Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Ao meu ver, algumas premissas são fundamentais antes de escolher o seu software jurídico:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?
2. Qual a gestão do escritório para o software?
3. Quem será responsável pelo software?
4. Qual a segurança do software?

Vamos analisar um a um dos requisitos mínimos:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?

Onde: Instalado no servidor do seu escritório ou na internet? Aqui vale uma boa reflexão: No seu escritório, quem cuida de toda manutenção (ampliação do servidor, máquinas novas, etc) é o escritório. Na web, o sistema é instalado num data center, quem cuida de tudo, inclusive do backup é a empresa de software. Ao meu ver, melhor com eles que são especialistas, do que com o escritório que ora faz backup, ora não, etc.

Quando: Qual o aporte (valor) que o escritório está disposto a investir? O escritório quer o bom e do melhor com preços baixos, certo? Errado. O melhor é o investimento feito dentro da disposição financeira do escritório em consonancia com a gestão do mesmo (próximo tópico). As vezes é melhor iniciar com um produto que satisfaz as principais necessidades – mesmo sendo menor – do que investir pesado em um produto que pode não estar adequado a realidade do negócio. O melhor software é aquele que serve ao bolso e ao resultado diante dos clientes, lembre-se disto.

O quê: Ou melhor, qual a minha necessidade efetiva para o software? Alguns pensam que o software irá resolver todos os seus problemas. Não é assim que funciona. Primeiramente é fundamental que os requisitos de o quê o software irá abranger seja estabelecido. O software irá controlar processos apenas? Irá incluir o financeiro? Quiçá os documentos do escritório? Talvez tudo isto junto? E que tal outra proposta? Um destes itens de cada vez? Nem Deus-Pai criou o mundo em apenas um dia. É, amigo leitor, planejamento é antes de tudo fundamental para o sucesso.

Quem: Se os requisitos acima foram respondidos, você já está apto a primeira fase de procura do software ideal  a sua realidade e poderá responder quem irá ser brindado pela sua aquisição.

2. Qual a gestão do escritório para o software?

Parece estranha a pergunta, não? Contudo, sua resposta é a base para qualquer implantação de software bem sucedida. Não é o software que determina a gestão do negócio, mas sim o escritório que dita como deverá ser controlado a si mesmo.

Não se iludam: Muitos vendedores dirão que o seu software resolve tudo. Falsa ilusão. Nenhum software consegue isto. Agora, se a gestão é iniciada no escritório, há determinações de funções e rotinas, bem como uma visão clara de como o software irá interagir com o escritório, o sucesso é garantido.
Faça primeiro a gestão do seu negócio. O software que se adaptar bem em cima disto, é o seu software ideal.

3. Quem será responsável pelo software?

Pode parecer estranho, mas é fundamental que uma pessoa do escritório (que conheça preferencialmente processo e goste de tecnologia) seja treinado adequadamente para gerenciar o software no escritório.

Por quê?

Porque precisar do suporte do software para resolver coisas simples do dia a dia pode ser um tormento. Normalmente na implantação do software uma pessoa ou algumas podem e devem receber treinamento mais específico de administração do software. Não adianta treinar uma secretária ou braço direito. Tem que ser alguém ligado ao direito e que goste efetivamente de tecnologia.

Planeje esta realidade dentro da gestão do seu negócio.

4. Qual a segurança do software?

Antes de contratar, questione alguns pontos básicos:

• Aonde está instalado o servidor do data center;
• Quais os requisitos de segurança que ele tem (backup espelhado, backup externo, etc);
• Quais os requisitos que o escritório precisa ter para acessar este data center;
• Em caso de rescisão do contrato, como serão devolvidos os dados do escritório?

Entre outras perguntas. Ter segurança no que se contrata é o mínimo.

Agora, não pense que isto somente vale para softwares data center. Se o seu software for instalado no escritório, as perguntas similares são válidas:

• Como será feito o backup? (onde, periodicidade, etc)
• Haverá backup externo?
• Quais requisitos (inclusive licenças de software) para instalação?
• Quanto deverá ser investido para ter tudo funcionando?

A questão fundamental é: tanto em data center como em servidor interno, segurança é fundamental.

Enfim,

Muitas informações para esclarecer um pouco sobre o que devemos pensar antes de adquirir um software.

