Post elaborado por Jared Correia. Jared é consultor no Massachusetts Law Officer Management Assistance Program providenciando consultadoria confidencial e grátis aos advogados do Massachussets. As suas reflexões sobre a gestão da actividade jurídica estão por norma disponíveis online, sobretudo no blog do LOMAP e no Twitter.

Na qualidade de consultor jurídico do Law Office Management Assistance Program no Massachussets, sou um espectador privilegiado das tendências que ocorrem na área judicial. Uma delas tem sido a vontade de adoptar novas tecnologias que permitam: (1) novas possibilidades de eficiência para esta actividade; e (2) poupança nos custos. Perante tais motivações, não surpreende que a maioria dos advogados com quem contacto estejam desejosos e mais que prontos para adoptar soluções SaaS na sua actividade.

Sem me alongar sobre este ponto (dado que será um leitor assíduo deste blog, já estará a par do que são sistemas SaaS), as soluções SaaS deslocam o software a ser instalado no seu computador/sistema para a web, ao qual acede (e aqueles por si convidados) através de um portal seguro e procedimentos vários de sigilo e segurança. Sistemas Saas, e em particular os que tem funcionalidades de gestão, como é o caso do LawRD: Reports on Demand, cumprem os requisitos citados ao mesmo tempo que potenciam a eficiência e a redução de custos. Sistemas de gestão online são, na minha experiência, mais acessíveis, mais intuitivos de usar e fáceis de aprender, do que os tradicionais que se tem que instalar nos nossos computadores. Sistemas como o LawRD que oferecem componentes para a gestão de variáveis críticas (como contactos, tempo e notas de honorários entre outras) são um significativo melhoramento para a eficiência ao permitir gerir áreas que talvez até então tal gestão não existia ou era morosa e custosa. A facilidade de uso e intuitividade dos sistemas SaaS significam poder fazer mais, mais depressa e melhor sem que seja mais difícil e mais trabalhoso. Um dos factores de rapidez é o facto de o sistema não ter de estar instalado no seu computador, pelo que não tem que competir por recursos com todos os outros programas que aí tem instalados; isto também representa uma redução de custos e incremento de produtividade, pois esses outros programas trabalham mais rápida e eficientemente. A redução de custos inerente à adopção de soluções SaaS  está no seu menor custo face ao dos sistemas software tradicionais. Por norma, nos sistemas tradicionais há um significativo custo inicial acrescido do valor das actualizações dos programas, que são geralmente anuais. Nos sistemas SaaS, há um valor mensal perfeitamente razoável em vez de um investimento inicial de peso, sem qualquer custo adicional quanto às actualizações que acontecem nos bastidores sem qualquer stress para o utilizador. Dependendo da solução SaaS que se escolha, a poupança é proporcional ao número de utilizadores dentro das necessidades do escritório ou firma; além da poupança e produtividade acrescidas pelo facto de as actualizações se processarem imediata e automaticamente, sem necessidade de alocar os seus recursos e tempo para que as mesmas se concretizem.

Se quiser saber mais sobre SaaS consulte o episódio “The Use of SaaS in the Legal Field” no meu podcast.  Para uma análise mais detalhada sobre fornecedores de SaaS e questões de segurança na utilização de sistemas SaaS por advogados, podem consultar o meu post referente a uma proposta de conduta ética da Ordem dos Advogados da Carolina do Norte. Deverão, é claro, continuar a acompanhar o blog do LawRD para estar a par das novidades e informações sobre SaaS.

Aquando da decisão de subscrever produtos SaaS para a área jurídica, será de ter em consideração uma visita ao site da empresa criadora do LawRD: refiro-me à muchBeta e conferir a oferta de outros produtos SaaS por esta desenvolvidos: Teepin e Yoomit.

Existe, por vezes, a necessidade de voltar ao início! Este post poderia ser o primeiro do Blog do LawRD: afinal, para que serve o LawRD?

Discute-se nos meios legais que cobrar à hora não é a melhor forma de os advogados se fazerem pagar pelos seus serviços. Não entramos nessa discussão! Não é da nossa competência afirmar qual a melhor forma de um advogado cobrar os seus serviços. O que garantimos é que o LawRD dá resposta aos diferentes modelos de convenção de honorários adoptados pelos advogados nos dossiers dos seus clientes. Assim, o LawRD permite cobrar um dossier à hora, por orçamento, com fee de sucesso, etc.

Seja qual for a forma como um advogado cobra os seus serviços existe uma realidade à qual não consegue fugir: o advogado investe o seu tempo nos dossiers. Exemplificando: durante o seu horário de trabalho, o advogado está a escrever um email para um cliente. Ao fazer isso está a investir um determinado tempo. Esse tempo terá um custo que é igual ao custo hora do advogado multiplicado pelo tempo total da tarefa.

Mas aqui pode-se colocar uma questão: como é que um advogado calcula o seu custo hora? Esse cálculo pode ser simples ou complexo. Numa sociedade de advogados, esse custo poderá ser obtido somando os salários, prémios e restantes custos associados a um advogado, dividido pelo número total de horas trabalhadas durante um determinado período de tempo (ano ou mês). Um advogado que faça prática isolada terá em mente um determinado valor mínimo que a sua actividade tem de gerar para ser compensadora. Dividindo esse valor pelo número de horas que quer investir na sua actividade de advocacia terá o seu custo hora. Por exemplo, se um determinado advogado considera que a sua actividade tem de gerar no mínimo €5.400 por mês e está disposto a trabalhar 180 horas/mês, o seu custo hora será de €30.

Saber o custo é apenas a primeira parte. A segunda parte é efectuar o registo do tempo que se investe em cada dossier. Venha quem vier … apenas existe uma forma de efectuar esse registo: através uma folha de tempos. Essa folha de tempos pode ser tão simples como uma página agrafada ao dossier onde o advogado vai apontando manualmente o tempo. Este sistema funciona mas com ele nenhum advogado consegue responder rapidamente a estas questões:

• Quanto tempo é que eu já trabalhei num dossier?
• Qual o custo total de um dossier?
• O dossier é rentável?

É aqui que entra o LawRD – Reports on Demands! Com o LawRD a resposta a estas questões estão à distância de um clique. Eis um exemplo retirado da Conta Demo do LawRD:

Neste exemplo vê-se ver na linha do Total que já se trabalhou 49h39m com um custo total de €5.607,49. Como o dossier é cobrado à hora, existe um volume de facturação de €8.937,00 logo este dossier está a ser rentável em €3.329,51. Estão respondidas as questões anteriores. O custo para obter esta informação foi um click no tabulador Tempos.

O tabulador Tempos continua a ser importante nos dossiers não facturados à hora. A razão é simples: é necessário confrontar o valor acordado com o cliente com os custos do trabalho realizado. Utilizando mais uma vez a Conta Demo do LawRD vê-se que neste dossier foi acordado com o cliente honorários no valor de €1.500,00:

Ao clicar em Tempos obtém-se esta informação:

• Quanto tempo é que se trabalhou no dossier? R: 13h55.
• Qual o custo total do dossier? R: €1.267,47.
• O dossier é rentável? R: Sim neste momento ainda é rentável em €232,52.

Estamos prontos a responder à questão afinal para que serve o LawRD? Numa frase: o LawRD permite obter de uma forma rápida uma conta de demonstração do resultado de um dossier.

O Outono de 2009 traz grandes novidades ao LawRD. A primeira novidade é um novo website:

Este novo website é mais informativo para todos os potenciais interessados em ver, avaliar e adoptar o LawRD: disponibilizámos um vídeo de apresentação, as principais funcionalidades estão apresentadas com recurso a ecrãs, as questões da segurança estão explicadas com maior detalhe e profundidade e criou-se uma zona de FAQ.

O novo website inclui uma nova funcionalidade que irá ser bastante útil a todos os escritórios de advogados interessados no LawRD: uma Conta de Demonstração (Conta Demo). A Conta Demo tem dados de um escritório fictício onde é possível lançar tempos e despesas nas folhas de tempos, emitir notas de honorários e aceder aos relatórios gerados pelo LawRD. Assim os nossos futuros clientes podem, sem grande esforço, avaliar o LawRD podendo ver as suas capacidades de reporting e a facilidade que é introduzir despesas e tempos nos dossiers.

O acesso à Conta Demo faz-se clicando em:

e, consoante o idioma em que o website do LawRD estiver a ser visualizado, será apresentada uma Conta Demo em português, castelhano ou inglês:

As novidades do LawRD neste Outono não se esgotam aqui: continue a acompanhar este blog. Brevemente apresentaremos as novas funcionalidades do LawRD.

O LawRD fornece relatórios on demand sobre 6 entidades: Clientes, Dossiers, Angariadores, Gestores dos dossiers, Advogados e performance geral do escritório.

Para atingir este objectivo é necessário alimentar o LawRD com os tempos e as despesas associadas ao dossier. Para isso, a introdução de tempos e despesas tem de ser simples, fácil e rápida. Foram estas directrizes que guiaram o desenvolvimento do user interface do LawRD tornando-o fácil de utilizar por parte dos advogados.

A introdução de tempos nos dossiers pode ser realizada de 3 formas, todas disponíveis quando se acede ao tabulador Tempos:

• Utilizando a matriz de tempos (timesheet): o utilizador ao clicar na célula do cruzamento da linha com o cliente/dossier com a coluna da data pode introduzir os tempos que nesse dia específico quer imputar ao dossier.
  
  Se o dossier não estiver disponível, este pode ser adicionado à matriz utilizando a caixa com o título –Adicionar Dossier –.

• Introduzir os tempos pela caixa de inserção rápida. Esta caixa permite introduzir de forma rápida um tempo quando a matriz de tempos tem bastantes linhas. Por defeito, o LawRD apresenta a data actual como data onde irá colocar o tempo no dossier seleccionado. Após preencher os campos basta clicar em Inserir Tarefa para gravar o tempo na timesheet:
  

• Introdução de tempos através do Contador de Tempos.
  
  

A introdução de despesas é realizada no tabulador as Minhas Despesas e após introduzir os dados basta clicar em Adicionar Despesa para as associar a um dossier:

O LawRD apresenta ao utilizador uma lista de todas as despesas que já introduziu no sistema identificando o seu estado (se está ou não aprovada):

Recebemos este email de um cliente:

“Estou siderado com a V. rapidez e eficácia.

Confesso que dá gosto reclamar, quando se tem uma resposta assim.

Miguel Moreira dos Santos
GIL MOREIRA DOS SANTOS, CALDEIRA, CERNADAS, FONTEMANHA & ASSOCIADOS
SOCIEDADE DE ADVOGADOS”

O feedback de clientes exigentes como a Gil Moreira dos Santos, Caldeira, Cernadas, Fontemanhas & Associados, permite-nos melhorar constantemente o LawRD e fazê-lo evoluir à medida das necessidades de uma comunidade de utilizadores.

O nosso serviço obriga-nos a manter um elevado nível de satisfação dos clientes todos os dias. Por isso damos a maior importância ao feedback, reclamações e sugestões dos utilizadores.

Não deixe de nos desafiar. A comunidade de utilizadores do LawRD agradece.