Post elaborado por Nuno B.M. Lumbrales, advogado, sócio da Lumbrales & Associados e utilizador do LawRD:

Gestão de tempo, e concretamente do tempo despendido por cada pessoa numa determinada tarefa, é um elemento chave para a gestão de qualquer empresa, pois constitui um índice medidor do esforço exigido à organização (designadamente aos respectivos recursos humanos, que costumam ser vistos, e bem, como um custo fixo ou geral, e não um custo específico de um determinado cliente ou projecto) na realização de cada uma das suas tarefas.

A gestão de tempo permite, assim, identificar desperdícios, ineficiências logísticas e outros obstáculos que dificultam a produção e diminuem significativamente o seu ritmo, prejudicando os resultados operacionais da empresa.

Se este assunto é importante para a gestão de qualquer empresa, muito mais o é para a gestão daquelas que se dedicam a actividades que, como a advocacia e a consultoria em geral, muitas vezes se organizam com base em modelos de custo/hora e preço/hora, cujo sucesso está directamente dependente da optimização da utilização do tempo de cada colaborador, com reflexos directos na facturação.

Quanto a esta matéria, três conselhos muito práticos:

• Procurar limitar ao mínimo as interrupções, que são sempre demasiadas (por exemplo, aquele e-mail que acabou de chegar é assim mesmo tão urgente, ao ponto de alterar o seu plano de trabalho e adiar, uma vez mais, outras tarefas que já estão por executar há mais tempo, e que assim vão continuar por fazer, e acabar por se tornar verdadeiramente urgentes apenas por  terem passado a estar em atraso?).

• Não empenhar demasiado tempo em tarefas de retorno duvidoso (fará sentido sentir-se obrigado a marcar presença em todas as conferências sobre determinado tema, quando da maior parte delas  delas não resulta nenhum benefício efectivo? Provavelmente, faz mais sentido comparecer apenas quando efectivamente se tem disponibilidade para «perder» aquelas horas preciosas, que podem fazer toda a diferença quando se está assoberbado de trabalho).

• Não banalizar a classificação «URGENTE» (se tudo é urgente, nada acaba por ser tratado como tal, e perde-se a noção das prioridades com prejuízos evidentes para a organização e qualidade do trabalho. Tente perceber quando é que o cliente necessita efectivamente do trabalho feito e «negociar» com ele o prazo de entrega. A maior parte dos clientes perceberá que só têm a ganhar com uma melhor e mais cuidada execução do trabalho, desde que confie que o prazo estabelecido será respeitado).

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

A conta corrente de um cliente representa a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade de advogados.

Pensando assim tudo se torna fácil: quando eu (advogado) emito uma nota de honorários ao cliente, ele deve-me dinheiro logo debito a conta corrente para representar esta posição devedora.

Quando o cliente paga um nota de honorários, deixa de dever dinheiro ou, dito de outro modo, assume uma posição credora perante mim (advogado). Assim, pagamentos do cliente são sempre creditados na sua conta corrente. É por isso que ao receber uma provisão para honorários ou despesas, eu tenho de creditar a conta corrente do meu cliente.

Mas uma conta corrente que apenas retrate os movimentos financeiros e responsabilidades não chega. Vejamos o seguinte caso prático:

Um advogado abre um dossier para um cliente e pede uma provisão para honorários no valor de €2.000. A conta corrente apresenta um saldo credor de €2.000. Perfeito: saldo credor na conta corrente é sempre uma boa posição financeira do cliente!

Durante uma semana, o advogado trabalhou 20 horas no processo do cliente. Sabendo que o nosso advogado cobre de honorários €150/hora, qual é a situação financeira do cliente?

Num software tradicional de facturação a resposta seria: o cliente tem um crédito de €2.000. Com a informação proporcionada por este tipo de software está tudo OK com o cliente.

Caso o advogado utilize o LawRD, ao consultar a conta corrente do cliente verá a seguinte informação:

O LawRD apresenta dois saldos:

• Um a verde e no valor de €2.000 que representa a posição credora do cliente pelo facto de ter realizado um adiantamento via uma provisão.
• Um a vermelho e negativo no valor de -€1.000.

