Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos:

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

Os relatórios do LawRD foram projectados para dar resposta imediata a qualquer gestor de escritórios de advogados, sobre a informação registada no sistema.

Para isso, identificamos no sistema as Entidades principais às quais são associados dados. São estas: os Clientes, os Dossiers, os Advogados, os Angariadores, os Gestores de Dossier e a Performance do Escritório. Estas entidades podem ser individualmente usadas como agrupadores de valores, ou cumulativamente como filtros à informação.

Depois, identificamos também todos os indicadores numéricos sobre quanto estamos a prever gastar, a gastar efectivamente e a ganhar efectivamente. Sobre estes indicadores básicos cruzamos ainda o estado de pagamento das facturas e o parcial das facturas dedicado a despesas e a tempos. Com esses dados podemos saber, entre outras coisas, o Resultado registado no sistema, a Taxa de Cumprimento do Plano ou a Produtividade do Trabalho.

Com esta metodologia de análise de dados facilitamos ao utilizador final uma ferramenta que permite identificar os motivos, de forma analítica, para um período de facturação atípico, uma baixa nas receitas, uma tendência de subida ou descida. Os relatórios do LawRD a quando da análise de uma das questões antes mencionadas dizem-nos: Quem, para Quem, o Quê, Quando, Trazido por Quem, sob a Responsabilidade de Quem e ainda o tão desejável COMO.

Para facilitar a equação de um qualquer problema, os relatórios estão organizados em entidades, as quais têm sempre quatro grupos de análise: Valor, Tempo, Rentabilidade e Produtividade. Cada um desses grupos de análise é constituído por um conjunto de indicadores, que são agrupados pela entidade previamente seleccionada. Se o utilizador quiser ainda filtrar os dados obtidos, pode fazê-lo num formulário de filtros constituído pelas 6 entidades.

Ex: O Advogado João está com um decréscimo de produtividade de 25% este mês. Durante os últimos meses tem sido bastante regular,pelo que não consigo explicar o que se poderá estar a passar. O problema aqui, pode estar em 3 situações:

• O João anda distraído e não está a conseguir ter a mesma performance, conforme demonstra o relatório de produtividade.
• A empresa está a passar um momento complicado. Isto é facilmente identificado pelo relatório temporal, que mostra uma linha de evolução no Volume de Facturação.
• O João está a trabalhar num dossier que é um buraco negro. Para verificar esta situação devo seleccionar a entidade Dossier, o grupo de análise Tempo e filtrar pelo advogado João.Uma grande discrepância entre tempo real e tempo facturado, identificará a causa do problema.

Devido à grande quantidade de dados usados em cada relatório, os quais envolvem quase todas as estruturas de informação do software, foi necessário criar um mecanismo de cache de dados, que simplifica e agiliza a selecção de dados. O único senão é que os dados não são mostrados em tempo real (a actualização é feita a cada meia hora), mas em casos imperativos o utilizador pode sempre actualizá-los manualmente, com um só click.

Saber a rentabilidade de um dossier é apenas uma das capacidades do LawRD ao nível dos relatórios. O separador Relatórios do LawRD permite obter uma série de indicadores úteis para qualquer advogado ou gestor:

O exemplo seguinte mostra o nível de detalhe que os relatórios do LawRD atingem. Vamos supor que um advogado, sócio de uma sociedade, vai ter uma reunião para discutir com um cliente o valor do contrato de prestação de serviços de advocacia.

O nosso advogado acede ao LawRD e clica no relatório Valor da opção Performance (estes dados foram obtidos da Conta Demo). Este relatório apresenta uma série de dados financeiros do escritório:

Este relatório mostra os dados agregados de todos os clientes e dossiers: somando os valores vê-se que em 3 meses o escritório facturou um total de €124.473,60.

