Post elaborado por Daniel Nunes, Chief Financial Officer da muchBeta:

Na sua conta do LawRD já existe um dossier: Assuntos Internos Gerais.

Este dossier serve para o registo do tempo gasto em actividades que não sejam de imputar a clientes. Dois exemplos podem ajudar a ver a utilidade deste dossier:

• Os advogados podem registar o tempo das reuniões semanais da sociedade.
• Um sócio que tenha a seu cargo tarefas administrativas do escritório (como, por exemplo, supervisão dos pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes) pode imputar o tempo que dedica a essas tarefas ao dossier Assuntos Internos Gerais.

Em ambos os casos, ao não se efectuar o registo, a informação sobre o tempo trabalhado não é real. O tempo disponibilizado para estas tarefas é efectivo e do interesse da sociedade. No exemplo das reuniões haverá um dia da semana no escritório em que parece que se trabalha menos. No exemplo do sócio com tarefas administrativas ficará sempre com menos horas trabalhadas do que os sócios que apenas trabalharam em dossiers de clientes.

A visualização do separador Estado nos Assuntos Internos Gerais permite obter informação sobre de que forma os trabalhos internos afectam a performance do escritório, bem como analisar a sua evolução temporal.

No exemplo anterior e supondo que estamos no início de Março de 2010 concluí-se o seguinte:

• O total de horas gastas nos assuntos internos tem vindo a aumentar mês a mês (gráfico Tempo).
• Como consequência do aumento do número de horas , o prejuízo deste dossier é cada vez maior (gráfico Valor).
• A contribuição dos assuntos internos para a Taxa de Ineficiência da sociedade tem vindo a aumentar situando-se perto dos 45% em Dezembro de 2010 (gráfico Produtividade). A Taxa de Ineficiência é um rácio entre as horas não facturadas de um dossier e o total de horas não facturas em todos os dossiers da sociedade.

Perante estes dados, a sociedade poderá ponderar se não será melhor contratar uma pessoa para executar a supervisão das tarefas internas, libertando o tempo dos advogados para dossier de clientes. O primeiro passo para melhor analisar esta questão poderá ser o relatório do tempo que cada advogado gasta nos assuntos internos:

Post elaborado por Braz Pereira, Chief Commercial Officer da muchBeta:

Desde a sua génese, o LawRD foi desenvolvido em grande proximidade à realidade dos escritórios de advogados, procurando dar respostas às suas necessidades funcionais e de simplicidade de utilização.

Na fase de levantamento de processos e de necessidades, os profissionais do sector que auscultámos foram unânimes em relação à crescente exigência dos seus clientes  no que concerne ao atendimento e acompanhamento dos processos.

Os clientes, cada vez mais, querem estar informados acerca do ponto de situação dos seus processos e de tudo aquilo que está a ser feito pelo advogado para proteger os seus interesses. Assim, na sua ânsia legítima de acompanhar os trabalhos e processos, é comum os clientes contactarem directamente os advogados ou os escritórios contratados. Para manter o seu nível de confiança e satisfação em relação aos serviços prestados é fundamental demonstrar profissionalismo, controlo sobre os processos e a capacidade de dar resposta às questões que são levantadas, designadamente as relacionadas com prazos, diligências levadas a cabo, honorários e pagamentos.

Tendo em conta esta realidade, procurámos facilitar a vida aos profissionais que assumem responsabilidades no atendimento e acompanhamento de processos, colocando à sua disposição, a partir de qualquer ligação à Internet, toda a informação relacionada com um dado dossier e que lhes permitirá responder na hora à grande maioria das questões colocadas pelos clientes.

Assim, após clicar no separador Dossiers, acede-se  ao dossier pretendido, sendo apresentada uma página com o seguinte aspecto:

Para além do cabeçalho contendo contactos do cliente e informação genérica sobre o dossier, podem visualizar-se de imediato os relatórios directamente com este  relacionados: valor, tempo, produtividade e rentabilidade – os quais permitem captar imediatamente o Estado e visão geral do dossier.

Se o cliente pretender ser esclarecido em relação às diligências já efectuadas ou notas de honorários, o separador Tempos permitirá aceder a todos os pormenores dos trabalhos já levados a cabo: quem? quando? o quê?

Caso haja esclarecimentos relacionados com as despesas do dossier, clicando em Despesas é possível visualizar todas as despesas, discriminando aquelas com aprovação pendente, das que foram aprovadas e daquelas que já foram facturadas.

No separador Comentários é ainda possível aceder aos comentários partilhados pela equipa que trabalha no dossier e a documentação relacionada com o processo:

O separador Eventos apresenta datas e eventos significativos para o processo:

Para questões relacionadas com a facturação e notas de honorários, o separador Facturação permite consultar todo o histórico do dossier e as notas de honorários já emitidas:

A concentração de informação relativa a cada dossier e a facilidade de acesso, permite responder à grande maioria das questões colocadas pelos clientes, no momento, o que transmite profissionalismo, capacidade de controlar os processos, transparência, qualidade de serviço e empenho na satisfação das necessidades dos clientes. Este aspecto constitui um importante factor de satisfação dos utilizadores do LawRD, designadamente daqueles que têm como função acompanhar os clientes ao longo dos processos.