Já é possível trabalhar no LawRD no sistema de décimos de hora. Esta funcionalidade é bastante útil para quem trabalha com clientes dos Estados Unidos da América onde os tempos são apresentados da seguinte forma:

01-06m:      .1
07-12m:      .2
13-18m:      .3
19-24m:      .4
25-30m:      .5
31-36m:      .6
37-42m:      .7
43-48m:      .8
49-54m:      .9
55-60m:    1.0

Exemplificando, numa folha de honorários onde uma determinada tarefa demorou 1h30m, a representação em décimos de hora deverá ser 1,5.

Para trabalhar com um cliente em décimos de hora deve-se activar a opção Usar sistema de décimos de hora na ficha do cliente:

Após gravar esta alteração, os tempos do cliente são convertidos e apresentados ao cliente em décimos de hora.

Os advogados continuam a introduzir os tempos nos dossiers deste cliente da forma normal sendo a conversão realizada automaticamente pelo LawRD. Por exemplo, quando se introduz 01:30 para uma determinada tarefa na folha de tempos, o LawRD encarrega-se de converter o tempo para 1,5 na folha de honorários.

Já está disponível, na Apple App Store, a aplicação do LawRD para iPhone. Optimizada com o objectivo de simplicar a inserção de tempos nos diversos processos de cada cliente, onde quer que se encontre.

Num primeiro momento, a aplicação permite a inserção de tempos, podendo o utilizador actualizar a informação em qualquer sitio e a qualquer hora a partir do seu iPhone, sincronizando de imediato com a sua aplicação online.

Este é o primeiro de uma série de desenvolvimentos que acompanharão a versão Web do LawRD. O nosso objectivo é permitir, a prazo, o total acesso às funcionalidades da aplicação, com a vantagem de poder aceder via mobile.

Com esta nova aplicação, o LawRD acompanha as necessidades dos seus utilizadores e facilita a gestão eficaz do seu tempo, com foco na máxima rentabilidade e produtividade da sua actividade profissional.

Já pode começar a usar: basta fazer o download na App Store.

Temos em primeiro lugar que pedir desculpa ao leitores do blog do LawRD pelo nosso silêncio desde Julho de 2011. Não havendo desculpa para tanto tempo em silêncio … não estivemos parados: Agosto e Setembro foram meses de desenvolvimentos ao LawRD. Num resumo rápido:

• O processo de emissão de uma nota de honorários está mais rápido;
• Correcção de 5 bugs reportados por clientes que foram considerados prioritários;
• Optimização dos servidores do LawRD na Amazon;
• Backups mais eficientes permitindo uma recuperação mais rápida dos dados;
• Disponibilização do PagSeguro para os nossos clientes do Brasil.

Também nesses dois meses estivemos a definir, mais uma vez mediante o feedback dos nossos utilizadores, quais os desenvolvimentos a efectuar ao LawRD em 2011. Estão definidos 13 desenvolvimentos que vão ser relatados neste blog à medida que foram implementados.

Hoje implementamos uma reformulação e simplificação do Tabulador Facturação. A partir de agora ao aceder ao tabulador Facturação, o utilizador poderá filtrar os dados a visualizar por cliente podendo ver o que está pendente para facturação (Não Facturado), as notas de honorários ainda não totalmente pagas (Facturas por pagar) e as que estão totalmente regularizadas (Facturas pagas):

Nos sub-tabuladores Facturas por pagar e Facturas pagas, é possível adicionar um novo pagamento, anular pagamentos já processados bem como eliminar notas de honorários.

A eliminação de pagamentos e a emissão de um novo pagamento, tem implicações imediatas na conta corrente do cliente podendo-se visualizar de imediato a posição financeira do cliente perante a sociedade após as acções realizadas.

A eliminação de uma nota de honorários também actualiza a conta corrente do cliente e os tempos e as despesas que estavam incluídos na nota de honorários eliminada ficam novamente disponíveis no sub-tabulador Não facturado para serem incluídos numa nova nota de honorários.

Temos a certeza que os nossos actuais clientes vão ficar satisfeitos por poderem eliminar pagamentos de uma forma tão expedita.

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Foi-me solicitada uma apreciação do funcionamento do LawRD, do ponto de vista do cliente, após pouco mais de um ano de utilização.

