápido:

Uma funcionalidade bastante útil é a auto-sugestão quando se está a introduzir o nome do cliente e que funciona em ambos os métodos de abertura de dossiers:

A implementação de sistemas de informação em escritórios de advogados, está normalmente associada a investimentos em serviços especializados em instalação, actualização, manutenção e segurança. Ao mesmo tempo, exige-se das equipas de trabalho tempo e disponibilidade para formação, conhecer os instrumentos, rotinar processos e retirar partido efectivo das suas funcionalidades.

Colocando o factor humano no centro das preocupações, o LawRD é uma ferramenta intuitiva, que permite a qualquer utilizador retirar partido imediato de todas as suas funcionalidades sem necessidade de formação.

O LawRD não pretende fazer tudo, apenas o essencial, de forma simples e eficaz:

• Registo de todos os actos, tarefas e recursos contabilizáveis;
• Partilha de informação, trabalho em equipa e à distância, a partir de qualquer localização;
• Gestão de clientes e contactos, criação de agendas e cronogramas, gestão de tarefas e custos associados;
• Controlo imediato de cobranças, contas-correntes, processos, clientes e da actividade de todos os colaboradores;
• Relatórios de apoio à gestão: facturação, rentabilidade, alocação de horas e análise de desvios com sistemas de alertas.

Tudo isto a partir de uma ligação à Internet.

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Benvindos ao LawRD, Advogados que querem resultados.

LawRD é uma aplicação SaaS concebida para advogados e responsáveis por departamentos jurídicos de empresas.

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LawRD é um serviço 100% web. Como tal é acedido, em completa segurança, a qualquer hora e de qualquer lugar, pelos utilizadores, potenciando o melhor trabalho em equipa. Está concebido tendo como objectivo a crescente necessidade de mobilidade dos advogados, bem como o acesso instantâneo e intuitivamente fácil a dados.

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A equipa LawRD.