Se os contactos são o ponto de partida do LawRD, os dossiers são as estradas por onde a informação circula. É por existir um dossier ligado a um cliente que os advogados despendem horas de trabalho e incorrem em despesas que mais tarde podem ou não ser facturadas ao cliente.

O LawRD implementou todo este circuito de registo de informação com o objectivo de gerar relatórios para responder a questões tão simples como saber se determinado dossier está a ser rentável. LawRD é Reports on Demand, ou seja, relatórios a pedido!

Na imagem seguinte apresenta-se um exemplo do ecrã dos Dossiers:

O LawRD apresenta ao utilizador todos os dossiers onde tem intervenção seja como responsável (aparece a sigla do utilizador no local indicado por um círculo a vermelho) seja como recurso (a sigla aparece no local indicado por um rectângulo azul).

Todos os dossiers estão ligados a contactos definidos como clientes. A única excepção é o dossier Assuntos Internos Gerais (indicado na imagem por um rectângulo a verde). Este dossier está ligado ao escritório que utiliza o LawRD e serve para registo de tempos e despesas que não são imputáveis aos clientes mas para registo dos tempos e despesas associados a assuntos internos do escritório.

O sistema vai apresentando os passos para criar cada Dossier:

• Ir ao separador Dossier e clicar em:
  
• Seleccionar o cliente:
  
• Se o cliente já tiver dossier, o LawRD apresenta uma lista com o objectivo de confirmar se o dossier a criar não existe no sistema:
  
  Se não existir, basta clicar na opção ‘Não está, criar novo »’ para prosseguir com a operação:
  
• Definir o gestor (responsável) pelo dossier:
  
• Definir a data de início do dossier:
  
• Associar os colaboradores ao dossier. É neste passo que se define quem irá trabalhar no dossier e posteriormente registar tempos e despesas:
  
• Associar restantes intervenientes que estão relacionados com o dossier. Pode-se associar todo o tipo de contactos ao dossier como, por exemplo, os advogados da outra parte do processo:
  
• Criar o dossier clicando em:
   
  O LawRD apresenta um ecrã com um cabeçalho onde se resumo a informação do dossier:
  

Recebemos este email de um cliente:

“Estou siderado com a V. rapidez e eficácia.

Confesso que dá gosto reclamar, quando se tem uma resposta assim.

Miguel Moreira dos Santos
GIL MOREIRA DOS SANTOS, CALDEIRA, CERNADAS, FONTEMANHA & ASSOCIADOS
SOCIEDADE DE ADVOGADOS”

O feedback de clientes exigentes como a Gil Moreira dos Santos, Caldeira, Cernadas, Fontemanhas & Associados, permite-nos melhorar constantemente o LawRD e fazê-lo evoluir à medida das necessidades de uma comunidade de utilizadores.

O nosso serviço obriga-nos a manter um elevado nível de satisfação dos clientes todos os dias. Por isso damos a maior importância ao feedback, reclamações e sugestões dos utilizadores.

Não deixe de nos desafiar. A comunidade de utilizadores do LawRD agradece.

Os contactos são o ponto de partida do LawRD tal como o são na actividade de um escritório de advogados.

A dinâmica concorrencial do sector, o contexto de crise e a evolução do perfil daqueles que procuram e utilizam de serviços jurídicos impõem uma maior abertura aos escritórios de advogados. Cada vez mais os clientes procuram informação e estar informados. O estabelecimento de uma relação de confiança e proximidade com o seu advogado, cada vez mais se assume como determinante central da decisão de fidelização do cliente.

Porque a gestão do relacionamento com os clientes, com as redes de contactos associada a cada um deles e com todos aqueles que procuram o aconselhamento jurídico, dá trabalho e requer organização. O LawRD procura ser a ferramenta no apoio à gestão de contactos.

No LawRD os contactos podem ser de três tipos:

• Clientes;
• Utilizadores do sistema (pessoas com acesso ao LawRD);
• Outros contactos.

Todos os clientes, sejam eles empresas ou indivíduos, têm dossiers associados. Em cada dossier trabalha uma equipa ou um elemento que reportam despesas e tempos associados à execução de tarefas.

O acompanhamento de um processo ou de um cliente está normalmente associado à necessidade de gerir uma rede de contactos: fornecedores, outros advogados, repartições, solicitadores, instituições, familiares, outras partes interessadas, etc. Por isso o LawRD permite associar contactos a dossiers e clientes, optimizando a gestão de redes de contactos.

Cada utilizador poderá usar o LawRD para gerir contactos pessoais (família, a escola das crianças, ginásio, restaurantes, mediador de seguros, gestor de conta…) devendo para o efeito optar por não partilhar essa informação com os restantes utilizadores.

A criação de um contacto Pessoa ou Empresa é muito simples:

• Ir ao separador Contactos e clicar em:
  
• Dizer ao sistema se o contacto que se vai adicionar é uma Pessoa ou uma Empresa:
  
  Neste caso vai-se seleccionar Empresa.

• Por defeito, a Empresa a criar não é cliente.
  
  Para tornar o contacto Empresa num cliente empresarial tem de se activar a opção É cliente? e introduzir os dados da empresa:
  
  Todos os contactos que são clientes são partilhados pelos utilizadores do sistema. Nos restantes contactos existe a possibilidade de eles serem privados ou apenas partilhados com alguns utilizadores.

• Associar uma imagem ao cliente: esta opção permite uma identificação mais rápida do contacto. Se o contacto for uma empresa pode-se colocar o logótipo (normalmente obtido do site da empresa). Se for uma pessoa pode-se pesquisar em sites sociais (LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.) se existe uma fotografia do contacto.

• Clicar em Confirmar e o processo de criação do cliente está terminado:

O LawRD tem um período experimental de 30 dias com todas as funcionalidades activas. Assim, todos os interessados no LawRD podem avaliar a aplicação e depois subscrever o serviço com toda a segurança.

A nossa sugestão para uma utilização eficaz do período experimental é a seguinte:

• Desde o inicio introduza dados reais. Crie o seu escritório, utilizadores do sistema, contactos e dossiers com dados reais.
• Efectuar o registo no LawRD. Para isso tem de ir ao site do LawRD e registar-se no período experimental:

• Após efectuar o sign-in, o LawRD inicia um assistente de ajuda. Seleccione dois a três dossiers em que estejam actualmente a trabalhar. O objectivo é que os advogados diária ou semanalmente comecem a utilizar o LawRD para indicar os tempos e despesas associados a esses dossiers. No passo 0 (zero) deve indicar para além do idioma, o valor/hora que normalmente factura aos seus clientes:

• Abrir os utilizadores do sistema. Estes utilizadores são os advogados e outros funcionários do escritório. Eles vão receber um email com os dados necessário para efectuarem o primeiro acesso ao LawRD:

• Criar os clientes. Não esquecer de activar a opção que indica que o contacto que está a ser criado é cliente:

• Finalizar o assistente. Clicar em gravar e fechar para terminar este assistente e seguir para a criação do primeiro dossier:

• Criar o primeiro dossier. Seguir os passos do assistente de criação de dossier:

• Faça com que todos os seus colaboradores comecem a utilizar de imediato o LawRD.

O processo termina aqui. Em 8 curtos passos abriu o seu escritório de advogados, utilizadores, clientes e dossiers no LawRD.

O passo seguinte é utilizar a aplicação sistematicamente introduzindo tempos e despesas. É um bom tema para um próximo tópico no blog!