A minha experiência de utilização deste software não é, no entanto, global, já que por força da organização administrativa do escritório a que pertenço, não são utilizadas as funções relacionadas com a facturação (excepto para retirar as timesheets, que depois de revistas servem de base à emissão da facturação por parte de um contabilista externo) o que por sua vez desvirtua as funções de emissão de relatórios de gestão, que constituem a «jóia da coroa» do LawRD.

Mesmo numa utilização limitada como a que dele faço, porém, o LawRD não deixa de ser uma peça importante na nossa organização administrativa.

As principais funções que utilizamos - «contactos», «dossiers», «tempos» e «despesas» - concentram numa única ferramenta informática, de acesso fácil e barato mas particularmente fiável, todas as bases de dados de que necessitamos quer para efeitos de consulta quer para servirem de base ao processo de facturação (apesar de este, como acima já referi, depois não ser efectuado com recurso ao LawRD).

Não tenho qualquer dúvida em afirmar que a utilização do LawRD nos torna mais eficientes do ponto de vista da gestão do escritório, sendo assim uma importante ajuda ao sucesso da nossa actividade.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O que seríamos nós sem o tempo que temos?

Sempre reclamamos que falta tempo, mas nunca nos preocupamos com o tempo, apenas com o que temos para fazer.

Apenas nos preocupar com as tarefas nos leva a conclusão que temos muito trabalho. Quando, objetivamente, vislumbramos o tempo, percebemos que podemos ter mais tempo, cortando coisas inúteis do nosso dia a dia, que somente serão vistas se tivermos tempo para gerenciar o nosso próprio tempo.

Ter tempo não quer dizer não fazer nada. Ter tempo significa ter gerenciado melhor o seu tempo para que o trabalho, lazer e prazer sejam presentes no dia a dia.

Recentemente um artigo abordou dicas práticas sobre gestão do tempo que provocam uma reflexão muito interessante, divido com vocês abaixo. Retirei daqui o artigo original.

“Time management

The simplest way to increase productivity is to manage your time better.  While many time management techniques sound like common sense, that does not mean they are easy to implement.

Start by identifying troublesome areas:

• How often are you interrupted?
• How do you manage disruptions?
• Can you section off blocks of solid work time?
• Do you make “to do” lists and prioritize them?
• Do you have a flexible work schedule?
• Do you complete your work during regular work hours?
• Do you micromanage?
• Do you take on all tasks yourself?
• Can you say “no?”

Plan how to avoid situations that can waste your time, including:

• Poorly completed work that must be re-done
• Phone calls, email, mail, casual office talk
• Lack of delegation or improper delegation
• Information that is not easy to find or use
• Too many review cycles or layers of approval
• Multiple meetings that aren’t useful
• Postponing your work
• Unclear goals or objectives
• Excessive paperwork
• Too little time and too much work
• Lack of authority to make decisions or too many levels of decision making
• Only dealing with crises
• Perfectionism
• Poor organization

Identify the time management techniques that will work best for you, including:

• Manage your stress
• Prioritize your tasks
• Organize
• Follow your schedule
• Avoid useless memos, travel, conversations, emails
• Don’t procrastinate
• Do the hard parts first
• Start as soon as possible
• Carve out blocks of time for important things
• Delegate wisely
• Give attention only to items that need it
• Don’t let others give up and pass off tasks on to you. Help them to figure out how to accomplish their own tasks, if necessary.

Effective time management begins with taking a single step.  Identify one or two action items from the list above, and start today.”

Agora pense sinceramente: Você se preocupa com o tempo? Se a resposta for assertiva, aprenda a gerenciá-lo. Sua vida será completamente diferente.

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Uma das questões que, se deficientemente conduzida, maiores melindres pode causar na relação entre um advogado e um cliente é a forma como os honorários do primeiro são negociados, quantificados e cobrados.

Há inúmeras formas de fixar e de proceder ao cálculo dos honorários do advogado, à semelhança do que sucede com o preço de qualquer prestação de serviços, sem prejuízo, naturalmente, das especificidades próprias a que os honorários dos causídicos estão sujeitos por força das regras deontológicas que, em cada país, regulam a prática da advocacia.

Um dos modelos mais frequentes, porém já um pouco a «passar de moda», é o da fixação de um valor por cada hora de trabalho despendida pelo advogado nos assuntos do seu cliente.

