Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Tem sido crescente o interesse das sociedades de advogados pelo desenvolvimento nos seus membros mais seniores de capacidades não jurídicas, designadamente de gestão, como a estratégia e a capacidade de liderança.

Esta tendência tem levado a investimentos não despiciendos em formação profissional nestas duas áreas e noutras similares.

A disciplina da liderança, em particular, levanta questões importantes e complexas porque, ao contrário de outras características ou competências ligadas à gestão, tem vida própria, ou seja, existe e manifesta-se muitas vezes de forma espontânea, natural e até não reflectida, sempre que a estrutura formal da instituição ou algun(s) dos elementos que a compõem deixam espaços vazios de poder ou iniciativa.

Todas as organizações dispõem de uma estrutura «oficial», formalmente definida, com funções, competências e uma hierarquia definidas de uma forma pelo menos relativamente clara.

No entanto, se as chefias oficialmente designadas não exercerem uma liderança efectiva, é normal que o espaço deixado vazio, designadamente ao nível da iniciativa e condução do processo de tomada de decisões, sobretudo as de cariz procedimental e/ou operacional, seja ocupado por indivíduos formalmente menos graduados mas naturalmente mais habilitados a exercer funções decisórias.

Esta discrepância entre as estruturas hierárquicas formais e de facto dentro de uma organização trazem, como é evidente, problemas sérios, ainda que por vezes estes apenas se manifestem a médio ou longo prazo.
Os principais desses problemas serão, entre outros, uma cada vez maior dificuldade em legitimar, sobretudo de um ponto de vista meritocrático, a hierarquia oficial da organização e, por outro lado, a gestão das mais ou menos frequentes discrepâncias entre as agendas, objectivos e prioridades (quando não das meras preferências) das duas lideranças concomitantes.

Tais factores e circunstâncias fazem-se sentir, invariavelmente, num sentido prejudicial à organização e ao desempenho das respectivas funções e objectivos, sobretudo no plano operacional.

É por isso da maior importância que qualquer organização, designadamente um escritório de advogados, saiba assegurar que as lideranças formalmente estabelecidas reúnem as condições necessárias para exercerem de facto a função de coordenação que lhes compete, sob pena de não o fazendo, se sujeitarem a consumir uma parte não despicienda dos seus recursos (designadamente tempo) a dirimir ou contornar conflitos internos perfeitamente evitáveis.

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

Os relatórios do LawRD foram projectados para dar resposta imediata a qualquer gestor de escritórios de advogados, sobre a informação registada no sistema.

Para isso, identificamos no sistema as Entidades principais às quais são associados dados. São estas: os Clientes, os Dossiers, os Advogados, os Angariadores, os Gestores de Dossier e a Performance do Escritório. Estas entidades podem ser individualmente usadas como agrupadores de valores, ou cumulativamente como filtros à informação.

Depois, identificamos também todos os indicadores numéricos sobre quanto estamos a prever gastar, a gastar efectivamente e a ganhar efectivamente. Sobre estes indicadores básicos cruzamos ainda o estado de pagamento das facturas e o parcial das facturas dedicado a despesas e a tempos. Com esses dados podemos saber, entre outras coisas, o Resultado registado no sistema, a Taxa de Cumprimento do Plano ou a Produtividade do Trabalho.

Com esta metodologia de análise de dados facilitamos ao utilizador final uma ferramenta que permite identificar os motivos, de forma analítica, para um período de facturação atípico, uma baixa nas receitas, uma tendência de subida ou descida. Os relatórios do LawRD a quando da análise de uma das questões antes mencionadas dizem-nos: Quem, para Quem, o Quê, Quando, Trazido por Quem, sob a Responsabilidade de Quem e ainda o tão desejável COMO.

Para facilitar a equação de um qualquer problema, os relatórios estão organizados em entidades, as quais têm sempre quatro grupos de análise: Valor, Tempo, Rentabilidade e Produtividade. Cada um desses grupos de análise é constituído por um conjunto de indicadores, que são agrupados pela entidade previamente seleccionada. Se o utilizador quiser ainda filtrar os dados obtidos, pode fazê-lo num formulário de filtros constituído pelas 6 entidades.

Ex: O Advogado João está com um decréscimo de produtividade de 25% este mês. Durante os últimos meses tem sido bastante regular,pelo que não consigo explicar o que se poderá estar a passar. O problema aqui, pode estar em 3 situações:

• O João anda distraído e não está a conseguir ter a mesma performance, conforme demonstra o relatório de produtividade.
• A empresa está a passar um momento complicado. Isto é facilmente identificado pelo relatório temporal, que mostra uma linha de evolução no Volume de Facturação.
• O João está a trabalhar num dossier que é um buraco negro. Para verificar esta situação devo seleccionar a entidade Dossier, o grupo de análise Tempo e filtrar pelo advogado João.Uma grande discrepância entre tempo real e tempo facturado, identificará a causa do problema.