Abaixo relaciono dicas de utilização. Servem para qualquer software:

• Sempre antes de cadastrar um cliente no sistema, pesquisar se ele já não foi cadastrado.
• Não usar tudo maiúsculo, optar por maiúsculo e minúsculo.
• Tentar o máximo de informações para o cadastro. Quanto mais dados e informações melhor.
• Não usar acentos.
• Cuidar sempre o português do cadastro e frases de concordância.
• Peças a serem anexadas no sistema serão em formato word ou pdf?
• Deve haver um prazo para troca da senha do sistema.
• Sugestão de login: email do escritório,
• Sugestão de senha: Pelo menos 6 caracteres, entre letras e números e um carácter especial tipo # ou @
• Tudo que for relativo a prazo, compromisso, etc deve estar na agenda. Devemos separar a agenda por tipos (compromisso, prazo, diligência, pendencia, audiência, particular, etc) visando termos filtros fáceis e diretos.
• Sistemas web somente salvam se clicar no item salvar. Não existe salvamento automático!
• Tudo que for lançado no sistema deve ter um propósito para fins de relatório futuro. Lançar apenas por lançar é perder a informação.
• Cuidado a selecionar algo, sempre selecione na caixa de seleção e depois clique fora da caixa, senão ao rolar o mouse ou teclado poderá mudar o que está na caixa de seleção do sistema.
• Internet é fundamental em termos de sistemas jurídicos e processo eletronico. Sem uma segunda internet no escritório (contingência), seja ela adsl ou pen modem, você está em risco.
• Normalmente há diversas formas de salvar documentos em cada software. Use a especificada pelo desenvolvedor. Salvar petições no financeiro, por exemplo, de nada resolverá ao propósito. Salve no local adequado.
• Muitos softwares hoje geram documentos automaticamente. Aprenda a usar este recurso e confira os dados após a elaboração do documento antes de imprimir.
• Use o software diariamente. Esteja com ele sempre aberto e lance o máximo possível de informação.
• Cada usuário possui uma permissão de acesso no sistema. Se não abrir algo, não se desespere, primeiro verifique com o administrador do software interno (pessoa do escritório mais preparada/treinada no software) se não é um requisito de licença de uso apenas.
• O suporte do software deve ser eficiente. Algumas empresas cobram por isto. Bom ficar atento a esta realidade.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Muito se fala em gestão de escritórios jurídicos, em como eles precisam se organizar, estarem preparados para o mercado atual, etc.

Gestão é um termo muito amplo, verdadeiro e assertivo. Contudo, gestão não é a resposta para tudo.

A gestão na advocacia é como um adjetivo, necessita de um sujeito e um verbo para existir.

Como assim?

Sujeito

De que adianta falar em gestão, em padronização de procedimentos, em análise de resultados, se quem comanda o escritório não está fazendo o seu dever de casa?

A direção do negócio tem que ser a primeira a estar envolvida com o processo de mudança do escritório. Ela será o motivacional para toda equipe encarar as mudanças com seriedade, respeito e vontade.

Fazer gestão significa analisar os procedimentos internos, fazer uma crítica em cima dos procedimentos e aplicar as mudanças necessárias para o crescimento do negócio.

Para tanto, é fundamental e imprescindível a presença dos sócios neste processo. Podem ser delegadas as tarefas administrativas, entretanto, as de cunho estratégico tem que ser definidas por aqueles que pensam a empresa e assumem o seu risco, ou seja, os sócios.

Por lógico, uma andorinha não faz o verão. Todos os colaboradores devem participar, auxiliar, estar conectados com o negócio e o seu projeto.

Mais uma vez para isto, o sujeito (líder, sócio, administrador) deve estar presente e ser constante, transformando o planejamento em algo real e palpável.

Verbo

Neste sentido, se tivermos sujeitos (pessoas dispostas a encarar o projeto de mudança), estamos com o primeiro passo dado. Porém, sem uma ação concreta (verbo), não haverá nenhuma modificação. Já diz a lei da física que se algo está em inércia, tende a ficar em inércia se algo não modificar seu estado.

Assim, qual(is) ação(ões) você está fazendo neste momento para o seu negócio? Pelo menos temos que pensar nesta ações:

• Investir em Marketing Jurídico;
• Investir em Redes Sociais;
• Investir em software adequado.

Quer dizer, temos estar conectados ao mercado de hoje (marketing jurídico) ao mercado de hoje e de futuro (redes sociais), bem como com a tecnologia como fator preponderante para alavancar o negócio (produzir mais com o mesmo número de pessoas, agregando informações estratégicas e relacionais). Não basta ter sujeito. Temos que ter e ser o verbo da mudança.

Adjetivo

O adjetivo em uma frase é o que a qualifica, o que a embeleza, o que  diz algo a mais.

