Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

A conta corrente de um cliente representa a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade de advogados.

Pensando assim tudo se torna fácil: quando eu (advogado) emito uma nota de honorários ao cliente, ele deve-me dinheiro logo debito a conta corrente para representar esta posição devedora.

Quando o cliente paga um nota de honorários, deixa de dever dinheiro ou, dito de outro modo, assume uma posição credora perante mim (advogado). Assim, pagamentos do cliente são sempre creditados na sua conta corrente. É por isso que ao receber uma provisão para honorários ou despesas, eu tenho de creditar a conta corrente do meu cliente.

Mas uma conta corrente que apenas retrate os movimentos financeiros e responsabilidades não chega. Vejamos o seguinte caso prático:

Um advogado abre um dossier para um cliente e pede uma provisão para honorários no valor de €2.000. A conta corrente apresenta um saldo credor de €2.000. Perfeito: saldo credor na conta corrente é sempre uma boa posição financeira do cliente!

Durante uma semana, o advogado trabalhou 20 horas no processo do cliente. Sabendo que o nosso advogado cobre de honorários €150/hora, qual é a situação financeira do cliente?

Num software tradicional de facturação a resposta seria: o cliente tem um crédito de €2.000. Com a informação proporcionada por este tipo de software está tudo OK com o cliente.

Caso o advogado utilize o LawRD, ao consultar a conta corrente do cliente verá a seguinte informação:

O LawRD apresenta dois saldos:

• Um a verde e no valor de €2.000 que representa a posição credora do cliente pelo facto de ter realizado um adiantamento via uma provisão.
• Um a vermelho e negativo no valor de -€1.000.

Este valor de -€1.000,00 representa a verdadeira situação financeira do cliente perante o advogado. O LawRD considera que no final do mês a posição do cliente é a seguinte:

€2.000 (Provisão) – [20 horas trabalhas x €150,00] = €2.000 - €3.000 = -€1.000

O LawRD apresenta dois conceitos de conta corrente:

• A tradicional, ou seja, a que reflecte emissão de notas de honorários e os pagamentos do cliente;
• E uma, a que damos o nome de Conta Corrente Global, que tem em consideração as tarefas e despesas já lançadas no dossier mas que ainda não foram facturadas ao cliente.

Perante o cenário do exemplo, o advogado tem duas hipóteses: ou pede um reforço de provisão ou factura tudo o que está pendente para alterar a posição financeira do cliente para devedora.

No primeiro caso e supondo que foi solicitado ao cliente uma nova provisão de €2.500, a conta corrente fica credora em €4.500 olhando apenas para os fluxos financeiros e credora de €1.500 quando se consideram o tempo já trabalhado no dossier e ainda não facturado:

Este saldo de €1.500 representa cerca 10 horas de trabalho (€1.500 a dividir por €150) que o advogado ainda pode realizar no processo. A partir desse ponto a posição do cliente volta a ser devedora perante a sociedade.

Caso o advogado opte por facturar o trabalho realizado ao cliente, o saldo das duas contas conta correntes ficam iguais e devedoras em €1.000:

O LawRD apresenta a vermelho e a negativo as situações devedoras do cliente no cabeçalho da conta corrente. É uma forma de chamar à atenção do gestor do dossier: posições devedoras do cliente geralmente necessitam de atenção por parte do gestor do dossier ou do responsável administrativo.

E qual é a vantagem de apresentar dois conceitos de conta corrente? Apresentamos uma: a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade é apresentada em tempo real. A emissão de facturas nunca está em linha com o trabalho realizado. Usando o LawRD, o nosso advogado é informado mais cedo que a posição financeira do cliente é devedora … e informação em tempo real é a informação valiosa porque permite ao advogado tomar decisões mais cedo e não ter que aguardar pelo tempo administrativo da emissão da facturação para ter de tomar decisões.

LawRD é informação útil em tempo útil.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Na semana passada o ministro do Superior Tribunal de Justiça, Cesar Asfor Rocha, palestrou acerca do processo eletrônico, conforme noticia publicada aqui, debatendo que o processo eletrônico não prejudica o advogado, em fato o auxilia.

Dois pontos desta entrevista quero trazer a baila para uma reflexão:

“Um advogado da plateia pediu ao ministro que não penalizasse os advogados que, fora dos grandes escritórios, não têm tantos recursos para entrar nesse mundo tecnológico ou resolver problemas inerentes a ele. Asfor Rocha tratou logo de explicar que não penaliza ninguém. O que demorava sete meses para chegar às mãos dos ministros, agora leva cerca de cinco dias, quando não apenas um.
O ministro afirmou que os advogados, que não quiserem ou não puderem aderir ao processo eletrônico, tem a disposição tudo o que tinha no modelo tradicional, em papel. Se quiser pegar um avião e ir até Brasília, vai ter acesso ao processo, e poder, no caso, imprimir os autos, como fazia antigamente ao tirar cópias. O que o processo eletrônico oferece, disse, são benefícios ao trabalho do advogado e o máximo que pode acontecer é ele não desfrutar essas vantagens.”

Em bom português: ou utiliza o processo eletrônico ou não vai advogar. Se não podemos mais ingressar com ações sem ser na via eletrônica, como poderemos fotocopiar algo que não ingressamos?

O processo virtual traz vantagens de velocidade, padronização e atuação de maneira nacional. Mas, nem a OAB nem o Judiciário sabem como isto acontecerá.

Em fato, temos que o judiciário está impondo as regras e a OAB apenas assistindo estas regras sem muito repassar estas informações a seus profissionais.

Exemplo disto é a citação da notícia abaixo.

“Outra questão que não ficou de fora foi a recente decisão do Conselho Nacional de Justiça, que entendeu que os tribunais não podem obrigar os advogados a peticionar eletronicamente sem disponibilizar meios para que eles façam isso. O ministro afirmou desconhecer a decisão. Ele disse que exigir que os tribunais ofereçam os equipamentos não é uma resistência séria. Com R$ 5, disse o ministro, é possível levar a petição a uma lan house e enviá-la eletronicamente.”

Vamos analisar esta realidade dita pelo Ministro. Se o advogado não sabe os meios do processo eletrônico, não usa regularmente, não preparou o seu negócio para ele, o custo de R$ 5,00 por petição é um absurdo.

Basta raciocinar: Quantas petições fazemos no processo? Quantos clientes utilizam a AJG e pagam apenas se ganham a ação? Quantos processos temos que recorrer, fazer petições para pedir desde audiências até juntada de substabelecimento?

Agora calcule: Quanto custa um processo com R$ 5,00 a petição? Sem contar no tempo perdido numa lan house…

Enfim, Processo virtual x Poder Judiciário x Advocacia

Processo virtual, não tem volta.

Poder judiciário, impõe e diz como quer e pronto.

Advocacia, sobrou o resto: Precisa fazer acontecer a justiça com os meios que lhe são ditos.

Então, vamos ter atitude ou ficar assistindo acontecer?

Existe, por vezes, a necessidade de voltar ao início! Este post poderia ser o primeiro do Blog do LawRD: afinal, para que serve o LawRD?

Discute-se nos meios legais que cobrar à hora não é a melhor forma de os advogados se fazerem pagar pelos seus serviços. Não entramos nessa discussão! Não é da nossa competência afirmar qual a melhor forma de um advogado cobrar os seus serviços. O que garantimos é que o LawRD dá resposta aos diferentes modelos de convenção de honorários adoptados pelos advogados nos dossiers dos seus clientes. Assim, o LawRD permite cobrar um dossier à hora, por orçamento, com fee de sucesso, etc.

Seja qual for a forma como um advogado cobra os seus serviços existe uma realidade à qual não consegue fugir: o advogado investe o seu tempo nos dossiers. Exemplificando: durante o seu horário de trabalho, o advogado está a escrever um email para um cliente. Ao fazer isso está a investir um determinado tempo. Esse tempo terá um custo que é igual ao custo hora do advogado multiplicado pelo tempo total da tarefa.

Mas aqui pode-se colocar uma questão: como é que um advogado calcula o seu custo hora? Esse cálculo pode ser simples ou complexo. Numa sociedade de advogados, esse custo poderá ser obtido somando os salários, prémios e restantes custos associados a um advogado, dividido pelo número total de horas trabalhadas durante um determinado período de tempo (ano ou mês). Um advogado que faça prática isolada terá em mente um determinado valor mínimo que a sua actividade tem de gerar para ser compensadora. Dividindo esse valor pelo número de horas que quer investir na sua actividade de advocacia terá o seu custo hora. Por exemplo, se um determinado advogado considera que a sua actividade tem de gerar no mínimo €5.400 por mês e está disposto a trabalhar 180 horas/mês, o seu custo hora será de €30.

Saber o custo é apenas a primeira parte. A segunda parte é efectuar o registo do tempo que se investe em cada dossier. Venha quem vier … apenas existe uma forma de efectuar esse registo: através uma folha de tempos. Essa folha de tempos pode ser tão simples como uma página agrafada ao dossier onde o advogado vai apontando manualmente o tempo. Este sistema funciona mas com ele nenhum advogado consegue responder rapidamente a estas questões:

• Quanto tempo é que eu já trabalhei num dossier?
• Qual o custo total de um dossier?
• O dossier é rentável?

É aqui que entra o LawRD – Reports on Demands! Com o LawRD a resposta a estas questões estão à distância de um clique. Eis um exemplo retirado da Conta Demo do LawRD:

Neste exemplo vê-se ver na linha do Total que já se trabalhou 49h39m com um custo total de €5.607,49. Como o dossier é cobrado à hora, existe um volume de facturação de €8.937,00 logo este dossier está a ser rentável em €3.329,51. Estão respondidas as questões anteriores. O custo para obter esta informação foi um click no tabulador Tempos.

O tabulador Tempos continua a ser importante nos dossiers não facturados à hora. A razão é simples: é necessário confrontar o valor acordado com o cliente com os custos do trabalho realizado. Utilizando mais uma vez a Conta Demo do LawRD vê-se que neste dossier foi acordado com o cliente honorários no valor de €1.500,00:

Ao clicar em Tempos obtém-se esta informação:

• Quanto tempo é que se trabalhou no dossier? R: 13h55.
• Qual o custo total do dossier? R: €1.267,47.
• O dossier é rentável? R: Sim neste momento ainda é rentável em €232,52.

Estamos prontos a responder à questão afinal para que serve o LawRD? Numa frase: o LawRD permite obter de uma forma rápida uma conta de demonstração do resultado de um dossier.

Reprodução de um post da autoria do Dr. Rui Amores, advogado, sócio na RA Law Office e utilizador do LawRD, originalmente publicado no blog Inconfidências:

“Poucas profissões devem existir mais mal geridas e com mais problemas de produtividade que a advocacia. Estou a falar da advocacia portuguesa e de uma advocacia pequena, com poucos recursos, com poucos funcionários, com poucos colaboradores, a chamada advocacia em prática isolada. É feio dizer-se mas a advocacia é, para além de uma profissão de interesse público, o modo de vida de muitos de que dela dependem para comer, para dar de comer aos filhos, para os pôr a estudar, para pagar contas, ou seja, uma infinidade de coisas a que TODAS as pessoas normais, e como tal, também os advogados, têm que responder.

Por vezes parece que um escritório de advogados que dá dinheiro, que é bem gerido e que não gera desperdícios de tempo e de dinheiro, é uma heresia, uma falta gravíssima. Temos que estar sempre dispostos, sempre disponíveis e sempre a doar, caridosamente, o nosso tempo a quem quer que dele queira abusar, sejam clientes que se esquecem da carteira e que não pagam a consulta, seja de juízes e Tribunais que acham que todos têm que estar à disposição de suas excelências.

Ora, não tem que ser assim. Não deve ser assim. Um escritório tem que saber:

• Que clientes tem;
• Como contatá-los rapidamente;
• O tempo gasto em cada tarefa;
• As despesas feitas num processo;
• Ou os dossiers associados a cada cliente;
• A facturação existente em determinado momento.

A informática é óptima para nos ajudar controlar os objetivos elencados, de forma eficaz. Contudo, até hoje, estávamos dependentes de softwares que em muitos casos não eram fáceis de instalar, muito caros porque cada colaborador com acesso ao software tinha que ter o programa instalado no seu computador e isso significava a necessidade de compra mais uma licença, ou então a necessidade de trabalhar em rede, algo que não acontece em muitos escritórios de advocacia.

Por outro lado, muitos dos programas de gestão de escritórios de advogados esqueciam que hoje em dia a advocacia se faz, não só nos escritórios, mas nos tribunais, nas repartições e, de uma forma geral nos lugares onde os clientes tiverem interesses. Por outro lado, muitos dos programas existentes esqueciam que hoje a advocacia se faz, não de caneta na mão, mas de portátil ao colo, ou na mesa de uma sala de advogados de um tribunal, enquanto se espera pelo julgamento que tarda em começar, ou mesmo na própria sala de audiências.

Em Portugal surgiu há não muito tempo um programa de gestão de escritórios de advogados que dá resposta a todas estas necessidades, nomeadamente, à questão de em qualquer lugar e a qualquer momento se poder aceder a uma plataforma online e aí registar tudo o que se faz em prol dos clientes. Essa plataforma dá pelo nome de LawRD e dá resposta a muitas das questões de que se falou anteriormente. Vale a pena experimentar porque a plataforma pode ser usada por um período de 30 dias de forma grátis.

Eu experimentei e estou a gostar…

Para saberem de mais pormenores podem aceder a este video e visualizar as potencialidades do programa:”

Para além de um novo website e de uma conta demo, durante o Outono de 2009 outras novas funcionalidades foram incorporadas no LawRD. Estas novidades resultaram do feedback da comunidade de utilizadores do LawRD, a quem muito agradecemos, e são as seguintes:

• Eventos: é, agora, possível associar eventos aos contactos e aos dossiers, registando-se no LawRD datas importantes de acções e tarefas que são necessárias realizar. Estes eventos podem ser públicos ou privados sendo que, neste último caso, o evento apenas é visível pelo utilizador que o criou.

• Definir por dossier os honorários de cada interveniente: o LawRD já permitia facturar um dossier à hora mediante os honorários de cada um dos intervenientes no dossier. Agora é possível definir valores diferentes dos pré-definidos para um determinado dossier por advogado interveniente no processo.
  
  Ao definir a equipa do dossier, o LawRD apresenta os honorários standards definidos na ficha do advogado podendo ser indicado os valores específicos para o dossier:

• Configurar um fee de sucesso num Dossier por Orçamento: este valor quando se está a abrir o dossier tem um carácter previsional podendo ser ajustado no momento da emissão da nota de honorários.

• Possibilidade de criar um novo tipo de dossier no assistente de criação de dossiers: caso o dossier que se está a abrir não se enquadre em nenhuma das categorias que tipificam os dossiers, é possível criar uma nova categoria sem ter de sair do assistente de criação de dossier.

• Separador Tempo nos Dossier apresenta uma coluna com os custos e outra com os honorários: fica assim mais simples o controlo da rentabilidade de um dossier. A qualquer altura é possível ver o potencial de facturação de um dossier (coluna Honorários) e os custos calculados pelo custo hora dos intervenientes no processo (coluna Custo).

• Eliminar contactos e dossiers: esta opção foi desenvolvida para permitir eliminar duplicação de contactos e dossier que surgem, normalmente nos primeiros meses de utilização do LawRD, devido a erros por parte dos utilizadores.
  Esta opção está disponível, por defeito, para os utilizadores com o perfil de Administrador e com o perfil de Manager (o gestor de dossier apenas pode eliminar os dossier onde é gestor e não dossier de outros gestores) podendo esta configuração ser alterada modificando os perfis.

• Linha de deduções na nota de honorários: ao emitir a nota de honorários pode-se colocar um valor a deduzir ao total (por exemplo, para registo da retenção na fonte).

• Novo layout da nota de honorários em PDF: foi alterado o layout da nota de honorários em PDF tendo agora uma apresentação mais agradável.

• Associação dos utilizadores aos dossiers pode ser realizada na ficha do utilizador: este processo simplifica a associação dos novos advogados aos dossiers da sociedade que constam do LawRD. Sempre que um advogado é associado a um dossier, o LawRD passa a enviar um email ao utilizador avisando-o desse facto.

• Estado das Folhas de Tempos: ao aprovar as folhas de tempos, o utilizador tem agora os seguintes estados:
  Sem tarefas: folha de tempos aberta pelo utilizador mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;
  Em aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas e ainda não submetida a aprovação;
  Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não foi analisada e aprovada. Neste caso existe a necessidade do utilizador que aprova os tempos de realizar a respectiva aprovação.
  Fechada: folha de tempos já aprovada.

• Efectuar pesquisas nos comentários dos dossiers e dos contactos:

• Tags com auto-sugestão: Ao introduzir tags (etiquetas) nos contactos, o LawRD vai sugerindo tags já introduzidas pelos utilizadores.

Foram ainda corrigidos questões e pequenos erros da aplicação que nos foram sendo reportados desde as novas funcionalidades implementadas no Versão de 2009. Assim, foram corrigidas algumas situações nas avenças, nos relatórios e nos dossiers por orçamento.

Para 2010 estão previstos mais desenvolvimentos. Por isso convidámos todos os interessados no LawRD a acompanharem este blog. Para isso sugerimos que subscrevam o feed RSS ou nos sigam no Twitter ou no Facebook.

Estas três palavras fazem parte do meu cotidiano de consultor em escritórios jurídicos.

Vejo muitos profissionais criando dados, poucos com informação e quase nenhum com crítica.

Qual a diferença?

• Dado é qualquer informação que você armazena e pode coletar depois;
• Informação é a utilização de dados de maneira a ser-lhe útil;
• Crítica é o raciocínio em cima da informação obtida.

Estes três elementos são fundamentais para o desenvolvimento relevante e estável do escritório.

Vejamos um exemplo prático: o escritório lança num controle de processos ou planilha todos os clientes que entraram no escritório no período de uma semana. Isto é um dado. Se através deste dado ele puder concluir quantos fecharam ações com o escritório e quantos foram embora, estamos diante de um dado que transformou-se em informação. Agora, se diante desta informação o sócio tomar uma atitude de investimento em marketing, reformulação de procedimentos, entre outros, estamos diante da crítica, ou seja, da atitude contra o procedimento anterior, ou seja, a evolução.

Esta ideia é similar a utilização do PDCA.

Tanto o PDCA como a ideia de dado, informação e crítica nos levam ao mesmo objetivo: temos que analisar o que está acontecendo e raciocinarmos mudanças, ideias e novos procedimentos.

Não podemos aceitar passivamente as coisas como estão simplesmente porque sempre foram assim ou porque nunca tivemos problemas.

Sempre podemos evoluir e buscar o melhor. Não aceite menos que isto!

Padronize com dados, extraia informações e oferte críticas positivas de remodelação do seu negócio. Este é o segredo do sucesso!

O LawRD fornece relatórios on demand sobre 6 entidades: Clientes, Dossiers, Angariadores, Gestores dos dossiers, Advogados e performance geral do escritório.

Para atingir este objectivo é necessário alimentar o LawRD com os tempos e as despesas associadas ao dossier. Para isso, a introdução de tempos e despesas tem de ser simples, fácil e rápida. Foram estas directrizes que guiaram o desenvolvimento do user interface do LawRD tornando-o fácil de utilizar por parte dos advogados.

A introdução de tempos nos dossiers pode ser realizada de 3 formas, todas disponíveis quando se acede ao tabulador Tempos:

• Utilizando a matriz de tempos (timesheet): o utilizador ao clicar na célula do cruzamento da linha com o cliente/dossier com a coluna da data pode introduzir os tempos que nesse dia específico quer imputar ao dossier.
  
  Se o dossier não estiver disponível, este pode ser adicionado à matriz utilizando a caixa com o título –Adicionar Dossier –.

• Introduzir os tempos pela caixa de inserção rápida. Esta caixa permite introduzir de forma rápida um tempo quando a matriz de tempos tem bastantes linhas. Por defeito, o LawRD apresenta a data actual como data onde irá colocar o tempo no dossier seleccionado. Após preencher os campos basta clicar em Inserir Tarefa para gravar o tempo na timesheet:
  

• Introdução de tempos através do Contador de Tempos.
  
  

A introdução de despesas é realizada no tabulador as Minhas Despesas e após introduzir os dados basta clicar em Adicionar Despesa para as associar a um dossier:

O LawRD apresenta ao utilizador uma lista de todas as despesas que já introduziu no sistema identificando o seu estado (se está ou não aprovada):

A implementação de sistemas de informação em escritórios de advogados, está normalmente associada a investimentos em serviços especializados em instalação, actualização, manutenção e segurança. Ao mesmo tempo, exige-se das equipas de trabalho tempo e disponibilidade para formação, conhecer os instrumentos, rotinar processos e retirar partido efectivo das suas funcionalidades.

Colocando o factor humano no centro das preocupações, o LawRD é uma ferramenta intuitiva, que permite a qualquer utilizador retirar partido imediato de todas as suas funcionalidades sem necessidade de formação.

O LawRD não pretende fazer tudo, apenas o essencial, de forma simples e eficaz:

• Registo de todos os actos, tarefas e recursos contabilizáveis;
• Partilha de informação, trabalho em equipa e à distância, a partir de qualquer localização;
• Gestão de clientes e contactos, criação de agendas e cronogramas, gestão de tarefas e custos associados;
• Controlo imediato de cobranças, contas-correntes, processos, clientes e da actividade de todos os colaboradores;
• Relatórios de apoio à gestão: facturação, rentabilidade, alocação de horas e análise de desvios com sistemas de alertas.

Tudo isto a partir de uma ligação à Internet.

Constate por si, durante 30 dias gratuitos sem restrições nem obrigações!