O advogado, no entanto, quer saber os dados deste relatório para o cliente Alberto & Filhos. Para isso utiliza os Filtros clicando em mostrar filtros:

Para saber os dados para apenas um cliente basta seleccionar o seu nome na caixa Escolha um cliente e depois clicar em Filtro >>. O relatório apresenta os seguintes dados ao nosso advogado:

O advogado concluiu que o seu cliente Alberto & Filhos representou um volume de facturação total de €42.922,74, ou seja, cerca de 34% do seu volume total de facturação nos últimos 3 meses (o período de tempo do relatório pode ser alterado nos filtros). É um cliente importante … o nosso gestor parece que tem o seu poder negocial mitigado.

No entanto o relatório informa o advogado que existe um valor de €23.120,89 nesses 3 meses de trabalho que não foi facturado (valores da coluna Aprovado mas não cobrado). O nosso advogado questiona-se: “Será que estou a conseguir facturar todo o tempo que a minha equipa dedica aos dossiers deste cliente?”. Para saber isso selecciona o relatório Tempos da opção Performance:

De seguida aplica um filtro para apenas visualizar os dados do cliente Alberto & Filhos:

Aqui o nosso advogado conclui que a sua equipa trabalhou cerca de 259 horas para o cliente mas apenas se facturaram 143 horas. O nosso advogado obteve um dado que pode ser importante na negociação do contrato com o seu cliente.

E apenas consultou 2 relatórios do LawRD … no total o LawRD tem 24 relatórios e a possibilidade de os personalizar (a desenvolver em futuros posts).

Post elaborado pela Dra. Susana Gonçalves, advogada, sócia da Advogados Associados e utilizadora do LawRD desde 2009:

“Quando me iniciei nesta profissão, era o membro mais novo de um escritório recém-formado e, como tal, acabou por me ser tacitamente adjudicada a função de interface com o gabinete informático que nos dava apoio, no pressuposto de ser, em virtude da minha idade, o membro mais apto para compreender a linguagem e processos inerentes. Para contextualizar, tudo isto ocorre no ano de 1993, data em que o ambiente Windows dava os seus primeiros passos nos escritórios portugueses - a caminho de se tornar a ferramenta universal que hoje representa - e o email se entranhava timidamente nos nossos hábitos.

Por esse motivo, acabei por, compulsivamente, ter de me entender, com alguma intimidade e alguns percalços iniciais, com computadores e programas, do estrito ponto de vista do utilizador. Quando abri o meu primeiro escritório, a experiência já me ensinara que era imprescindível um programa de gestão eficaz, mas os que se encontravam disponíveis no mercado eram muito dispendiosos e bastante limitados, pelo que acabei por desistir da plena informatização dos meus recursos e voltei à velhinha folha de tempos em papel, que era convertida a custo - e com evidentes lapsos - numa folha de Excel no momento da facturação.

Porém, a descoberta do LawRD, combinada com a ajuda que me tem vindo a ser prestada pela equipa muchBeta na sua utilização, mudaram o cenário e permitem-me agora um controlo efectivo e actualizado de todos os elementos relevantes na gestão corrente do escritório, sem esforço ou perdas de tempo significativas, indo muito além dos dados que anteriormente me eram possíveis tratar e ponderar no escasso tempo disponível para a gestão do escritório, assumindo uma particular utilidade no domínio da avaliação de desempenho das equipas de trabalho e rentabilidade dos recursos utilizados.

Naturalmente que a obtenção de resultados úteis através da utilização do LawRD implica disciplina na introdução dos dados, mas logo que o ritmo é conquistado, torna-se uma rotina idêntica a abrir o email para verificar mensagens.

Uma das virtudes que não posso deixar de salientar é a do acesso remoto, em qualquer local e em qualquer momento, que me permite não deixar de registar trabalho, mesmo que o esteja a desenvolver de noite e em casa, aproveitando a ausência do bulício do escritório.

E claro, coloco um evidente assento tónico no preço, que é efectivamente imbatível e muitíssimo acessível.

O LawRD permite-me facturar com rigor, avaliar performances com elementos objectivos e ganhar tempo para trabalhar ainda mais.

Obrigada muchBeta!”