Este valor de -€1.000,00 representa a verdadeira situação financeira do cliente perante o advogado. O LawRD considera que no final do mês a posição do cliente é a seguinte:

€2.000 (Provisão) – [20 horas trabalhas x €150,00] = €2.000 - €3.000 = -€1.000

O LawRD apresenta dois conceitos de conta corrente:

• A tradicional, ou seja, a que reflecte emissão de notas de honorários e os pagamentos do cliente;
• E uma, a que damos o nome de Conta Corrente Global, que tem em consideração as tarefas e despesas já lançadas no dossier mas que ainda não foram facturadas ao cliente.

Perante o cenário do exemplo, o advogado tem duas hipóteses: ou pede um reforço de provisão ou factura tudo o que está pendente para alterar a posição financeira do cliente para devedora.

No primeiro caso e supondo que foi solicitado ao cliente uma nova provisão de €2.500, a conta corrente fica credora em €4.500 olhando apenas para os fluxos financeiros e credora de €1.500 quando se consideram o tempo já trabalhado no dossier e ainda não facturado:

Este saldo de €1.500 representa cerca 10 horas de trabalho (€1.500 a dividir por €150) que o advogado ainda pode realizar no processo. A partir desse ponto a posição do cliente volta a ser devedora perante a sociedade.

Caso o advogado opte por facturar o trabalho realizado ao cliente, o saldo das duas contas conta correntes ficam iguais e devedoras em €1.000:

O LawRD apresenta a vermelho e a negativo as situações devedoras do cliente no cabeçalho da conta corrente. É uma forma de chamar à atenção do gestor do dossier: posições devedoras do cliente geralmente necessitam de atenção por parte do gestor do dossier ou do responsável administrativo.

E qual é a vantagem de apresentar dois conceitos de conta corrente? Apresentamos uma: a situação financeira do cliente perante o advogado ou a sociedade é apresentada em tempo real. A emissão de facturas nunca está em linha com o trabalho realizado. Usando o LawRD, o nosso advogado é informado mais cedo que a posição financeira do cliente é devedora … e informação em tempo real é a informação valiosa porque permite ao advogado tomar decisões mais cedo e não ter que aguardar pelo tempo administrativo da emissão da facturação para ter de tomar decisões.

LawRD é informação útil em tempo útil.

Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos:

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.

Saber a rentabilidade de um dossier é apenas uma das capacidades do LawRD ao nível dos relatórios. O separador Relatórios do LawRD permite obter uma série de indicadores úteis para qualquer advogado ou gestor:

O exemplo seguinte mostra o nível de detalhe que os relatórios do LawRD atingem. Vamos supor que um advogado, sócio de uma sociedade, vai ter uma reunião para discutir com um cliente o valor do contrato de prestação de serviços de advocacia.

O nosso advogado acede ao LawRD e clica no relatório Valor da opção Performance (estes dados foram obtidos da Conta Demo). Este relatório apresenta uma série de dados financeiros do escritório:

Este relatório mostra os dados agregados de todos os clientes e dossiers: somando os valores vê-se que em 3 meses o escritório facturou um total de €124.473,60.

O advogado, no entanto, quer saber os dados deste relatório para o cliente Alberto & Filhos. Para isso utiliza os Filtros clicando em mostrar filtros:

Para saber os dados para apenas um cliente basta seleccionar o seu nome na caixa Escolha um cliente e depois clicar em Filtro >>. O relatório apresenta os seguintes dados ao nosso advogado:

O advogado concluiu que o seu cliente Alberto & Filhos representou um volume de facturação total de €42.922,74, ou seja, cerca de 34% do seu volume total de facturação nos últimos 3 meses (o período de tempo do relatório pode ser alterado nos filtros). É um cliente importante … o nosso gestor parece que tem o seu poder negocial mitigado.

No entanto o relatório informa o advogado que existe um valor de €23.120,89 nesses 3 meses de trabalho que não foi facturado (valores da coluna Aprovado mas não cobrado). O nosso advogado questiona-se: “Será que estou a conseguir facturar todo o tempo que a minha equipa dedica aos dossiers deste cliente?”. Para saber isso selecciona o relatório Tempos da opção Performance:

De seguida aplica um filtro para apenas visualizar os dados do cliente Alberto & Filhos:

Aqui o nosso advogado conclui que a sua equipa trabalhou cerca de 259 horas para o cliente mas apenas se facturaram 143 horas. O nosso advogado obteve um dado que pode ser importante na negociação do contrato com o seu cliente.

