Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Ao meu ver, algumas premissas são fundamentais antes de escolher o seu software jurídico:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?
2. Qual a gestão do escritório para o software?
3. Quem será responsável pelo software?
4. Qual a segurança do software?

Vamos analisar um a um dos requisitos mínimos:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?

Onde: Instalado no servidor do seu escritório ou na internet? Aqui vale uma boa reflexão: No seu escritório, quem cuida de toda manutenção (ampliação do servidor, máquinas novas, etc) é o escritório. Na web, o sistema é instalado num data center, quem cuida de tudo, inclusive do backup é a empresa de software. Ao meu ver, melhor com eles que são especialistas, do que com o escritório que ora faz backup, ora não, etc.

Quando: Qual o aporte (valor) que o escritório está disposto a investir? O escritório quer o bom e do melhor com preços baixos, certo? Errado. O melhor é o investimento feito dentro da disposição financeira do escritório em consonancia com a gestão do mesmo (próximo tópico). As vezes é melhor iniciar com um produto que satisfaz as principais necessidades – mesmo sendo menor – do que investir pesado em um produto que pode não estar adequado a realidade do negócio. O melhor software é aquele que serve ao bolso e ao resultado diante dos clientes, lembre-se disto.

O quê: Ou melhor, qual a minha necessidade efetiva para o software? Alguns pensam que o software irá resolver todos os seus problemas. Não é assim que funciona. Primeiramente é fundamental que os requisitos de o quê o software irá abranger seja estabelecido. O software irá controlar processos apenas? Irá incluir o financeiro? Quiçá os documentos do escritório? Talvez tudo isto junto? E que tal outra proposta? Um destes itens de cada vez? Nem Deus-Pai criou o mundo em apenas um dia. É, amigo leitor, planejamento é antes de tudo fundamental para o sucesso.

Quem: Se os requisitos acima foram respondidos, você já está apto a primeira fase de procura do software ideal  a sua realidade e poderá responder quem irá ser brindado pela sua aquisição.

2. Qual a gestão do escritório para o software?

Parece estranha a pergunta, não? Contudo, sua resposta é a base para qualquer implantação de software bem sucedida. Não é o software que determina a gestão do negócio, mas sim o escritório que dita como deverá ser controlado a si mesmo.

Não se iludam: Muitos vendedores dirão que o seu software resolve tudo. Falsa ilusão. Nenhum software consegue isto. Agora, se a gestão é iniciada no escritório, há determinações de funções e rotinas, bem como uma visão clara de como o software irá interagir com o escritório, o sucesso é garantido.
Faça primeiro a gestão do seu negócio. O software que se adaptar bem em cima disto, é o seu software ideal.

3. Quem será responsável pelo software?

Pode parecer estranho, mas é fundamental que uma pessoa do escritório (que conheça preferencialmente processo e goste de tecnologia) seja treinado adequadamente para gerenciar o software no escritório.

Por quê?

Porque precisar do suporte do software para resolver coisas simples do dia a dia pode ser um tormento. Normalmente na implantação do software uma pessoa ou algumas podem e devem receber treinamento mais específico de administração do software. Não adianta treinar uma secretária ou braço direito. Tem que ser alguém ligado ao direito e que goste efetivamente de tecnologia.

Planeje esta realidade dentro da gestão do seu negócio.

4. Qual a segurança do software?

Antes de contratar, questione alguns pontos básicos:

• Aonde está instalado o servidor do data center;
• Quais os requisitos de segurança que ele tem (backup espelhado, backup externo, etc);
• Quais os requisitos que o escritório precisa ter para acessar este data center;
• Em caso de rescisão do contrato, como serão devolvidos os dados do escritório?

Entre outras perguntas. Ter segurança no que se contrata é o mínimo.

Agora, não pense que isto somente vale para softwares data center. Se o seu software for instalado no escritório, as perguntas similares são válidas:

• Como será feito o backup? (onde, periodicidade, etc)
• Haverá backup externo?
• Quais requisitos (inclusive licenças de software) para instalação?
• Quanto deverá ser investido para ter tudo funcionando?

A questão fundamental é: tanto em data center como em servidor interno, segurança é fundamental.

Enfim,

Muitas informações para esclarecer um pouco sobre o que devemos pensar antes de adquirir um software.