Este modelo tem como principal vantagem o facto de ser flexível, permitindo manter o equilíbrio económico entre os serviços prestados pelo advogado e a respectiva remuneração por parte do cliente independentemente das oscilações que, inevitavelmente, o volume de trabalho em causa irá sofrer ao longo do tempo.

A sua principal desvantagem consiste no facto de ser difícil ao cliente prever o montante dos honorários correspondentes a cada período de facturação acordado com o advogado (quando exista um período acordado), o lhe cria alguma insegurança ao nível da previsibilidade dos custos.

É no entanto possível ao cliente controlar fundamentação da quantificação dos honorários do advogado, desde que este, na facturação, inclua (como se impõe) a especificação de cada tarefa efectuada e do tempo em cada uma delas despendido. Este controlo não é, naturalmente, absolutamente rigoroso, mas permite impedir que eventuais abusos atinjam níveis substanciais.

Outro modelo, até mais clássico, é o do preço fixo, que pode ser determinado para um certo processo ou assunto (ajuste prévio de honorários) ou para um determinado ciclo de facturação (avença).

Este modelo é absolutamente claro e tem como principal vantagem a de eliminar à partida a quase totalidade da margem para discussão ou litígio sobre a quantificação dos honorários (mas não, claro está, sobre outras questões como a qualidade do trabalho desenvolvido pelo advogado, etc.), e como principal desvantagem o facto de não constituir uma solução flexível em função das variações do volume de trabalho. Pode por isso gerar situações injustas, caso o volume de trabalho venha a verificar-se, ao longo do tempo, consistentemente maior ou menor do que o inicialmente previsto pelas partes.

Outra forma de quantificar honorários consiste na fixação de uma percentagem dos resultados obtidos pelo cliente com o trabalho do advogado, geralmente no âmbito de um ou mais processos judiciais.

Em muitos países, esta forma de quantificação de honorários é proibida na sua forma pura, por se entender que fazer a remuneração do advogado depender totalmente do sucesso da causa em Tribunal faz com que o mesmo tenha um interesse demasiado directo na causa em apreço, comprometendo a sua objectividade, isenção e independência face aos interesses do cliente. No entanto, é admitida a sua combinação com outras formas de quantificação de honorários.

Estas e outras formas de quantificação de honorários podem pois ser utilizadas nos seus modelos puros ou combinadas, de forma a criar modelos ecléticos e, em alguns casos, mais equilibrados.

A questão fundamental subjacente à escolha do modelo de quantificação dos honorários corresponde ao de uma justa quantificação dos custos suportados pelo cliente, em função do volume e do tipo de trabalho desenvolvido pelo advogado em sua representação, e dos resultados alcançados.

Post elaborado por Gustavo Rocha, advogado, consultor nas áreas de Gestão, Tecnologia e Qualidade e autor do blog Consultoria GestaoAdvBr:

O seu dia precisaria ter 25 horas para cumprir tudo que você faz? Esta é a realidade de muitos profissionais. Trabalham 12, 14 horas por dia e sentem que os dias não rendem, seu trabalho sempre acumula. Por quê? Leiam esta frase antes de responder:

“Do we need more time? Or do we need to be more disciplined with the time we have?” – Kerry Johnson. Em Português: Você precisa de mais tempo? Ou você precisa ser mais disciplinado com o tempo que você tem?

O dia tem 24 horas, isto é inevitável. Trabalhamos pela lei 8 horas por dia. Precisamos de tempo para trabalho, tempo para alimentação, tempo para dormir, tempo para nossa família, tempo para lazer, enfim, precisamos de tempo. Como fazer este tempo existir com tantos compromissos e atribulações da vida? Três dicas para auxiliar neste caminho:

1. Defina prioridades;
2. Descentralize tarefas e funções;
3. Reserve tempo para si.

Defina prioridades.

Talvez a parte mais difícil para muitos profissionais. Definir prioridades é difícil, pois num primeiro momento tudo é urgente, tudo é para ontem.

Contudo, se analisarmos com a razão, perceberemos que existem prioridades mais urgentes que outras. No universo jurídico, os prazos do advogado são sempre uma prioridade. Como diz o advogado Otávio Estarque “Só advogado tem prazo neste país”, mas precisamos compreender que até mesmo os prazos são prioridades desde que sejam o último dia no último horário. Caso contrário, outras prioridades são mais urgentes.

Se você tem muita coisa pendente, separe as tarefas em dois grandes grupos: Estratégico e Operacional.

Estratégico: Contato com cliente, novos projetos, reuniões com alianças estratégicas, reuniões com funcionários internos, etc.

Operacional: Fazer prazos, ligações para fornecedores, etc.

O que é estratégico tem sempre prioridade. Aí você vai se perguntar: Mas, se deixar um prazo para depois para fazer reuniões com os funcionários, perco o prazo.

Sim, óbvio, respondo eu.

Claro que não podemos perder prazos. Todavia, igualmente não podemos perder a oportunidade de novos negócios. Se o seu tempo está com muitas tarefas operacionais, parta para a premissa seguinte: Descentralize.

Descentralize tarefas e funções

Outra dificuldade enorme de muitos gestores. Adoram centralizar, dizem que não podem perder o controle.

Centralizar é diferente de ter controle.

Centralizar significa fazer tarefas operacionais porque não confia ou não quer que outros a façam. Descentralizar significa deixar que outro faça a tarefa e você apenas faça o estratégico: Controle se a tarefa foi feita dentro do prazo, com adequação.

Não há como manter um futuro na carreira centralizando informações, tarefas e funções. Você precisa trabalhar em equipe, com visão de que o todo será útil a empresa, somando os talentos individuais.

Descentralize o operacional. Crie funções para que a empresa cresça com seus talentos individuais compartilhados e não um monte de talentos guardando todo conhecimento para si.

Reserve tempo para si.

Para muitos, reservar tempo para si é sinal de egoísmo ou um ato impossível, pois levam uma vida tão corrida que não conseguem.

Reservar um tempo para si, nem que seja meia hora por dia, é um ato de amor consigo. É um ato de amor a sua família. É um ato de amor com a empresa, que terá um funcionário mais capaz, mais lúcido, mais pensante e mais voltado ao mercado.

Reservar um tempo para si é muito importante, quiça fundamental.

Ao fazê-lo você estará criando possibilidades de criar, buscar novidades, conectar-se a sua rede de contatos, enfim, de estreitar novos negócios.

Em suma, seu dia, quer você queira ou não, somente terá 24 horas. O que você vai fazer com este tempo é uma decisão sua. Faça uma decisão inteligente, use com sapiência o seu tempo e ganhe em produtividade e felicidade.

Não basta ser feliz somente pelo trabalho. Você deve ser feliz também para fazer um bom trabalho. O segredo está dentro de você e não fora.

Pense. Racionalize. Defina Prioridades. Descentralize. Seja você.

Tudo isto significa o seu sucesso profissional e do local onde trabalha!

Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Gestão de tempo, e concretamente do tempo despendido por cada pessoa numa determinada tarefa, é um elemento chave para a gestão de qualquer empresa, pois constitui um índice medidor do esforço exigido à organização (designadamente aos respectivos recursos humanos, que costumam ser vistos, e bem, como um custo fixo ou geral, e não um custo específico de um determinado cliente ou projecto) na realização de cada uma das suas tarefas.

A gestão de tempo permite, assim, identificar desperdícios, ineficiências logísticas e outros obstáculos que dificultam a produção e diminuem significativamente o seu ritmo, prejudicando os resultados operacionais da empresa.

Se este assunto é importante para a gestão de qualquer empresa, muito mais o é para a gestão daquelas que se dedicam a actividades que, como a advocacia e a consultoria em geral, muitas vezes se organizam com base em modelos de custo/hora e preço/hora, cujo sucesso está directamente dependente da optimização da utilização do tempo de cada colaborador, com reflexos directos na facturação.

Quanto a esta matéria, três conselhos muito práticos:

• Procurar limitar ao mínimo as interrupções, que são sempre demasiadas (por exemplo, aquele e-mail que acabou de chegar é assim mesmo tão urgente, ao ponto de alterar o seu plano de trabalho e adiar, uma vez mais, outras tarefas que já estão por executar há mais tempo, e que assim vão continuar por fazer, e acabar por se tornar verdadeiramente urgentes apenas por  terem passado a estar em atraso?).

• Não empenhar demasiado tempo em tarefas de retorno duvidoso (fará sentido sentir-se obrigado a marcar presença em todas as conferências sobre determinado tema, quando da maior parte delas  delas não resulta nenhum benefício efectivo? Provavelmente, faz mais sentido comparecer apenas quando efectivamente se tem disponibilidade para «perder» aquelas horas preciosas, que podem fazer toda a diferença quando se está assoberbado de trabalho).