E apenas consultou 2 relatórios do LawRD … no total o LawRD tem 24 relatórios e a possibilidade de os personalizar (a desenvolver em futuros posts).

Existe, por vezes, a necessidade de voltar ao início! Este post poderia ser o primeiro do Blog do LawRD: afinal, para que serve o LawRD?

Discute-se nos meios legais que cobrar à hora não é a melhor forma de os advogados se fazerem pagar pelos seus serviços. Não entramos nessa discussão! Não é da nossa competência afirmar qual a melhor forma de um advogado cobrar os seus serviços. O que garantimos é que o LawRD dá resposta aos diferentes modelos de convenção de honorários adoptados pelos advogados nos dossiers dos seus clientes. Assim, o LawRD permite cobrar um dossier à hora, por orçamento, com fee de sucesso, etc.

Seja qual for a forma como um advogado cobra os seus serviços existe uma realidade à qual não consegue fugir: o advogado investe o seu tempo nos dossiers. Exemplificando: durante o seu horário de trabalho, o advogado está a escrever um email para um cliente. Ao fazer isso está a investir um determinado tempo. Esse tempo terá um custo que é igual ao custo hora do advogado multiplicado pelo tempo total da tarefa.

Mas aqui pode-se colocar uma questão: como é que um advogado calcula o seu custo hora? Esse cálculo pode ser simples ou complexo. Numa sociedade de advogados, esse custo poderá ser obtido somando os salários, prémios e restantes custos associados a um advogado, dividido pelo número total de horas trabalhadas durante um determinado período de tempo (ano ou mês). Um advogado que faça prática isolada terá em mente um determinado valor mínimo que a sua actividade tem de gerar para ser compensadora. Dividindo esse valor pelo número de horas que quer investir na sua actividade de advocacia terá o seu custo hora. Por exemplo, se um determinado advogado considera que a sua actividade tem de gerar no mínimo €5.400 por mês e está disposto a trabalhar 180 horas/mês, o seu custo hora será de €30.

Saber o custo é apenas a primeira parte. A segunda parte é efectuar o registo do tempo que se investe em cada dossier. Venha quem vier … apenas existe uma forma de efectuar esse registo: através uma folha de tempos. Essa folha de tempos pode ser tão simples como uma página agrafada ao dossier onde o advogado vai apontando manualmente o tempo. Este sistema funciona mas com ele nenhum advogado consegue responder rapidamente a estas questões:

• Quanto tempo é que eu já trabalhei num dossier?
• Qual o custo total de um dossier?
• O dossier é rentável?

É aqui que entra o LawRD – Reports on Demands! Com o LawRD a resposta a estas questões estão à distância de um clique. Eis um exemplo retirado da Conta Demo do LawRD:

Neste exemplo vê-se ver na linha do Total que já se trabalhou 49h39m com um custo total de €5.607,49. Como o dossier é cobrado à hora, existe um volume de facturação de €8.937,00 logo este dossier está a ser rentável em €3.329,51. Estão respondidas as questões anteriores. O custo para obter esta informação foi um click no tabulador Tempos.

O tabulador Tempos continua a ser importante nos dossiers não facturados à hora. A razão é simples: é necessário confrontar o valor acordado com o cliente com os custos do trabalho realizado. Utilizando mais uma vez a Conta Demo do LawRD vê-se que neste dossier foi acordado com o cliente honorários no valor de €1.500,00:

Ao clicar em Tempos obtém-se esta informação:

• Quanto tempo é que se trabalhou no dossier? R: 13h55.
• Qual o custo total do dossier? R: €1.267,47.
• O dossier é rentável? R: Sim neste momento ainda é rentável em €232,52.

Estamos prontos a responder à questão afinal para que serve o LawRD? Numa frase: o LawRD permite obter de uma forma rápida uma conta de demonstração do resultado de um dossier.

Reprodução de um post da autoria do Dr. Rui Amores, advogado, sócio na RA Law Office e utilizador do LawRD, originalmente publicado no blog Inconfidências:

“Poucas profissões devem existir mais mal geridas e com mais problemas de produtividade que a advocacia. Estou a falar da advocacia portuguesa e de uma advocacia pequena, com poucos recursos, com poucos funcionários, com poucos colaboradores, a chamada advocacia em prática isolada. É feio dizer-se mas a advocacia é, para além de uma profissão de interesse público, o modo de vida de muitos de que dela dependem para comer, para dar de comer aos filhos, para os pôr a estudar, para pagar contas, ou seja, uma infinidade de coisas a que TODAS as pessoas normais, e como tal, também os advogados, têm que responder.

Por vezes parece que um escritório de advogados que dá dinheiro, que é bem gerido e que não gera desperdícios de tempo e de dinheiro, é uma heresia, uma falta gravíssima. Temos que estar sempre dispostos, sempre disponíveis e sempre a doar, caridosamente, o nosso tempo a quem quer que dele queira abusar, sejam clientes que se esquecem da carteira e que não pagam a consulta, seja de juízes e Tribunais que acham que todos têm que estar à disposição de suas excelências.

Ora, não tem que ser assim. Não deve ser assim. Um escritório tem que saber:

• Que clientes tem;
• Como contatá-los rapidamente;
• O tempo gasto em cada tarefa;
• As despesas feitas num processo;
• Ou os dossiers associados a cada cliente;
• A facturação existente em determinado momento.

A informática é óptima para nos ajudar controlar os objetivos elencados, de forma eficaz. Contudo, até hoje, estávamos dependentes de softwares que em muitos casos não eram fáceis de instalar, muito caros porque cada colaborador com acesso ao software tinha que ter o programa instalado no seu computador e isso significava a necessidade de compra mais uma licença, ou então a necessidade de trabalhar em rede, algo que não acontece em muitos escritórios de advocacia.

Por outro lado, muitos dos programas de gestão de escritórios de advogados esqueciam que hoje em dia a advocacia se faz, não só nos escritórios, mas nos tribunais, nas repartições e, de uma forma geral nos lugares onde os clientes tiverem interesses. Por outro lado, muitos dos programas existentes esqueciam que hoje a advocacia se faz, não de caneta na mão, mas de portátil ao colo, ou na mesa de uma sala de advogados de um tribunal, enquanto se espera pelo julgamento que tarda em começar, ou mesmo na própria sala de audiências.

Em Portugal surgiu há não muito tempo um programa de gestão de escritórios de advogados que dá resposta a todas estas necessidades, nomeadamente, à questão de em qualquer lugar e a qualquer momento se poder aceder a uma plataforma online e aí registar tudo o que se faz em prol dos clientes. Essa plataforma dá pelo nome de LawRD e dá resposta a muitas das questões de que se falou anteriormente. Vale a pena experimentar porque a plataforma pode ser usada por um período de 30 dias de forma grátis.

Eu experimentei e estou a gostar…

Para saberem de mais pormenores podem aceder a este video e visualizar as potencialidades do programa:”

Post elaborado pela Dra. Susana Gonçalves, advogada, sócia da Advogados Associados e utilizadora do LawRD desde 2009:

“Quando me iniciei nesta profissão, era o membro mais novo de um escritório recém-formado e, como tal, acabou por me ser tacitamente adjudicada a função de interface com o gabinete informático que nos dava apoio, no pressuposto de ser, em virtude da minha idade, o membro mais apto para compreender a linguagem e processos inerentes. Para contextualizar, tudo isto ocorre no ano de 1993, data em que o ambiente Windows dava os seus primeiros passos nos escritórios portugueses - a caminho de se tornar a ferramenta universal que hoje representa - e o email se entranhava timidamente nos nossos hábitos.

Por esse motivo, acabei por, compulsivamente, ter de me entender, com alguma intimidade e alguns percalços iniciais, com computadores e programas, do estrito ponto de vista do utilizador. Quando abri o meu primeiro escritório, a experiência já me ensinara que era imprescindível um programa de gestão eficaz, mas os que se encontravam disponíveis no mercado eram muito dispendiosos e bastante limitados, pelo que acabei por desistir da plena informatização dos meus recursos e voltei à velhinha folha de tempos em papel, que era convertida a custo - e com evidentes lapsos - numa folha de Excel no momento da facturação.

