Já está disponível, na Apple App Store, a aplicação do LawRD para iPhone. Optimizada com o objectivo de simplicar a inserção de tempos nos diversos processos de cada cliente, onde quer que se encontre.

Num primeiro momento, a aplicação permite a inserção de tempos, podendo o utilizador actualizar a informação em qualquer sitio e a qualquer hora a partir do seu iPhone, sincronizando de imediato com a sua aplicação online.

Este é o primeiro de uma série de desenvolvimentos que acompanharão a versão Web do LawRD. O nosso objectivo é permitir, a prazo, o total acesso às funcionalidades da aplicação, com a vantagem de poder aceder via mobile.

Com esta nova aplicação, o LawRD acompanha as necessidades dos seus utilizadores e facilita a gestão eficaz do seu tempo, com foco na máxima rentabilidade e produtividade da sua actividade profissional.

Já pode começar a usar: basta fazer o download na App Store.

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Partilhamos aqui as fotos do colóquio que realizamos em conjunto com o Conselho Distrital de Lisboa da Ordem dos Advogados no dia 09 de Dezembro.

O auditório esteve praticamente cheio para discutir os temas propostas e que se relacionavam com a Produtividade e Rentabilidade nas Sociedades de Advogados:

O colóquio foi aberto pelo Dr. Carlos Pinto de Abreu, Presidente do Conselho Distrital de Lisboa:

Após a abertura, foram apresentados os temas propostos que foram os seguintes:

• Aproveitamento e Gestão de Tempo (Dr. Nuno B.M. Lumbrales)
• Esquemas de repartição dos lucros pelos sócios da Sociedade de Advogados (Dr. Acácio Pita Negrão)
• Modelos de Convenção de Honorários (Dr. Vasco Leal Cardoso)
• As TI no Apoio ao Conhecimento da Produtividade (apresentada por mim).

Seguiu-se um debate interessantíssimo, moderado pelo Presidente do Conselho Distrital de Lisboa, em que foi possível sentir o enorme interesse dos advogados presentes por temas ligados à gestão dos seus escritórios.

E como podemos medir este interesse? Bem … um facto objectivo: o colóquio que era para terminar às 20h00, terminou às 21h00.

Iremos replicar este evento em 2011 e cada vez mais temos a certeza que o LawRD - Reports on Demand permite de uma forma fácil e simples aferir a rentabilidade e produtividade dos escritórios de advogados.

A equipa do LawRD organiza em conjunto com o Conselho Distrital de Lisboa da Ordem dos Advogados (CDL), um colóquio subordinado ao tema Rentabilidade e Produtividade nas Sociedades de Advogados.

O colóquio realiza-se no dia 09 de Dezembro de 2010 nas instalações do CDL (Rua dos Anjos, 79 em Lisboa) com inicio às 17h30.

A duração prevista do colóquio é de duas horas sendo os trabalhos abertos pelo Presidente do Conselho Distrital de Lisboa das Ordem dos Advogados (Dr. Carlos Pinto de Abreu), seguindo-se quatro apresentações (três realizadas por advogados que se têm debruçado sobre os temas da rentabilidade e produtividades ligados à área da advocacia):

• Aproveitamento e Gestão de Tempo
• Esquemas de repartição dos lucros pelos sócios das Sociedade de Advogado
• Modelos de Convenção de Honorários
• As TI no Apoio ao Conhecimento da Produtividade

A agenda completa do colóquio e a lista dos conferencistas está disponível no seguinte site onde poderá efectuar a sua inscrição de forma gratuita:

http://www.lawrd.com/coloquio

Contamos com a vossa presença no dia 09 de Dezembro.

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Gestão de tempo, e concretamente do tempo despendido por cada pessoa numa determinada tarefa, é um elemento chave para a gestão de qualquer empresa, pois constitui um índice medidor do esforço exigido à organização (designadamente aos respectivos recursos humanos, que costumam ser vistos, e bem, como um custo fixo ou geral, e não um custo específico de um determinado cliente ou projecto) na realização de cada uma das suas tarefas.

A gestão de tempo permite, assim, identificar desperdícios, ineficiências logísticas e outros obstáculos que dificultam a produção e diminuem significativamente o seu ritmo, prejudicando os resultados operacionais da empresa.

Se este assunto é importante para a gestão de qualquer empresa, muito mais o é para a gestão daquelas que se dedicam a actividades que, como a advocacia e a consultoria em geral, muitas vezes se organizam com base em modelos de custo/hora e preço/hora, cujo sucesso está directamente dependente da optimização da utilização do tempo de cada colaborador, com reflexos directos na facturação.

Quanto a esta matéria, três conselhos muito práticos:

• Procurar limitar ao mínimo as interrupções, que são sempre demasiadas (por exemplo, aquele e-mail que acabou de chegar é assim mesmo tão urgente, ao ponto de alterar o seu plano de trabalho e adiar, uma vez mais, outras tarefas que já estão por executar há mais tempo, e que assim vão continuar por fazer, e acabar por se tornar verdadeiramente urgentes apenas por  terem passado a estar em atraso?).

• Não empenhar demasiado tempo em tarefas de retorno duvidoso (fará sentido sentir-se obrigado a marcar presença em todas as conferências sobre determinado tema, quando da maior parte delas  delas não resulta nenhum benefício efectivo? Provavelmente, faz mais sentido comparecer apenas quando efectivamente se tem disponibilidade para «perder» aquelas horas preciosas, que podem fazer toda a diferença quando se está assoberbado de trabalho).

• Não banalizar a classificação «URGENTE» (se tudo é urgente, nada acaba por ser tratado como tal, e perde-se a noção das prioridades com prejuízos evidentes para a organização e qualidade do trabalho. Tente perceber quando é que o cliente necessita efectivamente do trabalho feito e «negociar» com ele o prazo de entrega. A maior parte dos clientes perceberá que só têm a ganhar com uma melhor e mais cuidada execução do trabalho, desde que confie que o prazo estabelecido será respeitado).

O LawRD - Reports on Demand foi referenciado no blog da empresa Firmex num artigo escrito por Nicole Black.

Nicole Black é advogada e escreve livros e blogs sobre temas jurídicos. Um desses blogs é o Firmex Blog. A Firmex fornece soluções online para troca segura de documentos (Branded Virtual Data Room) sendo as sociedades de advogados um dos seus segmentos de mercado.

O artigo com o título Web-based Law Practice Management Systems refere em primeiro lugar as vantagens em adoptar uma solução SaaS:

“Advantages include lower costs due to reduced overhead, less hassle related to maintaining and upgrading the case management system and greater flexibility, since the Web-based system can be accessed anywhere, at anytime.”

Na continuação do artigo, são referidas 4 das mais interessantes soluções SaaS para escritórios de advogados. O LawRD está nessa lista:

“Another web-based system well suited for larger law firms is LawRD. A distinguishing feature of this platform is that it helps managing partners review and track associates’ time sheets, expenses and assigned tasks.”

O LawRD oferece um output diferenciado disponibilizando aos seus utilizadores relatórios de apoio à gestão do seu escritório a cada momento, permitindo-lhe saber entre os seus colaboradores ou clientes quem é produtivo e rentável.

A Equipa do LawRD agradece a Nicole Black e à Equipa do Firmex a referência ao LawRD: obrigado!

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos:

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

Os relatórios do LawRD foram projectados para dar resposta imediata a qualquer gestor de escritórios de advogados, sobre a informação registada no sistema.

Para isso, identificamos no sistema as Entidades principais às quais são associados dados. São estas: os Clientes, os Dossiers, os Advogados, os Angariadores, os Gestores de Dossier e a Performance do Escritório. Estas entidades podem ser individualmente usadas como agrupadores de valores, ou cumulativamente como filtros à informação.

Depois, identificamos também todos os indicadores numéricos sobre quanto estamos a prever gastar, a gastar efectivamente e a ganhar efectivamente. Sobre estes indicadores básicos cruzamos ainda o estado de pagamento das facturas e o parcial das facturas dedicado a despesas e a tempos. Com esses dados podemos saber, entre outras coisas, o Resultado registado no sistema, a Taxa de Cumprimento do Plano ou a Produtividade do Trabalho.

Com esta metodologia de análise de dados facilitamos ao utilizador final uma ferramenta que permite identificar os motivos, de forma analítica, para um período de facturação atípico, uma baixa nas receitas, uma tendência de subida ou descida. Os relatórios do LawRD a quando da análise de uma das questões antes mencionadas dizem-nos: Quem, para Quem, o Quê, Quando, Trazido por Quem, sob a Responsabilidade de Quem e ainda o tão desejável COMO.

Para facilitar a equação de um qualquer problema, os relatórios estão organizados em entidades, as quais têm sempre quatro grupos de análise: Valor, Tempo, Rentabilidade e Produtividade. Cada um desses grupos de análise é constituído por um conjunto de indicadores, que são agrupados pela entidade previamente seleccionada. Se o utilizador quiser ainda filtrar os dados obtidos, pode fazê-lo num formulário de filtros constituído pelas 6 entidades.

Ex: O Advogado João está com um decréscimo de produtividade de 25% este mês. Durante os últimos meses tem sido bastante regular,pelo que não consigo explicar o que se poderá estar a passar. O problema aqui, pode estar em 3 situações:

• O João anda distraído e não está a conseguir ter a mesma performance, conforme demonstra o relatório de produtividade.
• A empresa está a passar um momento complicado. Isto é facilmente identificado pelo relatório temporal, que mostra uma linha de evolução no Volume de Facturação.
• O João está a trabalhar num dossier que é um buraco negro. Para verificar esta situação devo seleccionar a entidade Dossier, o grupo de análise Tempo e filtrar pelo advogado João.Uma grande discrepância entre tempo real e tempo facturado, identificará a causa do problema.

Devido à grande quantidade de dados usados em cada relatório, os quais envolvem quase todas as estruturas de informação do software, foi necessário criar um mecanismo de cache de dados, que simplifica e agiliza a selecção de dados. O único senão é que os dados não são mostrados em tempo real (a actualização é feita a cada meia hora), mas em casos imperativos o utilizador pode sempre actualizá-los manualmente, com um só click.

Reprodução de um post da autoria do Dr. Rui Amores, advogado, sócio na RA Law Office e utilizador do LawRD, originalmente publicado no blog Inconfidências:

“Poucas profissões devem existir mais mal geridas e com mais problemas de produtividade que a advocacia. Estou a falar da advocacia portuguesa e de uma advocacia pequena, com poucos recursos, com poucos funcionários, com poucos colaboradores, a chamada advocacia em prática isolada. É feio dizer-se mas a advocacia é, para além de uma profissão de interesse público, o modo de vida de muitos de que dela dependem para comer, para dar de comer aos filhos, para os pôr a estudar, para pagar contas, ou seja, uma infinidade de coisas a que TODAS as pessoas normais, e como tal, também os advogados, têm que responder.

Por vezes parece que um escritório de advogados que dá dinheiro, que é bem gerido e que não gera desperdícios de tempo e de dinheiro, é uma heresia, uma falta gravíssima. Temos que estar sempre dispostos, sempre disponíveis e sempre a doar, caridosamente, o nosso tempo a quem quer que dele queira abusar, sejam clientes que se esquecem da carteira e que não pagam a consulta, seja de juízes e Tribunais que acham que todos têm que estar à disposição de suas excelências.

Ora, não tem que ser assim. Não deve ser assim. Um escritório tem que saber:

• Que clientes tem;
• Como contatá-los rapidamente;
• O tempo gasto em cada tarefa;
• As despesas feitas num processo;
• Ou os dossiers associados a cada cliente;
• A facturação existente em determinado momento.

A informática é óptima para nos ajudar controlar os objetivos elencados, de forma eficaz. Contudo, até hoje, estávamos dependentes de softwares que em muitos casos não eram fáceis de instalar, muito caros porque cada colaborador com acesso ao software tinha que ter o programa instalado no seu computador e isso significava a necessidade de compra mais uma licença, ou então a necessidade de trabalhar em rede, algo que não acontece em muitos escritórios de advocacia.

Por outro lado, muitos dos programas de gestão de escritórios de advogados esqueciam que hoje em dia a advocacia se faz, não só nos escritórios, mas nos tribunais, nas repartições e, de uma forma geral nos lugares onde os clientes tiverem interesses. Por outro lado, muitos dos programas existentes esqueciam que hoje a advocacia se faz, não de caneta na mão, mas de portátil ao colo, ou na mesa de uma sala de advogados de um tribunal, enquanto se espera pelo julgamento que tarda em começar, ou mesmo na própria sala de audiências.

Em Portugal surgiu há não muito tempo um programa de gestão de escritórios de advogados que dá resposta a todas estas necessidades, nomeadamente, à questão de em qualquer lugar e a qualquer momento se poder aceder a uma plataforma online e aí registar tudo o que se faz em prol dos clientes. Essa plataforma dá pelo nome de LawRD e dá resposta a muitas das questões de que se falou anteriormente. Vale a pena experimentar porque a plataforma pode ser usada por um período de 30 dias de forma grátis.

Eu experimentei e estou a gostar…

Para saberem de mais pormenores podem aceder a este video e visualizar as potencialidades do programa:”

Post elaborado pela Dra. Susana Gonçalves, advogada, sócia da Advogados Associados e utilizadora do LawRD desde 2009:

“Quando me iniciei nesta profissão, era o membro mais novo de um escritório recém-formado e, como tal, acabou por me ser tacitamente adjudicada a função de interface com o gabinete informático que nos dava apoio, no pressuposto de ser, em virtude da minha idade, o membro mais apto para compreender a linguagem e processos inerentes. Para contextualizar, tudo isto ocorre no ano de 1993, data em que o ambiente Windows dava os seus primeiros passos nos escritórios portugueses - a caminho de se tornar a ferramenta universal que hoje representa - e o email se entranhava timidamente nos nossos hábitos.

Por esse motivo, acabei por, compulsivamente, ter de me entender, com alguma intimidade e alguns percalços iniciais, com computadores e programas, do estrito ponto de vista do utilizador. Quando abri o meu primeiro escritório, a experiência já me ensinara que era imprescindível um programa de gestão eficaz, mas os que se encontravam disponíveis no mercado eram muito dispendiosos e bastante limitados, pelo que acabei por desistir da plena informatização dos meus recursos e voltei à velhinha folha de tempos em papel, que era convertida a custo - e com evidentes lapsos - numa folha de Excel no momento da facturação.

Porém, a descoberta do LawRD, combinada com a ajuda que me tem vindo a ser prestada pela equipa muchBeta na sua utilização, mudaram o cenário e permitem-me agora um controlo efectivo e actualizado de todos os elementos relevantes na gestão corrente do escritório, sem esforço ou perdas de tempo significativas, indo muito além dos dados que anteriormente me eram possíveis tratar e ponderar no escasso tempo disponível para a gestão do escritório, assumindo uma particular utilidade no domínio da avaliação de desempenho das equipas de trabalho e rentabilidade dos recursos utilizados.

Naturalmente que a obtenção de resultados úteis através da utilização do LawRD implica disciplina na introdução dos dados, mas logo que o ritmo é conquistado, torna-se uma rotina idêntica a abrir o email para verificar mensagens.

Uma das virtudes que não posso deixar de salientar é a do acesso remoto, em qualquer local e em qualquer momento, que me permite não deixar de registar trabalho, mesmo que o esteja a desenvolver de noite e em casa, aproveitando a ausência do bulício do escritório.

E claro, coloco um evidente assento tónico no preço, que é efectivamente imbatível e muitíssimo acessível.

O LawRD permite-me facturar com rigor, avaliar performances com elementos objectivos e ganhar tempo para trabalhar ainda mais.

Obrigada muchBeta!”