Devido à grande quantidade de dados usados em cada relatório, os quais envolvem quase todas as estruturas de informação do software, foi necessário criar um mecanismo de cache de dados, que simplifica e agiliza a selecção de dados. O único senão é que os dados não são mostrados em tempo real (a actualização é feita a cada meia hora), mas em casos imperativos o utilizador pode sempre actualizá-los manualmente, com um só click.

Após as folhas de tempos terem sido enviadas para aprovação, cabe aos gestores dos dossiers ou a um administrador do LawRD efectuar a aprovação dos tempos. Só depois desta acção, é que os tempos poderão ficar disponíveis para a emissão da nota de honorários.

Para aprovar tempos deve-se clicar na opção Aprovar Tempos:

O LawRD apresenta ao gestor de dossiers uma lista das folhas de tempos dos diferentes advogados. Esta lista chamada Tempos – Vista Geral, é apresentada de forma cronológica estando as folhas de tempos mais recentes no topo:

A primeira coluna da lista apresenta o estado da folha de tempo. Esses estados são os seguintes:

• Sem tarefas: folha de tempos aberta por um advogado mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;E
• Em Aberto: folha de tempos  onde já foram introduzidas tarefas mas que ainda não foram submetidas a aprovação;
• Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não tendo contudo sido integralmente aprovada. Basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha Em aprovação.
• Fechada: folha de tempos integralmente aprovada.

O gestor do dossier terá de concentrar a sua atenção nas folhas de tempos assinaladas com o estado:

A segunda coluna da lista Tempos – Vista Geral, mostra a sigla que identifica o pessoa que introduziu os tempos. Neste exemplo e ao passar com o rato na sigla CB pode-se ver que a folha de tempos pertence a Carlos Bartolomeu:

A terceira coluna identifica a semana a que a folha de tempos se refere. No exemplo anterior, a folha de tempos do recurso CB que se encontra em aprovação, refere-se à semana 45 do ano de 2009 que vai do dia 2 de Novembro ao dia 8 de Novembro:

Na quarta e quinta colunas pode ver-se respectivamente a totalidade das tarefas em aprovação (7 no exemplo) e o tempo total trabalhado nessas tarefas (18h26 minutos no exemplo).

A aprovação de uma determinada folha de tempos pode ser realizada clicando em Ver Detalhes, Vista Semanal ou clicando em Aprovar já:

Clicando em Ver Detalhes, o LawRD abre uma janela onde apresenta as tarefas separadas por cliente e dentro deste por dossier:

Neste ecrã, o gestor deve indicar quais os tempos que pretende aprovar e enviar para facturação. Para aprovar um tempo deve colocar um visto nas caixas da coluna aprovação:.

Para indicar se o tempo aprovado deve ser cobrado ao cliente, deverá seleccionar a caixa de selecção na coluna cobrança:.

Por defeito, o LawRD assume como sendo cobráveis todas as tarefas excepto as introduzidas no Dossier Interno (dossier criado automaticamente pelo sistema para registo de tarefas internas e que não são imputáveis a clientes).

Numa tarefa aprovada, caso se retire o visto da coluna cobrança: não será possível efectuar a sua facturação ao cliente mas a mesma tarefa ficará a afectar a rentabilidade do dossier. No exemplo, e caso não se queira facturar ao cliente 1h20m da tarefa “Reunião com o director de recursos humanos”, esse tempo irá aumentar o custo do dossier em 1h20 x custo hora do advogado. Caso o tempo seja cobrável, o LawRD permitirá também a facturação de 1h20m mas neste caso multiplicado pelo preço hora (honorários) do advogado.

A qualquer momento, o gestor pode aprovar parcialmente a folha de tempos clicando em Aprovar Selecção. A partir desse momento, as tarefas seleccionadas para aprovação e cobráveis ficam disponíveis para serem facturadas.

Recordamos que basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha no estado Em aprovação.

O botão Aprovar e Cobrar Todos, considerará todas as tarefas da folha de tempos como aprovadas e cobráveis ficando imediatamente disponíveis para facturação nos respectivos dossiers. Esta é a opção mais adequada para uma rápida aprovação da folha de tempos.

Caso o gestor não concorde com um ou mais tempos deverá clicar em Rejeitar podendo indicar ao utilizador responsável pela criação da folha de tempos os motivos da sua rejeição.

A acção de rejeitar tem implicações em todas as tarefas da folha de tempos:

• Tarefas ainda não aprovadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas mas ainda não facturadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas e já facturadas não poderão ser objecto de alterações.

A folha de tempos rejeitada fica no estado Em Aberto sendo o emissor da folha de tempos avisado que tem de efectuar alterações aos tempos para posterior reenvio para aprovação.

A aprovação das folhas de tempos também pode ser efectuada clicando em Vista semanal:

Nesta vista, os tempos são apresentados numa matriz idêntica à utilizada para a sua introdução:

Aqui, os dias (colunas) e/ou dossiers (linhas) poderão ser aprovados de forma rápida clicando em aprovar », ficando imediatamente disponíveis para facturação.

Os dias e dossiers aprovados serão identificados a verde:

Tal como na vista Ver Detalhes, o botão Aprovar e Cobrar Todos bem como o botão Rejeitar estão disponíveis.

Para visualizar as tarefas de um dossier deve clicar-se em Abrir Detalhes +:

Aqui, tal como descrito para a vista Ver Detalhes, cada tarefa poderá ser aprovada e/ou identificada como cobrável. A aprovação da selecção efectua-se clicando em Guardar Lista.

Por último, as folha de tempos poderão ser aprovadas de forma rápida clicando no link Aprovar já ficando as tarefas imediatamente disponíveis para facturação:

Os tempos introduzidos nas folhas de tempos têm de ser enviados para aprovação dos gestores dos dossiers. Esta aprovação permite aos gestores analisar e validar a informação que ficará disponível para futura elaboração da nota de honorários.

Para tal, basta seleccionar o(s) dia(s) que se pretende enviar para aprovação. Neste exemplo, o utilizador apenas seleccionou o dia 09 de Novembro para ser enviado:

O LawRD permite seleccionar uma semana completa para aprovação com um único clique. Para isso basta clicar no total de horas semanais (no exemplo foi selecionada a célula por baixo do valor 6h21m). Assim, todos os dias dessa semana são automaticamente seleccionados:

Após seleccionar os dias, o utilizador deve clicar em enviar p/aprovação para continuar com o processo …

… após o que a caixa Descrição permite a inserção de informação relevante para os gestores do dossier.  A caixa de selecção Aprovar já, permite que os tempos que estão a ser enviados para aprovação sejam automaticamente aprovados caso o utilizador seja gestor do dossier. Por exemplo, se o utilizador for o gestor do dossier D015, as 02h21m que trabalhou nesse dossier ficam automaticamente aprovadas.

O processo finaliza clicando em Enviar.

Se os contactos são o ponto de partida do LawRD, os dossiers são as estradas por onde a informação circula. É por existir um dossier ligado a um cliente que os advogados despendem horas de trabalho e incorrem em despesas que mais tarde podem ou não ser facturadas ao cliente.

O LawRD implementou todo este circuito de registo de informação com o objectivo de gerar relatórios para responder a questões tão simples como saber se determinado dossier está a ser rentável. LawRD é Reports on Demand, ou seja, relatórios a pedido!

Na imagem seguinte apresenta-se um exemplo do ecrã dos Dossiers:

O LawRD apresenta ao utilizador todos os dossiers onde tem intervenção seja como responsável (aparece a sigla do utilizador no local indicado por um círculo a vermelho) seja como recurso (a sigla aparece no local indicado por um rectângulo azul).

Todos os dossiers estão ligados a contactos definidos como clientes. A única excepção é o dossier Assuntos Internos Gerais (indicado na imagem por um rectângulo a verde). Este dossier está ligado ao escritório que utiliza o LawRD e serve para registo de tempos e despesas que não são imputáveis aos clientes mas para registo dos tempos e despesas associados a assuntos internos do escritório.

O sistema vai apresentando os passos para criar cada Dossier:

• Ir ao separador Dossier e clicar em:
  
• Seleccionar o cliente:
  
• Se o cliente já tiver dossier, o LawRD apresenta uma lista com o objectivo de confirmar se o dossier a criar não existe no sistema:
  
  Se não existir, basta clicar na opção ‘Não está, criar novo »’ para prosseguir com a operação:
  
• Definir o gestor (responsável) pelo dossier:
  
• Definir a data de início do dossier:
  
• Associar os colaboradores ao dossier. É neste passo que se define quem irá trabalhar no dossier e posteriormente registar tempos e despesas:
  
• Associar restantes intervenientes que estão relacionados com o dossier. Pode-se associar todo o tipo de contactos ao dossier como, por exemplo, os advogados da outra parte do processo:
  
• Criar o dossier clicando em:
   
  O LawRD apresenta um ecrã com um cabeçalho onde se resumo a informação do dossier: