Post elaborado por Nelson Teixeira, Chief Data Officer da muchBeta e membro da equipa de desenvolvimento do LawRD:

Os relatórios do LawRD foram projectados para dar resposta imediata a qualquer gestor de escritórios de advogados, sobre a informação registada no sistema.

Para isso, identificamos no sistema as Entidades principais às quais são associados dados. São estas: os Clientes, os Dossiers, os Advogados, os Angariadores, os Gestores de Dossier e a Performance do Escritório. Estas entidades podem ser individualmente usadas como agrupadores de valores, ou cumulativamente como filtros à informação.

Depois, identificamos também todos os indicadores numéricos sobre quanto estamos a prever gastar, a gastar efectivamente e a ganhar efectivamente. Sobre estes indicadores básicos cruzamos ainda o estado de pagamento das facturas e o parcial das facturas dedicado a despesas e a tempos. Com esses dados podemos saber, entre outras coisas, o Resultado registado no sistema, a Taxa de Cumprimento do Plano ou a Produtividade do Trabalho.

Com esta metodologia de análise de dados facilitamos ao utilizador final uma ferramenta que permite identificar os motivos, de forma analítica, para um período de facturação atípico, uma baixa nas receitas, uma tendência de subida ou descida. Os relatórios do LawRD a quando da análise de uma das questões antes mencionadas dizem-nos: Quem, para Quem, o Quê, Quando, Trazido por Quem, sob a Responsabilidade de Quem e ainda o tão desejável COMO.

Para facilitar a equação de um qualquer problema, os relatórios estão organizados em entidades, as quais têm sempre quatro grupos de análise: Valor, Tempo, Rentabilidade e Produtividade. Cada um desses grupos de análise é constituído por um conjunto de indicadores, que são agrupados pela entidade previamente seleccionada. Se o utilizador quiser ainda filtrar os dados obtidos, pode fazê-lo num formulário de filtros constituído pelas 6 entidades.

Ex: O Advogado João está com um decréscimo de produtividade de 25% este mês. Durante os últimos meses tem sido bastante regular,pelo que não consigo explicar o que se poderá estar a passar. O problema aqui, pode estar em 3 situações:

• O João anda distraído e não está a conseguir ter a mesma performance, conforme demonstra o relatório de produtividade.
• A empresa está a passar um momento complicado. Isto é facilmente identificado pelo relatório temporal, que mostra uma linha de evolução no Volume de Facturação.
• O João está a trabalhar num dossier que é um buraco negro. Para verificar esta situação devo seleccionar a entidade Dossier, o grupo de análise Tempo e filtrar pelo advogado João.Uma grande discrepância entre tempo real e tempo facturado, identificará a causa do problema.

Devido à grande quantidade de dados usados em cada relatório, os quais envolvem quase todas as estruturas de informação do software, foi necessário criar um mecanismo de cache de dados, que simplifica e agiliza a selecção de dados. O único senão é que os dados não são mostrados em tempo real (a actualização é feita a cada meia hora), mas em casos imperativos o utilizador pode sempre actualizá-los manualmente, com um só click.

Saber a rentabilidade de um dossier é apenas uma das capacidades do LawRD ao nível dos relatórios. O separador Relatórios do LawRD permite obter uma série de indicadores úteis para qualquer advogado ou gestor:

O exemplo seguinte mostra o nível de detalhe que os relatórios do LawRD atingem. Vamos supor que um advogado, sócio de uma sociedade, vai ter uma reunião para discutir com um cliente o valor do contrato de prestação de serviços de advocacia.

O nosso advogado acede ao LawRD e clica no relatório Valor da opção Performance (estes dados foram obtidos da Conta Demo). Este relatório apresenta uma série de dados financeiros do escritório:

Este relatório mostra os dados agregados de todos os clientes e dossiers: somando os valores vê-se que em 3 meses o escritório facturou um total de €124.473,60.

O advogado, no entanto, quer saber os dados deste relatório para o cliente Alberto & Filhos. Para isso utiliza os Filtros clicando em mostrar filtros:

Para saber os dados para apenas um cliente basta seleccionar o seu nome na caixa Escolha um cliente e depois clicar em Filtro >>. O relatório apresenta os seguintes dados ao nosso advogado:

O advogado concluiu que o seu cliente Alberto & Filhos representou um volume de facturação total de €42.922,74, ou seja, cerca de 34% do seu volume total de facturação nos últimos 3 meses (o período de tempo do relatório pode ser alterado nos filtros). É um cliente importante … o nosso gestor parece que tem o seu poder negocial mitigado.

No entanto o relatório informa o advogado que existe um valor de €23.120,89 nesses 3 meses de trabalho que não foi facturado (valores da coluna Aprovado mas não cobrado). O nosso advogado questiona-se: “Será que estou a conseguir facturar todo o tempo que a minha equipa dedica aos dossiers deste cliente?”. Para saber isso selecciona o relatório Tempos da opção Performance:

De seguida aplica um filtro para apenas visualizar os dados do cliente Alberto & Filhos:

Aqui o nosso advogado conclui que a sua equipa trabalhou cerca de 259 horas para o cliente mas apenas se facturaram 143 horas. O nosso advogado obteve um dado que pode ser importante na negociação do contrato com o seu cliente.

E apenas consultou 2 relatórios do LawRD … no total o LawRD tem 24 relatórios e a possibilidade de os personalizar (a desenvolver em futuros posts).

Reprodução de um post da autoria do Dr. Rui Amores, advogado, sócio na RA Law Office e utilizador do LawRD, originalmente publicado no blog Inconfidências:

“Poucas profissões devem existir mais mal geridas e com mais problemas de produtividade que a advocacia. Estou a falar da advocacia portuguesa e de uma advocacia pequena, com poucos recursos, com poucos funcionários, com poucos colaboradores, a chamada advocacia em prática isolada. É feio dizer-se mas a advocacia é, para além de uma profissão de interesse público, o modo de vida de muitos de que dela dependem para comer, para dar de comer aos filhos, para os pôr a estudar, para pagar contas, ou seja, uma infinidade de coisas a que TODAS as pessoas normais, e como tal, também os advogados, têm que responder.

Por vezes parece que um escritório de advogados que dá dinheiro, que é bem gerido e que não gera desperdícios de tempo e de dinheiro, é uma heresia, uma falta gravíssima. Temos que estar sempre dispostos, sempre disponíveis e sempre a doar, caridosamente, o nosso tempo a quem quer que dele queira abusar, sejam clientes que se esquecem da carteira e que não pagam a consulta, seja de juízes e Tribunais que acham que todos têm que estar à disposição de suas excelências.

Ora, não tem que ser assim. Não deve ser assim. Um escritório tem que saber:

• Que clientes tem;
• Como contatá-los rapidamente;
• O tempo gasto em cada tarefa;
• As despesas feitas num processo;
• Ou os dossiers associados a cada cliente;
• A facturação existente em determinado momento.

A informática é óptima para nos ajudar controlar os objetivos elencados, de forma eficaz. Contudo, até hoje, estávamos dependentes de softwares que em muitos casos não eram fáceis de instalar, muito caros porque cada colaborador com acesso ao software tinha que ter o programa instalado no seu computador e isso significava a necessidade de compra mais uma licença, ou então a necessidade de trabalhar em rede, algo que não acontece em muitos escritórios de advocacia.

Por outro lado, muitos dos programas de gestão de escritórios de advogados esqueciam que hoje em dia a advocacia se faz, não só nos escritórios, mas nos tribunais, nas repartições e, de uma forma geral nos lugares onde os clientes tiverem interesses. Por outro lado, muitos dos programas existentes esqueciam que hoje a advocacia se faz, não de caneta na mão, mas de portátil ao colo, ou na mesa de uma sala de advogados de um tribunal, enquanto se espera pelo julgamento que tarda em começar, ou mesmo na própria sala de audiências.

Em Portugal surgiu há não muito tempo um programa de gestão de escritórios de advogados que dá resposta a todas estas necessidades, nomeadamente, à questão de em qualquer lugar e a qualquer momento se poder aceder a uma plataforma online e aí registar tudo o que se faz em prol dos clientes. Essa plataforma dá pelo nome de LawRD e dá resposta a muitas das questões de que se falou anteriormente. Vale a pena experimentar porque a plataforma pode ser usada por um período de 30 dias de forma grátis.