A gestão se encaixa perfeitamente nisto. Primeiro, porque não tem como existir gestão sem um sujeito e verbo antes. Segundo, porque mesmo um escritório movido por pessoas motivadas e líderes de si com uma ação efetiva na advocacia, sem a gestão, está fadada a ficar estagnada no mercado atual.

Tendo gestão, o escritório tem um fator que agrega qualidade. Consegue estar presente no mercado com eficiência e eficácia.

O mercado não aguarda os escritórios se adaptarem a gestão. Ele contrata aqueles que tem gestão.

Como está o seu escritório nisto?

Tem sujeitos ativos e líderes de si?

Tem ações efetivas focadas em resultados estratégicos?

A gestão está sendo utilizada como qualidade para o seu escritório?

O adjetivo da gestão é mais do que um qualitativo, é um diferencial forte de mercado.

Enfim,

Em bom português, a gestão somente poderá acontecer como o adjetivo da sentença: com um sujeito ativo e verbo executor para trilhar um caminho de sucesso, com mais qualidade de trabalho, padronização, organização e resultados sustentáveis para o negócio.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“Esforços e coragem não são suficientes sem propósito e direção.” (John F. Kennedy)

Esta frase resume algo fundamental no mundo moderno: Onde vou colocar minhas ideias e força? Muitas vezes temos ideias brilhantes, objetivos maravilhosos e nosso planejamento sequer sai do papel, e temos casos que sequer vai para o papel.

Por que isto acontece? Porque temos a força necessária para o trabalho, a vontade e gana de tudo dar certo, sabemos as vezes o caminho, outras vezes fizemos com os homens, esquecemos de perguntar o caminho, e o pior, ficamos sem qualquer direção objetiva.

Por exemplo, se queremos comprar uma sede nova para o nosso negócio. É um passo importante, de muito valor, tanto de dinheiro como de estímulo, motivação e agregar valor ao negócio. Como chegar este objetivo sem estipularmos uma reserva financeira, fizermos ações assertivas de angariar fundos, levantar as possibilidades de financiamento, enfim, de ter um plano que nos mostre para onde queremos ir e como chegar lá passo a passo.

Parece simples, não? Mas, não é para a maioria das pessoas.

Quase todos conseguem sonhar, ter objetivos de crescimento e procurar de alguma forma chegar lá. O problema está justamente no “procurar de alguma forma”.

Se você quer atingir seus sonhos siga estas três dicas:

1. Escreva;
2. Rode o PDCA;
3. Seja prático.

Escrever seus objetivos é o primeiro passo para que possas te lembrar disto, estabelecer prioridades e tempos. Sem escrever, esquecemos parte do planejamento, não podemos monitorar a execução do mesmo, etc.

O PDCA é uma excelente forma de executar qualquer planejamento. Vem da sigla em inglês, Plan, Do, Check, Act, ou seja, planejar, executar, verificar e agir. É justamente através do PDCA que podemos chegar nos nossos objetivos, planejando, executando este planejamento, monitorando se está tudo certo e agindo no caso de erros, para voltarmos ao planejamento e executarmos de novo com o monitoramento e novas correções, ou seja, rodando o PDCA sempre. Leia mais sobre este tema aqui.

Ser prático parece fácil, mas não é. Para sermos práticos precisamos estar alinhados entre a teoria e a prática, entre tudo que envolve o projeto. Ser prático significa ter uma visão holística, quer dizer, uma visão que compreenda os riscos, os valores envolvidos, as possibilidades de sucesso e o valor agregado pelo projeto.

Em resumo,

Vislumbrar o horizonte é o primeiro passo. A chegada no horizonte depende exclusivamente dos passos que você se propõe a caminhar…

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Recentemente vivenciei uma situação que divido com vocês por ser um pouco hilária e outro pouco (ou muito) um verdadeiro exemplo do que não podemos fazer em termos de planejamento (ou falta dele):

Sempre que vou a um cliente X, coloco meu carro num estacionamento Y e ali ele passa um dia todo, todas as semanas.

Numa determinada semana ao sair por volta das 17h40min cheguei no estacionamento e não havia ninguém. A casinha de cobrança estava vazia. Bati palmas (o estacionamento é um anexo da casa do dono), buzinei com meu carro várias vezes, esperei por quase 30 minutos e ninguém apareceu. Peguei meu carro e fui embora, sem pagar.

Na semana seguinte voltei ao mesmo estacionamento, ali chegando por volta das 9h da manhã e mais uma vez não ninguém para atender. Estava aberto, mas ninguém para atender. Passou a manhã toda e quando retornei por volta das 11h 30m estava o dono do estacionamento. Paguei ele pela semana anterior e perguntei o porque de não haver ninguém. Resposta: “Porque o atendente está de férias e ninguém ficou no lugar dele, então eu abro e fecho, mas durante o dia somente as câmeras controlam quem entra e quem sai, inclusive não cobro muitos que aqui deixam seus veículos por falta de controle”.

Em bom português: Simplesmente por não ter planejamento, uma empresa muda seu serviço do dia pra noite (nunca tive reclamação anterior a respeito do estacionamento), dependendo totalmente de um funcionário para prestar um bom serviço.

Em quantas empresas algo similar ocorre? Empresas que não planejam as férias, substituem funcionários um por qualquer outro, sem conhecimento de causa do que está fazendo, literalmente “tapando furo”.

É fundamental que a empresa compreenda a função de cada funcionário, para que as substituições sejam adequadas e que a empresa não perca a sua identidade.

Um cliente que vai embora por um serviço ruim não retorna, ainda divulga isto para muitos, o que é péssimo.

Faça do planejamento a marca da sua empresa. Hoje e sempre.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O que é um plano B para você? Normalmente, tratamos por plano B aquele plano que não figura como principal, ou seja, um plano secundário, não sendo um plano A.

O que você planeja como plano A? Você busca alternativas no mercado em que está inserido, busca reativar clientes, inova em produtos, por aí vai. Tudo isto faz parte da estratégia e organização atual, da forma como você vê o seu mercado.

E como plano B? Nada? Nenhuma alternativa?

Não estamos aqui afirmando que o plano B seria outra profissão. Nada disto.  O plano B deve ser uma estratégia que no momento não pode ser utilizada, mas quem sabe no futuro será útil.

Por exemplo: um escritório que trabalha para pessoas físicas, normalmente consumidores em ações de massa. Este é o plano A. Seus produtos vão de ações do FGTS, Brasil Telecom, produtos defeituosos, etc. Ótimo, este escritório tem mercado, visão de objetivo e está em crescimento.

E qual seria o plano B deste exemplo? Ficar no mesmo ramo (pessoa física), mas ampliar a base de produtos, como atuar em outras áreas (trabalhista, previdenciário, família), fazendo um planejamento de divulgação destas áreas e conquista de clientes.

Ter um plano B não significa abandonar o plano A.

Ter um plano B é ver que o seu negócio pode mais.

Ter um plano B é oportunizar exercícios de novos mercados.

Ter um plano B é planejar com consciência das nuances do mercado.

Vislumbre oportunidades em tudo que você faz. Seja uma conversa com um amigo, seja numa audiência, seja numa parceria.

As oportunidades estão aí. Se não servem para você repasse para quem pode interessar. Torne-se uma pessoa que é referencial em termos de negócios e não apenas um advogado (jamais menosprezando a profissão, mas sim valorizando-a).

O mundo dos negócios não quer um advogado puro e simples, quer um profissional conectado a vida, ao mercado e com conhecimentos abrangentes e não focados.

Resultado, é isto que queremos.

Qual será o seu Plano B? Compartilhe conosco!

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

“A direção é mais importante do que a velocidade.” (Roberto Scaringella)

Neste sentido importante relembrar as palavras de Sêneca: “Se não souber para onde estar indo, nenhum vento lhe será favorável”.

Cada vez mais vemos equipes voltadas em cumprir metas, atingir objetivos, crescer, crescer e crescer. Mas, com qual objetivo? Apenas financeiro?

Sim, porquê o espanto? Financeiro não é um objetivo. Objetivo são planos palpáveis ou dos sonhos que temos a atingir ainda. Não é a velocidade que fará eles acontecerem.

Sem direção, não temos como saber aonde ir.

Sem direção, a velocidade é inócua.

Sem direção, o planejamento não tem como auxiliar.

Velocidade somente se soubermos aonde ir.

Velocidade somente com planejamento.

Velocidade somente com visão do todo.

Apenas impor um ritmo à equipe sem ter um rumo é manter aceso um desejo de sucesso que sequer se sabe poder alcancar.

Atinja os objetivos com planejamento. Deixe a velocidade nos limites do seu planejamento. Correria é um ato daqueles que não planejam.

Exercite diariamente seu planejamento de metas, sejam elas de curto, médio ou longo prazo. Atualize suas metas. Verifique a viabilidade das suas metas. Escreva as suas metas.

Enfim, faça do seu planejamento a velocidade que você deseja no seu negócio!