Porém, a descoberta do LawRD, combinada com a ajuda que me tem vindo a ser prestada pela equipa muchBeta na sua utilização, mudaram o cenário e permitem-me agora um controlo efectivo e actualizado de todos os elementos relevantes na gestão corrente do escritório, sem esforço ou perdas de tempo significativas, indo muito além dos dados que anteriormente me eram possíveis tratar e ponderar no escasso tempo disponível para a gestão do escritório, assumindo uma particular utilidade no domínio da avaliação de desempenho das equipas de trabalho e rentabilidade dos recursos utilizados.

Naturalmente que a obtenção de resultados úteis através da utilização do LawRD implica disciplina na introdução dos dados, mas logo que o ritmo é conquistado, torna-se uma rotina idêntica a abrir o email para verificar mensagens.

Uma das virtudes que não posso deixar de salientar é a do acesso remoto, em qualquer local e em qualquer momento, que me permite não deixar de registar trabalho, mesmo que o esteja a desenvolver de noite e em casa, aproveitando a ausência do bulício do escritório.

E claro, coloco um evidente assento tónico no preço, que é efectivamente imbatível e muitíssimo acessível.

O LawRD permite-me facturar com rigor, avaliar performances com elementos objectivos e ganhar tempo para trabalhar ainda mais.

Obrigada muchBeta!”

Após as folhas de tempos terem sido enviadas para aprovação, cabe aos gestores dos dossiers ou a um administrador do LawRD efectuar a aprovação dos tempos. Só depois desta acção, é que os tempos poderão ficar disponíveis para a emissão da nota de honorários.

Para aprovar tempos deve-se clicar na opção Aprovar Tempos:

O LawRD apresenta ao gestor de dossiers uma lista das folhas de tempos dos diferentes advogados. Esta lista chamada Tempos – Vista Geral, é apresentada de forma cronológica estando as folhas de tempos mais recentes no topo:

A primeira coluna da lista apresenta o estado da folha de tempo. Esses estados são os seguintes:

• Sem tarefas: folha de tempos aberta por um advogado mas onde ainda não foi feito nenhum registo de tempos;E
• Em Aberto: folha de tempos  onde já foram introduzidas tarefas mas que ainda não foram submetidas a aprovação;
• Em aprovação: indica que a folha de tempos já foi enviada para aprovação mas ainda não tendo contudo sido integralmente aprovada. Basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha Em aprovação.
• Fechada: folha de tempos integralmente aprovada.

O gestor do dossier terá de concentrar a sua atenção nas folhas de tempos assinaladas com o estado:

A segunda coluna da lista Tempos – Vista Geral, mostra a sigla que identifica o pessoa que introduziu os tempos. Neste exemplo e ao passar com o rato na sigla CB pode-se ver que a folha de tempos pertence a Carlos Bartolomeu:

A terceira coluna identifica a semana a que a folha de tempos se refere. No exemplo anterior, a folha de tempos do recurso CB que se encontra em aprovação, refere-se à semana 45 do ano de 2009 que vai do dia 2 de Novembro ao dia 8 de Novembro:

Na quarta e quinta colunas pode ver-se respectivamente a totalidade das tarefas em aprovação (7 no exemplo) e o tempo total trabalhado nessas tarefas (18h26 minutos no exemplo).

A aprovação de uma determinada folha de tempos pode ser realizada clicando em Ver Detalhes, Vista Semanal ou clicando em Aprovar já:

Clicando em Ver Detalhes, o LawRD abre uma janela onde apresenta as tarefas separadas por cliente e dentro deste por dossier:

Neste ecrã, o gestor deve indicar quais os tempos que pretende aprovar e enviar para facturação. Para aprovar um tempo deve colocar um visto nas caixas da coluna aprovação:.

Para indicar se o tempo aprovado deve ser cobrado ao cliente, deverá seleccionar a caixa de selecção na coluna cobrança:.

Por defeito, o LawRD assume como sendo cobráveis todas as tarefas excepto as introduzidas no Dossier Interno (dossier criado automaticamente pelo sistema para registo de tarefas internas e que não são imputáveis a clientes).

Numa tarefa aprovada, caso se retire o visto da coluna cobrança: não será possível efectuar a sua facturação ao cliente mas a mesma tarefa ficará a afectar a rentabilidade do dossier. No exemplo, e caso não se queira facturar ao cliente 1h20m da tarefa “Reunião com o director de recursos humanos”, esse tempo irá aumentar o custo do dossier em 1h20 x custo hora do advogado. Caso o tempo seja cobrável, o LawRD permitirá também a facturação de 1h20m mas neste caso multiplicado pelo preço hora (honorários) do advogado.

A qualquer momento, o gestor pode aprovar parcialmente a folha de tempos clicando em Aprovar Selecção. A partir desse momento, as tarefas seleccionadas para aprovação e cobráveis ficam disponíveis para serem facturadas.

Recordamos que basta que a aprovação de uma tarefa esteja pendente para que a folha de tempos se mantenha no estado Em aprovação.

O botão Aprovar e Cobrar Todos, considerará todas as tarefas da folha de tempos como aprovadas e cobráveis ficando imediatamente disponíveis para facturação nos respectivos dossiers. Esta é a opção mais adequada para uma rápida aprovação da folha de tempos.

Caso o gestor não concorde com um ou mais tempos deverá clicar em Rejeitar podendo indicar ao utilizador responsável pela criação da folha de tempos os motivos da sua rejeição.

A acção de rejeitar tem implicações em todas as tarefas da folha de tempos:

• Tarefas ainda não aprovadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas mas ainda não facturadas poderão ser alteradas pelo utilizador responsável pelo seu lançamento;
• Tarefas aprovadas e já facturadas não poderão ser objecto de alterações.

A folha de tempos rejeitada fica no estado Em Aberto sendo o emissor da folha de tempos avisado que tem de efectuar alterações aos tempos para posterior reenvio para aprovação.

A aprovação das folhas de tempos também pode ser efectuada clicando em Vista semanal:

Nesta vista, os tempos são apresentados numa matriz idêntica à utilizada para a sua introdução:

Aqui, os dias (colunas) e/ou dossiers (linhas) poderão ser aprovados de forma rápida clicando em aprovar », ficando imediatamente disponíveis para facturação.

Os dias e dossiers aprovados serão identificados a verde:

Tal como na vista Ver Detalhes, o botão Aprovar e Cobrar Todos bem como o botão Rejeitar estão disponíveis.

Para visualizar as tarefas de um dossier deve clicar-se em Abrir Detalhes +:

Aqui, tal como descrito para a vista Ver Detalhes, cada tarefa poderá ser aprovada e/ou identificada como cobrável. A aprovação da selecção efectua-se clicando em Guardar Lista.

Por último, as folha de tempos poderão ser aprovadas de forma rápida clicando no link Aprovar já ficando as tarefas imediatamente disponíveis para facturação:

Os tempos introduzidos nas folhas de tempos têm de ser enviados para aprovação dos gestores dos dossiers. Esta aprovação permite aos gestores analisar e validar a informação que ficará disponível para futura elaboração da nota de honorários.

Para tal, basta seleccionar o(s) dia(s) que se pretende enviar para aprovação. Neste exemplo, o utilizador apenas seleccionou o dia 09 de Novembro para ser enviado:

O LawRD permite seleccionar uma semana completa para aprovação com um único clique. Para isso basta clicar no total de horas semanais (no exemplo foi selecionada a célula por baixo do valor 6h21m). Assim, todos os dias dessa semana são automaticamente seleccionados:

Após seleccionar os dias, o utilizador deve clicar em enviar p/aprovação para continuar com o processo …

… após o que a caixa Descrição permite a inserção de informação relevante para os gestores do dossier.  A caixa de selecção Aprovar já, permite que os tempos que estão a ser enviados para aprovação sejam automaticamente aprovados caso o utilizador seja gestor do dossier. Por exemplo, se o utilizador for o gestor do dossier D015, as 02h21m que trabalhou nesse dossier ficam automaticamente aprovadas.

O processo finaliza clicando em Enviar.