Abaixo relaciono dicas de utilização. Servem para qualquer software:

• Sempre antes de cadastrar um cliente no sistema, pesquisar se ele já não foi cadastrado.
• Não usar tudo maiúsculo, optar por maiúsculo e minúsculo.
• Tentar o máximo de informações para o cadastro. Quanto mais dados e informações melhor.
• Não usar acentos.
• Cuidar sempre o português do cadastro e frases de concordância.
• Peças a serem anexadas no sistema serão em formato word ou pdf?
• Deve haver um prazo para troca da senha do sistema.
• Sugestão de login: email do escritório,
• Sugestão de senha: Pelo menos 6 caracteres, entre letras e números e um carácter especial tipo # ou @
• Tudo que for relativo a prazo, compromisso, etc deve estar na agenda. Devemos separar a agenda por tipos (compromisso, prazo, diligência, pendencia, audiência, particular, etc) visando termos filtros fáceis e diretos.
• Sistemas web somente salvam se clicar no item salvar. Não existe salvamento automático!
• Tudo que for lançado no sistema deve ter um propósito para fins de relatório futuro. Lançar apenas por lançar é perder a informação.
• Cuidado a selecionar algo, sempre selecione na caixa de seleção e depois clique fora da caixa, senão ao rolar o mouse ou teclado poderá mudar o que está na caixa de seleção do sistema.
• Internet é fundamental em termos de sistemas jurídicos e processo eletronico. Sem uma segunda internet no escritório (contingência), seja ela adsl ou pen modem, você está em risco.
• Normalmente há diversas formas de salvar documentos em cada software. Use a especificada pelo desenvolvedor. Salvar petições no financeiro, por exemplo, de nada resolverá ao propósito. Salve no local adequado.
• Muitos softwares hoje geram documentos automaticamente. Aprenda a usar este recurso e confira os dados após a elaboração do documento antes de imprimir.
• Use o software diariamente. Esteja com ele sempre aberto e lance o máximo possível de informação.
• Cada usuário possui uma permissão de acesso no sistema. Se não abrir algo, não se desespere, primeiro verifique com o administrador do software interno (pessoa do escritório mais preparada/treinada no software) se não é um requisito de licença de uso apenas.
• O suporte do software deve ser eficiente. Algumas empresas cobram por isto. Bom ficar atento a esta realidade.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

Quando fazem esta pergunta, todos se questionam o mesmo: querem um software completo, que faça mais do que controlar processos, que organize o escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o processo eletronico, enfim, que salve o escritório do caos.

Ledo engano.

Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.

Como assim?

Qualquer software possui inúmeras qualidades, principalmente de gerenciar informações, oferecer respostas rápidas (desde que bem cadastrado), extrair relatórios, etc. Todavia, para um escorreito funcionamento, temos que ter em mente que os dados (informações) a serem cadastradas precisam ter uma lógica, um padrão.

Para se chegar a este padrão de cadastramento, precisamos conhecer o software antes de implementá-lo, suas funcionalidades, possibilidades e custos reais de implantação para fazer uma análise de custo versus benefício.

Alguns mitos que existem em relação a softwares jurídicos:

Software completo

Todos os representantes dizem que seus softwares são os mais completos do mercado, que fazem tudo que um escritório precisa. O que ninguém conta é que o software faz tudo que foi programado para fazer e sem uma análise profunda, não há como saber se um determinado produto é ou não adequado a sua realidade.

O software pode ter inúmeros recursos, que de nada adiantarão se você não souber usá-los e/ou eles não forem necessários ao seu negócio.

Antes de adquirir um software faça as seguintes perguntas:

Qual a minha área de atuação?

• Dentro da minha área, quais as necessidades de informação que serão úteis aos meus clientes?
• Tenho como cadastrar e acessar estas informações cadastradas em qualquer lugar ( inclusive num celular)?
• O software gerenciará quais áreas do negócio (processos, finanças, gestão eletronica de documentos, etc)?
• Posso investir no produto ideal agora ou tenho outras prioridades?

Enfim, antes do software, pense muito mesmo em gestão.

Controle de processos versus controle do escritório

Temos uma grande confusão neste tópico. Muitos pensam que ao controlar processos estarão controlando seu escritório. Um engano perigoso.

Na profissão de advogado, controlar processos faz parte. Isto mesmo, apenas uma parte. O advogado pode e deve ser parte de negócios de seus clientes, deve auxiliar nas tomadas de decisão, agir preventivamente. A parte processual é necessária, mas não a única que ele tem como objetivo para o seu trabalho.

Se não é o seu único escopo, porque transformar o seu escritório apenas num controle de processos?

Não! Temos que gerenciar o financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, centros de custo, etc), a gestão eletronica de documentos (digitalizar tudo, desde contratos, contas, peças processuais, etc), relacionamento com o cliente ou prospects (gerenciar a comunicação com os clientes ou prospects do escritório), entre outros.

Se você acha que nenhum software jurídico faz isto, está por fora. Muitos no mercado já estão preparados para auxiliar o seu escritório na gestão dele de maneira geral e não apenas processual.

Não se iluda apenas no controle processual, afinal, gestão tem que ser completa para ser eficiente.

Implementação do software

Neste quesito muitos escritórios perdem dinheiro. Justamente por pensarem que ao comprarem um software terão todos os seus problemas resolvidos, eles deixam na mão de pessoas que implementam o software decisões fundamentais do seu negócio.

Não faço nenhum desmerecimento aos consultores e profissionais de TI que implementam software, todavia, pouquíssimos se preocupam efetivamente com a gestão do negócio. Sua real preocupação é com o sucesso da implementação, ou seja, se todas as funcionalidades do seu produto estarão prontas para o escritório. Como o escritório irá usar a informação e gerenciar a si mesmo, não é seu problema.

Este é o grande problema, na verdade. Antes de implementar qualquer software há uma necessidade enorme de gestão. Precisamos conhecer as rotinas, verificar se elas estão adequadas a realidade do escritório hoje a sua realidade daqui a um ano. Precisamos conhecer o software para pensar nos controles que ele tem e como ele poderá auxiliar na gestão do negócio. Depois disto construído, o pessoal de implementação vem treinar, implementar os relatórios e controles conforme a gestão já determinou e assim por diante.

Em bom português: O software vai trabalhar para o escritório e como o escritório quer o controle, e não o mesmo determinado o que pode ou não ser feito. Lembre-se: Você está pagando. Você manda no que quer no produto ou não.

Preparação para processo eletrônico

Já vi representantes de software alardearem no mercado que seus produtos estão adequados ao processo eletronico. Bobagem. Hoje, nenhum software jurídico está completamente preparado para o processo virtual. Uma razão é preponderante para isto: Todo o cerne do judiciário brasileiro é lastreado através das notas de expediente. Como no processo eletronico não há intimação através do diário oficial, porque o advogado se intima dentro do processo eletronico, o software não tem como adivinhar onde o advogado se intimou (qual processo, que dia, etc).

Diante disto, a palavra gestão é primordial: É fundamental que se crie procedimentos internos de intimações no processo eletronico e lançamentos no software de gestão do escritório para que o controle possa ser único e sempre disponível. Ter planilhas no Excel, mais alguns arquivos no Word e um software para quando alguém lhe pergunta de um processo ter que procurar em três lugares diferentes é um absurdo e um contrasenso em termos de gestão.

Quer se preparar para o processo virtual? Veja se o seu software é simples no agendamento de compromissos e prazos, bem como se ele tem um módulo de Gestão Eletronica de Documentos, o famoso GED. Estes passos já dão o início de que com gestão aplicada as rotinas do negócio, há possibilidade de gerenciar o processo eletronico.

Ser ou não ser pela Internet (software web)

Algumas pessoas tem medo, outras preconceito, outras falta de conhecimento sobre software pela Internet. Minha posição é totalmente a favor. Eles tem mais benefícios que prejuízos (se é que existem) ao meu ver.

Podem ser acessados de qualquer lugar, até de um celular. Informações, peças processuais, sentenças, tudo ao alcance de uma lan house. Segurança? Muita. Eles investem pesado para ter segurança das informações. Aliás, investem muito mais que qualquer escritório iria investir, pois o negócio deles é tecnologia e do escritório jurídico, advocacia. Cada um sabe bem o que faz.

Neste ponto penso que o fundamental é sentir-se seguro em relação a decisão. Analise suas necessidades, pense e pesquise a respeito. Melhor um software não web mas usado por todos, do que um web que ninguém usa por medo.

Enfim,

Existe um software jurídico ideal? Claro que sim. Mas, não depende do software, depende exclusivamente de você.

Post elaborado por Jared Correia. Jared é consultor no Massachusetts Law Officer Management Assistance Program providenciando consultadoria confidencial e grátis aos advogados do Massachussets. As suas reflexões sobre a gestão da actividade jurídica estão por norma disponíveis online, sobretudo no blog do LOMAP e no Twitter.

Na qualidade de consultor jurídico do Law Office Management Assistance Program no Massachussets, sou um espectador privilegiado das tendências que ocorrem na área judicial. Uma delas tem sido a vontade de adoptar novas tecnologias que permitam: (1) novas possibilidades de eficiência para esta actividade; e (2) poupança nos custos. Perante tais motivações, não surpreende que a maioria dos advogados com quem contacto estejam desejosos e mais que prontos para adoptar soluções SaaS na sua actividade.

Sem me alongar sobre este ponto (dado que será um leitor assíduo deste blog, já estará a par do que são sistemas SaaS), as soluções SaaS deslocam o software a ser instalado no seu computador/sistema para a web, ao qual acede (e aqueles por si convidados) através de um portal seguro e procedimentos vários de sigilo e segurança. Sistemas Saas, e em particular os que tem funcionalidades de gestão, como é o caso do LawRD: Reports on Demand, cumprem os requisitos citados ao mesmo tempo que potenciam a eficiência e a redução de custos. Sistemas de gestão online são, na minha experiência, mais acessíveis, mais intuitivos de usar e fáceis de aprender, do que os tradicionais que se tem que instalar nos nossos computadores. Sistemas como o LawRD que oferecem componentes para a gestão de variáveis críticas (como contactos, tempo e notas de honorários entre outras) são um significativo melhoramento para a eficiência ao permitir gerir áreas que talvez até então tal gestão não existia ou era morosa e custosa. A facilidade de uso e intuitividade dos sistemas SaaS significam poder fazer mais, mais depressa e melhor sem que seja mais difícil e mais trabalhoso. Um dos factores de rapidez é o facto de o sistema não ter de estar instalado no seu computador, pelo que não tem que competir por recursos com todos os outros programas que aí tem instalados; isto também representa uma redução de custos e incremento de produtividade, pois esses outros programas trabalham mais rápida e eficientemente. A redução de custos inerente à adopção de soluções SaaS  está no seu menor custo face ao dos sistemas software tradicionais. Por norma, nos sistemas tradicionais há um significativo custo inicial acrescido do valor das actualizações dos programas, que são geralmente anuais. Nos sistemas SaaS, há um valor mensal perfeitamente razoável em vez de um investimento inicial de peso, sem qualquer custo adicional quanto às actualizações que acontecem nos bastidores sem qualquer stress para o utilizador. Dependendo da solução SaaS que se escolha, a poupança é proporcional ao número de utilizadores dentro das necessidades do escritório ou firma; além da poupança e produtividade acrescidas pelo facto de as actualizações se processarem imediata e automaticamente, sem necessidade de alocar os seus recursos e tempo para que as mesmas se concretizem.

Se quiser saber mais sobre SaaS consulte o episódio “The Use of SaaS in the Legal Field” no meu podcast.  Para uma análise mais detalhada sobre fornecedores de SaaS e questões de segurança na utilização de sistemas SaaS por advogados, podem consultar o meu post referente a uma proposta de conduta ética da Ordem dos Advogados da Carolina do Norte. Deverão, é claro, continuar a acompanhar o blog do LawRD para estar a par das novidades e informações sobre SaaS.

Aquando da decisão de subscrever produtos SaaS para a área jurídica, será de ter em consideração uma visita ao site da empresa criadora do LawRD: refiro-me à muchBeta e conferir a oferta de outros produtos SaaS por esta desenvolvidos: Teepin e Yoomit.

O Outono de 2009 traz grandes novidades ao LawRD. A primeira novidade é um novo website:

Este novo website é mais informativo para todos os potenciais interessados em ver, avaliar e adoptar o LawRD: disponibilizámos um vídeo de apresentação, as principais funcionalidades estão apresentadas com recurso a ecrãs, as questões da segurança estão explicadas com maior detalhe e profundidade e criou-se uma zona de FAQ.

O novo website inclui uma nova funcionalidade que irá ser bastante útil a todos os escritórios de advogados interessados no LawRD: uma Conta de Demonstração (Conta Demo). A Conta Demo tem dados de um escritório fictício onde é possível lançar tempos e despesas nas folhas de tempos, emitir notas de honorários e aceder aos relatórios gerados pelo LawRD. Assim os nossos futuros clientes podem, sem grande esforço, avaliar o LawRD podendo ver as suas capacidades de reporting e a facilidade que é introduzir despesas e tempos nos dossiers.

O acesso à Conta Demo faz-se clicando em:

e, consoante o idioma em que o website do LawRD estiver a ser visualizado, será apresentada uma Conta Demo em português, castelhano ou inglês:

As novidades do LawRD neste Outono não se esgotam aqui: continue a acompanhar este blog. Brevemente apresentaremos as novas funcionalidades do LawRD.

O LawRD é uma aplicação distribuída com base num modelo SaaS – software as a service - e como tal disponibilizada através da Internet. Consequentemente, os dados dos utilizadores do LawRD ficam arquivados em servidores Web.

É natural que surjam questões e dúvidas sobre a segurança dos dados.

Antes de introduzir o tema deixamos aqui uma reflexão: com toda a certeza hoje já faz compras e/ou efectua transacções bancárias via Internet. Talvez também submeta as suas declarações fiscais pela Internet. Seguramente utiliza o correio electrónico!

O que têm em comum estas 3 situações: todas sem excepção utilizam servidores Web!

O que fizemos com o LawRD foi implementar as melhores práticas para oferecer a melhor protecção possível dos dados. Estas práticas estão materializadas em:

• Alojamento dos dados nos servidores da Amazon via Amazon Web Services (AWS). A segurança dos servidores da Amazon é física com níveis de segurança equivalente às das instalações militares. Por exemplo, todo o acesso físico e electrónico aos centros de dados por parte dos funcionários da Amazon é registado e auditado regularmente. A segurança do serviço AWS foi suficiente para o NASDAQ alojar o seu serviço Market Replay.
  Acrescendo a isto, a segurança operacional é assegurada pela equipa de desenvolvimento do LawRD e sustentada pela implementação de firewalls e actualização permanente dos sistemas operativos que servem de suporte à aplicação web alojada nos servidores da Amazon.
• Comunicações seguras entre o browser do utilizador e os servidores. Desde o primeiro acesso ao site, as comunicações são protegidas pelo protocolo HTTPS utilizando um certificado digital SSL de 256bits.
  
  O HTTPS e o certificado digital associado garantem não apenas que as comunicações entre o navegador do utilizador e os servidores são encriptadas (garantindo que terceiros não interceptem os dados), mas também que o utilizador está de facto a aceder ao site do LawRD e não a uma imitação fraudulenta.
  
  Para mais informações sobre a segurança dos dados, aconselha-se a leitura do documento Política de Segurança do LawRD: https://www.lawrd.com/html/files/pt/seguranca.pdf.
• Compromisso de confidencialidade: para o LawRD, a confidencialidade é uma questão de compromisso que está descrita no documento Política de Confidencialidade: https://www.lawrd.com/html/files/pt/privacidade.pdf
  No ponto 5 desse documento refere-se: 5. A muchBeta não disponibilizará a ninguém, nenhumas das informações recolhidas. Nunca venderemos, alugaremos, trocaremos ou partilharemos as suas informações pessoais com terceiros(…).
  Outro ponto importante referido no documento: (…) Apesar da muchBeta ser a detentora do código, das bases de dados e de todos os direitos da aplicação LAWRD, o utilizador detém todos os direitos da sua informação.

Porque sabemos que a segurança da informação é um aspecto central para qualquer utilizador de aplicações web, recorremos às melhores práticas do mercado e a permanecer na vanguarda tecnológica.

Uma questão sobre segurança: onde estão os meus dados? Resposta: nos servidores da Amazon!

Os dados dos nossos utilizadores estão alojados nos servidores da Amazon via o serviço Amazon Web Services (AWS). Assim, o LawRD proporciona aos seus utilizadores a mesma segurança que existe no famoso site de comércio electrónico.

Jeff Barr, Web Services Evangelist da Amazon, escreveu sobre o LawRD no blog do AWS dizendo:

After paying a very modest per-user monthly fee of 14 Euros per month, users can track the facts (what, when, where, and how) for each case, client, and employee. Timesheets, contact lists, invoices, and reports are all readily available. All data is encrypted and of course there’s no local software to install.

Para saber mais sobre o alojamento na Amazon, aconselhamos a leitura do PDF sobre a Política de Segurança do LawRD:

https://www.lawrd.com/html/files/pt/seguranca.pdf