Eu experimentei e estou a gostar…

Para saberem de mais pormenores podem aceder a este video e visualizar as potencialidades do programa:”

Post elaborado pela Dra. Susana Gonçalves, advogada, sócia da Advogados Associados e utilizadora do LawRD desde 2009:

“Quando me iniciei nesta profissão, era o membro mais novo de um escritório recém-formado e, como tal, acabou por me ser tacitamente adjudicada a função de interface com o gabinete informático que nos dava apoio, no pressuposto de ser, em virtude da minha idade, o membro mais apto para compreender a linguagem e processos inerentes. Para contextualizar, tudo isto ocorre no ano de 1993, data em que o ambiente Windows dava os seus primeiros passos nos escritórios portugueses - a caminho de se tornar a ferramenta universal que hoje representa - e o email se entranhava timidamente nos nossos hábitos.

Por esse motivo, acabei por, compulsivamente, ter de me entender, com alguma intimidade e alguns percalços iniciais, com computadores e programas, do estrito ponto de vista do utilizador. Quando abri o meu primeiro escritório, a experiência já me ensinara que era imprescindível um programa de gestão eficaz, mas os que se encontravam disponíveis no mercado eram muito dispendiosos e bastante limitados, pelo que acabei por desistir da plena informatização dos meus recursos e voltei à velhinha folha de tempos em papel, que era convertida a custo - e com evidentes lapsos - numa folha de Excel no momento da facturação.

Porém, a descoberta do LawRD, combinada com a ajuda que me tem vindo a ser prestada pela equipa muchBeta na sua utilização, mudaram o cenário e permitem-me agora um controlo efectivo e actualizado de todos os elementos relevantes na gestão corrente do escritório, sem esforço ou perdas de tempo significativas, indo muito além dos dados que anteriormente me eram possíveis tratar e ponderar no escasso tempo disponível para a gestão do escritório, assumindo uma particular utilidade no domínio da avaliação de desempenho das equipas de trabalho e rentabilidade dos recursos utilizados.

Naturalmente que a obtenção de resultados úteis através da utilização do LawRD implica disciplina na introdução dos dados, mas logo que o ritmo é conquistado, torna-se uma rotina idêntica a abrir o email para verificar mensagens.

Uma das virtudes que não posso deixar de salientar é a do acesso remoto, em qualquer local e em qualquer momento, que me permite não deixar de registar trabalho, mesmo que o esteja a desenvolver de noite e em casa, aproveitando a ausência do bulício do escritório.

E claro, coloco um evidente assento tónico no preço, que é efectivamente imbatível e muitíssimo acessível.

O LawRD permite-me facturar com rigor, avaliar performances com elementos objectivos e ganhar tempo para trabalhar ainda mais.

Obrigada muchBeta!”

Para além de um novo website e de uma conta demo, durante o Outono de 2009 outras novas funcionalidades foram incorporadas no LawRD. Estas novidades resultaram do feedback da comunidade de utilizadores do LawRD, a quem muito agradecemos, e são as seguintes:

• Eventos: é, agora, possível associar eventos aos contactos e aos dossiers, registando-se no LawRD datas importantes de acções e tarefas que são necessárias realizar. Estes eventos podem ser públicos ou privados sendo que, neste último caso, o evento apenas é visível pelo utilizador que o criou.

• Definir por dossier os honorários de cada interveniente: o LawRD já permitia facturar um dossier à hora mediante os honorários de cada um dos intervenientes no dossier. Agora é possível definir valores diferentes dos pré-definidos para um determinado dossier por advogado interveniente no processo.
  
  Ao definir a equipa do dossier, o LawRD apresenta os honorários standards definidos na ficha do advogado podendo ser indicado os valores específicos para o dossier:

• Configurar um fee de sucesso num Dossier por Orçamento: este valor quando se está a abrir o dossier tem um carácter previsional podendo ser ajustado no momento da emissão da nota de honorários.

• Possibilidade de criar um novo tipo de dossier no assistente de criação de dossiers: caso o dossier que se está a abrir não se enquadre em nenhuma das categorias que tipificam os dossiers, é possível criar uma nova categoria sem ter de sair do assistente de criação de dossier.

• Separador Tempo nos Dossier apresenta uma coluna com os custos e outra com os honorários: fica assim mais simples o controlo da rentabilidade de um dossier. A qualquer altura é possível ver o potencial de facturação de um dossier (coluna Honorários) e os custos calculados pelo custo hora dos intervenientes no processo (coluna Custo).

• Eliminar contactos e dossiers: esta opção foi desenvolvida para permitir eliminar duplicação de contactos e dossier que surgem, normalmente nos primeiros meses de utilização do LawRD, devido a erros por parte dos utilizadores.
  Esta opção está disponível, por defeito, para os utilizadores com o perfil de Administrador e com o perfil de Manager (o gestor de dossier apenas pode eliminar os dossier onde é gestor e não dossier de outros gestores) podendo esta configuração ser alterada modificando os perfis.

• Linha de deduções na nota de honorários: ao emitir a nota de honorários pode-se colocar um valor a deduzir ao total (por exemplo, para registo da retenção na fonte).

• Novo layout da nota de honorários em PDF: foi alterado o layout da nota de honorários em PDF tendo agora uma apresentação mais agradável.

• Associação dos utilizadores aos dossiers pode ser realizada na ficha do utilizador: este processo simplifica a associação dos novos advogados aos dossiers da sociedade que constam do LawRD. Sempre que um advogado é associado a um dossier, o LawRD passa a enviar um email ao utilizador avisando-o desse facto.

• Estado das Folhas de Tempos: ao aprovar as folhas de tempos, o utilizador tem agora os seguintes estados:
  Sem tarefas: folha de tempos aberta pelo utilizador mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;
  Em aberto: folha de tempos onde já foram introduzidas tarefas e ainda não submetida a aprovação;
  Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não foi analisada e aprovada. Neste caso existe a necessidade do utilizador que aprova os tempos de realizar a respectiva aprovação.
  Fechada: folha de tempos já aprovada.

• Efectuar pesquisas nos comentários dos dossiers e dos contactos:

• Tags com auto-sugestão: Ao introduzir tags (etiquetas) nos contactos, o LawRD vai sugerindo tags já introduzidas pelos utilizadores.

Foram ainda corrigidos questões e pequenos erros da aplicação que nos foram sendo reportados desde as novas funcionalidades implementadas no Versão de 2009. Assim, foram corrigidas algumas situações nas avenças, nos relatórios e nos dossiers por orçamento.

Para 2010 estão previstos mais desenvolvimentos. Por isso convidámos todos os interessados no LawRD a acompanharem este blog. Para isso sugerimos que subscrevam o feed RSS ou nos sigam no Twitter ou no Facebook.

Com este tópico actualiza-se o Guia Rápido porque a funcionalidade dos dossiers teve uma grande actualização conforme referido no tópico Novas funcionalidades – Colecção Verão 2009.

Uma das novas funcionalidades é a tipificação de dossier que tem duas funções: classificar os dossiers por tipos e definir o valor dos Dossiers por Orçamento.

Acede-se ao menu da configuração dos tipos de dossiers clicando em Configuração quando se tem o tabulador dos Dossiers seleccionado:

Na opção Tipos de Dossiers pode criar-se uma tipologia de dossiers que mais tarde permite a classificação de um dossier na altura da sua criação. Estes tipos devem ser criados antes da abertura dos dossiers passando esta a ser uma actividade de parametrização do LawRD:

A opção Tipos de Dossier também serve para definir o valor dos Dossier por Orçamento que são uma nova forma de convencionar os honorários. Em termos simples, caso o escritório tenha definido um preçário de serviços standard ou caso tenha definido um orçamento para prestar determinados serviços a um cliente deverá indicar esse valor no campo Quantia bem como definir se nesse valor estão ou não incluídas as despesas clicando na caixa do campo Despesas Incluídas.

A segunda e grande actualização de fundo tem a ver com as novas formas de convencionar os honorários. Agora é possível:

• Facturar dossiers pelo valor hora dos honorários de cada um dos advogados intervenientes ou por um preço hora específico para um determinado dossier. Mantêm-se a possibilidade de facturar pelo valor hora standard do escritório ou pelo valor específico do cliente. Existe ainda a possibilidade de proceder à facturação de um fee de sucesso que poderá ser estimado quando se abre o dossier sendo depois ajustado no momento da emissão da nota de honorários:
  
• Facturar por orçamento. Nesta modalidade existe uma base de dados de serviços pré definidos pelo advogado ao qual se associa um plano de pagamentos tal como foi explicado anteriormente:
  
  A configuração dos planos de pagamento faz-se no menu Configuração quando se selecciona o tabulador dos Dossiers e na opção Planos de Pagamento podem definir-se os prazos de emissão das notas de honorários:
  
  Com este tipo de convenção de honorários, o gestor do dossier continua a poder controlar a rentabilidade do dossier e adicionalmente controla os prazos de emissão das notas de honorários. No exemplo que se apresenta, existe em atraso a emissão de uma prestação e a mais-valia do dossier é negativa – barra a verde claro no gráfico da esquerda – porque o tempo total trabalhado multiplicado pelo custo hora de cada interveniente associado ao dossier é superior ao valor já facturado.
  
• Facturar mediante valor da acção. É possível convencionar os honorários por um valor expectável mediante o valor da acção (este valor pode ser alterado no momento da emissão da nota de honorários):
  
  Neste tipo de dossier continua a ser possível o controlo por parte do gestor da rentabilidade e sempre que se acede ao dossier rapidamente se visualiza a forma como se convencionou os honorários mediante o valor da acção:
  

Por último, foi criado um novo novo Wizard para assistir o utilizador na abertura de novos dossiers. Existem dois modos: um método de Abertura Rápido e um Método Avançado:

No modo de Abertura Rápido abre-se sempre um dossier facturado por hora de trabalho (sendo essa hora o preço standard do escritório de advogados ou o preço específico do cliente) onde apenas se associa como recurso que vai trabalhar no dossier o próprio gestor.

O Método Avançado permite parametrizar todas as opções possíveis de um dossier (definir equipa de trabalho e associar outros contactos ao dossier) e pode também ser utilizado para modificar os parâmetros de um dossier aberto pelo modo rápido:

Uma funcionalidade bastante útil é a auto-sugestão quando se está a introduzir o nome do cliente e que funciona em ambos os métodos de abertura de dossiers:

Com o LawRD, os advogados e gestores de sociedade de advogados podem controlar as variáveis críticas da sua actividade:

• Rentabilidade de cada cliente e dossier; 
• Tempos e produtividade da equipa de advogados.

O objectivo último é a geração dos relatórios que podem ser obtidos no momento e onde quer que existe uma ligação à Internet: o LawRD está disponível como SaaS (software como um serviço).

Visualize nesta apresentação todas as funcionalidades do LawRD no nosso espaço no SlideShare:

A implementação de sistemas de informação em escritórios de advogados, está normalmente associada a investimentos em serviços especializados em instalação, actualização, manutenção e segurança. Ao mesmo tempo, exige-se das equipas de trabalho tempo e disponibilidade para formação, conhecer os instrumentos, rotinar processos e retirar partido efectivo das suas funcionalidades.

Colocando o factor humano no centro das preocupações, o LawRD é uma ferramenta intuitiva, que permite a qualquer utilizador retirar partido imediato de todas as suas funcionalidades sem necessidade de formação.

O LawRD não pretende fazer tudo, apenas o essencial, de forma simples e eficaz:

• Registo de todos os actos, tarefas e recursos contabilizáveis;
• Partilha de informação, trabalho em equipa e à distância, a partir de qualquer localização;
• Gestão de clientes e contactos, criação de agendas e cronogramas, gestão de tarefas e custos associados;
• Controlo imediato de cobranças, contas-correntes, processos, clientes e da actividade de todos os colaboradores;
• Relatórios de apoio à gestão: facturação, rentabilidade, alocação de horas e análise de desvios com sistemas de alertas.

Tudo isto a partir de uma ligação à Internet.

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Benvindos ao LawRD, Advogados que querem resultados.

LawRD é uma aplicação SaaS concebida para advogados e responsáveis por departamentos jurídicos de empresas.

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LawRD é um serviço 100% web. Como tal é acedido, em completa segurança, a qualquer hora e de qualquer lugar, pelos utilizadores, potenciando o melhor trabalho em equipa. Está concebido tendo como objectivo a crescente necessidade de mobilidade dos advogados, bem como o acesso instantâneo e intuitivamente fácil a dados.

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A equipa LawRD.