• Não banalizar a classificação «URGENTE» (se tudo é urgente, nada acaba por ser tratado como tal, e perde-se a noção das prioridades com prejuízos evidentes para a organização e qualidade do trabalho. Tente perceber quando é que o cliente necessita efectivamente do trabalho feito e «negociar» com ele o prazo de entrega. A maior parte dos clientes perceberá que só têm a ganhar com uma melhor e mais cuidada execução do trabalho, desde que confie que o prazo estabelecido será respeitado).

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

A conta corrente de um cliente representa a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade de advogados.

Pensando assim tudo se torna fácil: quando eu (advogado) emito uma nota de honorários ao cliente, ele deve-me dinheiro logo debito a conta corrente para representar esta posição devedora.

Quando o cliente paga um nota de honorários, deixa de dever dinheiro ou, dito de outro modo, assume uma posição credora perante mim (advogado). Assim, pagamentos do cliente são sempre creditados na sua conta corrente. É por isso que ao receber uma provisão para honorários ou despesas, eu tenho de creditar a conta corrente do meu cliente.

Mas uma conta corrente que apenas retrate os movimentos financeiros e responsabilidades não chega. Vejamos o seguinte caso prático:

Um advogado abre um dossier para um cliente e pede uma provisão para honorários no valor de €2.000. A conta corrente apresenta um saldo credor de €2.000. Perfeito: saldo credor na conta corrente é sempre uma boa posição financeira do cliente!

Durante uma semana, o advogado trabalhou 20 horas no processo do cliente. Sabendo que o nosso advogado cobre de honorários €150/hora, qual é a situação financeira do cliente?

Num software tradicional de facturação a resposta seria: o cliente tem um crédito de €2.000. Com a informação proporcionada por este tipo de software está tudo OK com o cliente.

Caso o advogado utilize o LawRD, ao consultar a conta corrente do cliente verá a seguinte informação:

O LawRD apresenta dois saldos:

• Um a verde e no valor de €2.000 que representa a posição credora do cliente pelo facto de ter realizado um adiantamento via uma provisão.
• Um a vermelho e negativo no valor de -€1.000.

Este valor de -€1.000,00 representa a verdadeira situação financeira do cliente perante o advogado. O LawRD considera que no final do mês a posição do cliente é a seguinte:

€2.000 (Provisão) – [20 horas trabalhas x €150,00] = €2.000 - €3.000 = -€1.000

O LawRD apresenta dois conceitos de conta corrente:

• A tradicional, ou seja, a que reflecte emissão de notas de honorários e os pagamentos do cliente;
• E uma, a que damos o nome de Conta Corrente Global, que tem em consideração as tarefas e despesas já lançadas no dossier mas que ainda não foram facturadas ao cliente.

Perante o cenário do exemplo, o advogado tem duas hipóteses: ou pede um reforço de provisão ou factura tudo o que está pendente para alterar a posição financeira do cliente para devedora.

No primeiro caso e supondo que foi solicitado ao cliente uma nova provisão de €2.500, a conta corrente fica credora em €4.500 olhando apenas para os fluxos financeiros e credora de €1.500 quando se consideram o tempo já trabalhado no dossier e ainda não facturado:

Este saldo de €1.500 representa cerca 10 horas de trabalho (€1.500 a dividir por €150) que o advogado ainda pode realizar no processo. A partir desse ponto a posição do cliente volta a ser devedora perante a sociedade.

Caso o advogado opte por facturar o trabalho realizado ao cliente, o saldo das duas contas conta correntes ficam iguais e devedoras em €1.000:

O LawRD apresenta a vermelho e a negativo as situações devedoras do cliente no cabeçalho da conta corrente. É uma forma de chamar à atenção do gestor do dossier: posições devedoras do cliente geralmente necessitam de atenção por parte do gestor do dossier ou do responsável administrativo.

E qual é a vantagem de apresentar dois conceitos de conta corrente? Apresentamos uma: a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade é apresentada em tempo real. A emissão de facturas nunca está em linha com o trabalho realizado. Usando o LawRD, o nosso advogado é informado mais cedo que a posição financeira do cliente é devedora … e informação em tempo real é a informação valiosa porque permite ao advogado tomar decisões mais cedo e não ter que aguardar pelo tempo administrativo da emissão da facturação para ter de tomar decisões.

LawRD é informação útil em tempo útil.

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos: